信息技术在图书馆应用的反思

那伟

（江南大学外国语学院，江苏 无锡 214000）

1 前言

信息技术对图书馆产生了极大的影响：从图书加工、手工借阅、手工统计到业务的全面自动化；从单一的提供信息到建立用户供应商信息交流系统的集成图书馆门户；从纯粹的数字图书馆管理系统到复合图书馆管理系统的开发等等。这一切预示着信息技术与图书馆的密切关系和对图书馆的重要作用，仿佛预示着信息技术无所不能，无坚不摧，能彻底改变传统图书馆的缺点，能从图书馆业务流程重组、图书馆机构改革，图书馆内外关系而革命性的建设全新的图书馆。但事实证明并非如此，或并非如此简单。笔者在图书馆进行的技术或技术与图书馆管理结合的理论与实际工作的结合情况进行了分析，得出一些教训和经验。

2 技术在图书馆的应用及其问题

2.1 外来理论的消化和吸收的不充分

图书馆管理系统从DOS时代的单机FoxBASE小型数据库，到NovellNetware的局域网数据库时代，到基于WWW的大型关系型数据库的图书馆自动化管理系统应用。信息技术对图书馆的影响之大，不可谓不深。在提高工作人员效率，降低工作劳动力度上效果明显。但对于图书馆服务质量方面，如图书利用率、用户满意度以及信息透明化和信息定制性获得方面还有所欠缺。随着企业信息化的深入，如企业资源计划、供应链管理、客户关系管理在企业界的实施，有的获得了初步成效。但外来理论的产生背景与图书馆现状的不同，即使引进，也要有针对性地消化、吸收过程。企业管理思想和实践模式如果适当地运用在图书馆中，肯定会取长补短。

2.2 系统的实施改变了馆员的工作方式

RTE的概念是由世界知名的IT咨询顾问公司Gartner Group提出的。Gartner Group将其定义为：能够通过使用最新信息，在关键商务流程中消除管理和实施中的延迟，从而提高竞争力的企业。图书馆使用及时通讯，减少了纸张浪费，也提高了效率，更新了信息交流的观念。但技术人员推崇的系统想要在图书馆实施却有难度：构建系统需要硬件建设和维护，增加了系统管理员的工作量（此系统有系统管理员提出，却由于系统管理员的多虑被否定，可见系统的实施的困难）；即使构建即时通讯系统后，还要和图书馆领导汇报，经过批准后，要通知和培训图书馆全体员工，要录入数据。而图书馆员会嫌麻烦：本来已经有QQ号，还需有一个所谓的工作帐号——太麻烦了。即使腾讯通可以整合原来的QQ号，可我个人的隐私需要向图书馆领导汇报吗？与这么多麻烦比起来，即时通讯在图书馆的使用价值还有多大？现在看来，工作方式有其深厚的文化背景。工作方式的变化，不是技术在一朝一夕就能改变和实现的。

2.3 系统的实施增加了馆员的工作内容和流程

图书采访是图书馆业务的重要内容，因为图书质量好坏决定着图书馆工作水平。而图书质量的决定权并非仅仅在出版社的工作人员手中，因为图书馆不可能购买所有的图书；也不仅仅在图书馆及其相关部门工作人员手中，因为使用图书的主体不是他们，虽然业务主要在他们手中；实际上，图书馆图书质量的评价权主要在图书馆的用户——读者手中：图书馆要提供给读者需要的图书。读者是评价图书馆馆藏质量的主要力量，这点图书馆均无可置疑。因此，图书馆采取很多措施：比如将《新书目报》发给各系，让各系师生选书然后交到图书馆；或将《新书目报》发给各流通部门，让借书、还书的读者自己选书并汇总交到采编部；还有的图书馆将多位专家组合成一个采购咨询团，以决定图书馆购买何书。但这些还不够，因此在各种图书馆管理系统中，均有“购书推荐”或类似模块，想以此加大读者在图书馆图书采购的决定权比例和分量，来推动图书馆图书的采购质量。

但对于图书馆员来说，由于信息量大，增加了工作内容和难度，比如要对新书目录进行采集、上传、删除等管理工作。对读者来说，面对经常更新的新书目录（多则1万多记录），浏览麻烦，因为没有搜索功能；推荐麻烦，因为要注册。而最重要的是，作为读者，我的推荐有多大意义？即使图书馆购买了我推荐的图书，什么时候到馆，什么时候加工好，我什么时候能借，图书馆能通知我吗？这些都是图书馆管理系统所需改进的。方法有两点：第一，对使用的图书馆管理系统的“购书推荐”模块进行改造。好处在于：减少系统的冗余，利用系统原有的图书和读者的数据。问题在于：原管理系统的开放性不够，而供应商在利益的权衡下，无法针对单独用户系统模块改进。第二，重新设计一个“购书推荐”模块，重新设计流程：用户经过检索得知图书馆无该书，则提出推荐，经一定时间后，图书馆给出可以采购的意见后，或由用户购买到图书馆报销，或由图书馆购买后通知读者。在购书推荐期间，所有信息都须透明和具有针对性。问题在于，重新设计的系统在使用之前就遇到困难：需要修订图书馆文献采购办法，需要与其他部门，如财务、纪检部门联系；需要改变流程——为读者购荐的图书进行小批量、经常性的图书加工，需要确定何人、何时、何部门来做；这些都改变了工作流程，并增加了工作内容和难度。

2.4 技术超前及其较大的学习和使用难度

Web2.0时代，新的技术和理念快速更新：RIA、RSS/ATOM、AJAX、CMI、WINDOWS LIVE！等纷纷出现。像博客、社区照片共享服务(以Flickr为代表)、集体编辑服务 (Wikipedia)和社会性书签服务(Delicious)等以用户为中心的Web现象，正在颠覆软件如何开发、信息如何在互联网上生成、共享和分发的传统概念。及时了解、使用各种信息技术的背景、核心内容和发展趋势以及它们对图书馆机构和网站的影响，提高图书馆网站和组织机构服务的质量，是图书馆员需关注的，更是图书馆信息技术人员的职责。笔者认为的所谓“图书馆2.0”，就是：（1）用户自定义图书馆网站内容、版面（包括将图书馆网站作为一个门户——用户使用网站的入口和主要信息接收器）。（2）用户对图书馆的内容进行评论（如，馆藏目录或图书评论）。（3）用户很方便的与图书馆（部门、工作人员）、他所感兴趣的用户（用户群）进行对图书馆及相关内容的探讨，比如，读者留言、相当于聊天室或BBS、用户图书采购推荐服务。但要注意信息交流的监督、反馈机制在系统中的应用。然而由于信息技术及其理念的先进性，凭借少数人的力量还暂时无法实现。

3 正确看待技术在图书馆的地位和应用过程

3.1 技术的“能”与“不能”

技术在组织中的作用越来越重要，但是技术不是万能的，不应认为通过应用先进技术而不做其它工作就可以为图书馆带来巨大的效益。比如，以下作用技术就不能达到：

3.1.1 技术不能代替文献信息、图书借阅等基本要素。图书馆不会因为建立先进管理系统就坐等质量优秀的文献资源自动入馆；读者不会因为图书馆使用了先进的管理系统而“争先恐后”地使用图书馆的馆藏。

3.1.2 技术本身不能改善图书馆管理状况。不仅如此，技术很大程度上依赖管理状况。如果没有适当的管理去改进过程，技术就无法成功实施或实施后达不到应有的效果。

3.1.3 技术必须服务于某项业务才能实现技术的价值，但是技术的投资可能要高于某项业务的基础投资。

技术要通过所服务的图书馆这一组织来实现其自身的价值，技术与图书馆的核心业务有效地配合，可以极大地提高图书馆的工作效率，增强读者的满意程度，改善图书馆员工的工作环境。（1）技术是改善图书馆管理的基础。通过对图书馆业务运行中的数据和信息的分析，可以发现管理的缺陷，制定改善管理的目标。（2）技术可以帮助图书馆有效地利用资源。比如馆内外信息资源共享，图书馆员工信息分享等。

3.2 以技术为主的系统发展的一般过程

在组织（包括图书馆）信息化的过程中，由于管理与文化的问题，会遇到各种各样的阻力，这决定了图书馆信息技术的应用，或信息系统的发展是渐进的。组织的信息化建设一般要经历从低端应用到高端应用，再到一体化系统的过程。

图书馆技术的应用，首先以提高操作层效率为目标的计算机应用，提高了工作效率，减少了统计工作的劳动强度。这部分技术的应用与实施一般不会有观念上阻力，最大的障碍是操作人员对计算机系统不熟悉，通过培训可以解决的。第二步，是辅助决策系统，它主要是为图书馆的管理者服务的，图书馆管理者都希望了解组织的整体运行情况和发展趋势，但这依赖于图书馆各部门提供的数据。障碍就在于此，数据来源于图书馆各业务部门。首先，人们会从现在使用的管理系统中或取各部门的数据，但往往难于是有效的数据。其次，图书馆管理者寄希望于开发新的管理系统来帮助有效利用图书馆各业务部门产生的数据。难度不仅在于此，图书馆管理者发现各部门产生问题后，需要图书馆各部门执行，但此时需要新的业务流程，更需要新的管理系统来实施。

4 与技术相关的图书馆制度和文化的变化

技术的应用导致的图书馆信息系统会随着图书馆业务的变化而变化。在某些情况下，图书馆的业务过程的变化促使技术在图书馆的应用，导致图书馆信息系统的变化；有些情况下，技术的进步为图书馆更合理有效的业务过程创造了条件。但不管如何，业务过程的改变必须以制度的形式在图书馆中贯彻。

4.1 图书馆制度的变化

技术的应用在组织中没有展开或实施成功的主要原因是与技术相适应的制度改变没有到位。大多数图书馆购买了先进的图书馆管理软件，虽然也进行了实施，但没有意识到其中包含的管理原则需要通过业务过程的改进来实现，而不是在旧的制度下使用这些软件所实现的功能。因此技术就不能发挥应有的作用。

4.2 图书馆文化的变化

技术的应用不仅仅需要制度的保障，还伴随着图书馆文化的变化。克服图书馆工作人员（包括图书馆管理者）对变化的抵触可能是技术应用和实施过程中最为艰难的一部分。系统因为管理者和馆员对变化没有做好准备，导致很多潜在的提高和改善都体现不出来。有时候，员工也会因为不愿意学习信息系统所要求的技术、规程和命令而对新的系统产生抱怨情绪，消极应付甚至故意破坏。这些情况的发生主要是因为员工们没有参与实施变化的决策制定，也没有人告诉他们变化的原因以及变化后能给组织带来的效益。

在技术的应用过程中，这种文化的变化过程需要一定的引导，通过文化的变化来确信息系统运行的文化环境，这种变化可以用变化模型来描述。变化模型包括三个阶段：融化阶段、转化阶段和再冻结阶段。也就是要经历一个无察觉、震惊、否认、接受、搜寻、行动阶段。技术应用在图书馆中的应用和实施，规律大概也莫过于此。

5 结语

技术提高了图书馆员工的工作效率，帮助图书馆有效的利用资源。但对于技术在图书馆的应用要有着理性的思考。只有当技术深深扎根于图书馆制度、文化中时，只有当技术改善了图书馆员工、图书馆、用户的环境和三者之间的关系时，技术才能发挥其实际价值。

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