做好会计档案 促进企业经济发展

翁海荣

核算材料有其严密性和科学性。单为帐、帐为表的依据;表为帐、帐为单的概括。单帐之间联为一体,互相有其严密的制约关系,一环扣诨环,缺一不可。会计档案跄内容主要是以货币数码反映出来。它吻通过“数字语言岜反映玳况,说明钍题的。会计档案形成圳财会部门,又服铖于本骟业各项ぷ,同时又能便筅审计工作。所以搞好会计档案ぷ,必须充分考虑财会专业和有关方随的需要。这就要根据会计醯备的特点进行科学管理。笔者从事会计工作20余抨,粗浅谈一些认识悻供大家探讨。

一幄目前企业会计档凹管理的霄状

1.收蚧全。《档案法》和《会器ā返墓岢故凳┿使会计降案工作贷有改观氍许鲟企业单位建立了综合档鸶室,会计档案是综合醯鸶室咒中之一。《会计法笨第十五条绘定:会计凭证⑤黍尽⒈ū砗推渌会计资料,应当按国家有关规定建立档案,葑善常管幔对于会嘉凭证、帐簿、报表,各酯位基本上做到了收集齐全、忿类造册、排列有序〕将对于卿它会计魇料,如警费申请报告、财峄铞分析幄会计饯作蚱交清册、上级审计等部门坌关的文件资料则忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定,预算、计划、制度等文件材料按文书档案管理办法管理。但有的企业单位对各职能部门归档范围不明确,这样在实际中形成了两不管。文书管理部门接到这类文件资料转交财务部门,而财务部门则认为这是文档书案、资料,不同于经费报表,因此忽视收集和管理。领导查问和开展其它工作要利用时,互相推诿。有些同志认为会计工作专业性强,责任大,工作特殊,会计档案应谁经手谁保管;有的认为会计档案有凭证和法律作用,被视为禁区,别人不能介入。更严重的是,有的企业单位为了小集体的个人利益,违反财经纪律,立帐外帐(第二套帐目),严加控制,长期私存,人调帐目带走。以上种种现象,造成会计档案资料残缺不全,给内审工作带来非常大的不便。

2.整理不规范。财政部和档案管理机关明确规定:各单位每年形成的会计资料,由财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。整理时应做到标准化、规范化、齐全完整。而不少企业单位的会计档案由财务部门管理,收集不齐全,整理不标准,编号不科学。对帐页帐簿的处理,有的拆除空白页,有的保留,各行其是,很不统一。不利于管理与利用,更谈不上档案整理的标准化和规范化。更有甚者,一些企业单位连整理都不整理,年终有的用纸箱装,也有的用一根绳子捆起来,用麻袋一装了事,扔到黑屋里,长期关禁闭,这种情况在中小企业就更多了。

3.制度不健全。《会计档案管理办法》第四条规定:当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后,原则上应当由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档案,全部移交档案部门,不得自行封包保存,档案部门必须按期点收,不得推诿拒绝。《办法》对会计档案的鉴定、销毁、借阅、利用等各项业务环节都做了明确规定。但从实际情况看,不少企业单位没有根据国家的有关规定,结合自己的实际情况,建立和健全会计档案管理方面的各项规章制度。有些部门虽然制定了,但也没有严格执行,照章办事。会计档案到期不移交;会计凭证东丢西塞,有的甚至出现丢失会计凭证等问题。

4.财会人员违反财会制度,缺乏职业道德。企业会计档案因具有凭证和法律作用,因此,会计信息必须符合国家法律、法规和规章,会计核算、经济记录必须真实、客观。如果会计信息失真,核算不实,就失去了会计档案真凭实据作用,影响国家宏观决策的准确性。就目前有的部门和企业单位的实际情况看,一些企业会计人员,不坚持正确的会计工作原则和制度,导致财务管理混乱。还有的缺乏职业道德,采取一系列不合法手段,伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假帐,以介绍服务为名买空卖空,套取现金。设立小金库,加大开支,虚列成本,想方设法偷税、漏税。这就造成国家税收不能足额入库,不仅破坏了正常的经济秩序,而且歪曲了我国经济发展的真实历史面貌。

以上会计档案管理问题的存在,给内审工作带来许多麻烦,做好会计档案、收集和归档工作,是对内审工作的支持,也是贯彻执行《审计法》的具体表现,从目前来看,不少经济犯罪分子是钻会计档案管理不全的空子,而对内审工作人员到企业单位审计,有的企业单位、领导不受欢迎。所以,笔者认为,会计人员不但要认真贯彻执行《档案法》和《会计法》,而且也要很好地贯彻执行《审计法》和其他法律,为国家,为企业单位,为人民的利益依法办事。

二、如何做好会计档案的管理

1.收集齐全,做到集中统一管理。会计部门要从便于工作出发,凡涉及会计业务工作的会计档案资料,都应收集齐全,妥善保管。主要包括会计凭证、会计帐簿和会计报表等其他档案资料。与档案人员互相配合,共同协商,集中统一保管。收集时,除每年按归档制度办理外,还注意向历任会计(包括调出去的会计)人员进行收集。档案部门接收后,专柜存放,并要排列有序,方便利用。在一些财会档案数量较多的主管财会部门,应设专兼职人保管,并开展电算化管理。

2.科学整理。年终在办理决算以后,将收集起来的会计档案,要按科学的方法进行分类立卷、编目。会计档案工作的基本要求是:首先按照会计档案工作的要求收集齐全,如:报表、凭证、帐册、其它等档案。对凭证、帐簿、报表等抄写卷内目录,贴好凭单,按规定写好年份、册号、凭单号、卷宗号等。然后按照年度——形成分类(报表、凭证、帐册、其它)——抄写会计档案案卷目录,保管期限,一年编一个流水号,最后抄写会计档案移交清册。按规定财务部门只能保存上年一年会计档案,其余一律移交综合档案室保管。

在分类排列中,还可以采取三段式的编号法,即第一个号是年度代号,中间号是类别代号,最后是案卷号。无论采取哪种方法,同一个单位要采用同一种分类方法进行立卷归档。在整理会计档案工作中要与当地档案部门取得联系,以便指导。

3.建立健全各项规章、制度。各企业单位都应制定会计档案的收集、保管、鉴定、借阅、利用制度,使每个会计人员做到有章可循。档案部门要经常监督、检查、定期鉴定。对财务工作人员来说,要了解本企业单位的经费开支情况,有没有违反财经纪律行为,有没有立帐外帐(第二套帐目),应该所有的帐目都要收齐归档。

4.加强职业道德教育,提高业务人员素质。财会工作法规性、政策性、业务性很强,财会人员又处于商品经济的前沿阵地,直接面临着腐蚀和反腐蚀的考验。为维护国家经济历史的真实面貌。财会人员都应具有良好的职业道德,履行职责,坚持原则,遵纪守法,模范地执行会计档案工作制度,做到廉政、勤政。每一个财会人员都要加强自身修养,各级领导也要经常不断地进行思想、理想、责任、纪律、道德等方面的教育,与岗位职责考核和奖惩制度挂钩,提高业务人员的政治素质和职业道德,为发展企业经济作出贡献。

(作者单位:浙江省象山县公路管理段养护中心)