公共图书馆图书招标采购的实践与探索

张 炜

（洛阳市图书馆，河南 洛阳 471000）

《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》分别于2000年1月1日和2003年1月1日正式开始实施，标志着各种重大项目建设实行招投标管理逐步走向法制法、规范化、科学化的轨道。图书采购作为特殊项目，随着我国市场经济发展及“科教兴国”战略的实施，国家对科技、教育经费投入的加大，图书馆的文献资源购置经费也在不断地增加，在这样的背景下，图书市场空前活跃与繁荣，图书发行已经打破了新华书店一统天下的局面，出现了新华书店、出版社、书商、民营书店、作者等竞相发行的态势，使图书馆对中文图书的采购渠道不断扩大，这就给图书馆进一步优化图书采购工作带来了良好的机遇。建立一种科学的图书供应商选择模式，合理地实现部分图书加工业务工作的外包，是做好图书馆图书采购工作的前提，是提高图书馆采编工作效率的基础，也是提高图书馆购书资金使用效益的保证。图书馆图书采购招标将是大势所趋。

随着我国法制的健全及书刊发行市场的日渐成熟，图书馆文献信息资源采购面临新的挑战和新的机遇。本文对文献信息资源招标采购的必要性和可行性、形式及操作程序进行了探讨，并结合公共图书馆文献信息资源招标采购的实践，分析了招标采购过程中应注意的问题。

在市场经济条件下，图书馆的书刊采购也必须遵循商品生产和商品交换的规律，将市场竞争机制充分引入到出版物的采购中，才能使图书馆经费得到最有效的使用。图书馆要改变传统的采购思想和购买模式，确立通过规范竞争取得综合经济效益的指导思想，依照经济效益性原则，采用灵活多种采购方式。图书馆要花最少的钱买到最好的文献资源，只有通过招标来实现。

通过招标，可以吸引较原来选择范围大得多的书商参与竞争，有利于图书馆收集书商的信息。通过评标委员会的比较和推荐，从投标的书商中选出资信优良，服务质量好的代理商，以有效地保证文献资源采购的质量。通过招标，增加了采购的透明度，使文献资源采购争取折扣成为阳光下的行为，而不是某些人的个人行为，使图书馆的利益免受损害，既保护了有关的工作人员，也符合市场经济“公开、公平、公正”的竞争原则，使图书馆的文献资源采购工作步上一个规范运作的良性台阶。笔者结合自身工作实践，将公共图书馆图书招标采购分为以下几个步骤：

1 编制采购计划

招标采购不过是文献采访的方式之一。在进行招标采购之前，一定要先制订好采购计划，根据本馆提供的经费额度，划分好此次招标经费的比例，充分考虑好服务对象，各层次读者需求，本馆馆藏特点及馆外服务地点多少等图书配置等问题。如果要面对评估，还要充分考虑评估标准。从而详细制订计划，确定文献采购的品种和数量，由此编制内容及要求不同的招标文件。

2 确定标书内容

标书内容不单涉及折扣百分比的高低问题，还要明确以各种服务指标及违约处理办法。这包括：一是保证采书环境，必须是提供内容完整、覆盖面广、更新及时的图书品种；二是到书率和订准率，一般要求现购图书到书率不低于85%，且必须严格按本馆提供的订单发书，不得自行搭配；三是验收和退货的规范，如非本馆所订图书一律退回，保证为正版图书，以劣充优，同时要求发书清单内容完善、清晰，保证书、单一致；四是付款方式的约定，按相应的流程验收，有一定的时间滞后，难以做到货到即付款。通过约定，可减少不必要的纠纷；五是加工要求，要求配有编目人员根据本馆要求进行编目数据，并进行贴条码，书标加工等。

3 科学公正地评标

评标是招标采购的重要环节，能否科学公正评标，选择优秀的合作伙伴直接影响了招标采购的质量。因此，要注意以下几点原则：（1）实施评标的人员要具有专业性，熟悉图书馆采购工作及图书的商品特点。（2）要正确处理好经济效益与采购质量的关系，不能一味追求低折扣而使图书质量降低。（3）做好对书商的考察和筛选工作，寻找信誉良好经验丰富的书商。

4 实施采购要多途径结合

选书途径有多种，如现场样书选购，通过订单选购和提供图书目录采购等。各种方式各有优劣，要多种途径结合，取长补短，提高选书的质量。（1）现场采书。指的是现场实物选书，采购人员以自己的经验，根据书的封面，纸质，大概内容进行判断书的优劣，比较直观地选取，保证书的质量。（2）定单选取。根据本次招标采购的需要，如年限，分类等，由书商提供电子订单，采购人员再通过订单上书的题名，作者，出版社，内容简要进行判断，选取所要图书。由于先进行了电脑条件筛选，出版年限与书的大类可集中选出，大大提高了效率。但毕竟接触的不是实物，不能准确地判断书的质量。（3）提供书单。前两者都是由采编人员选取，选书的质量受采购人员的知识结构，学识层次及经验限制，对于一些专业性，个性化比较强的书往往不能得到满足。可向不同层次及学历的读者征取书目，再由采购人员对其进行整理，汇成订书目录。这种方式直接根据读者的需要订购，满足他们个性化的要求。但书目征集过程受如何广泛地发动读者，提高他们参与的积极性和提交书目的质量等方面限制，而且采购人员对各类提交书目进行整理汇总时工作量比较大，执行起来时间周期较长。总之，三种方式各有优劣，可根据实际情况交互使用，取长补短，提高采购质量。

5 采购人员的培训与选派

采购人员是招标采购的具体实施者，能否依照合同精神切实履行采购职责是最终影响招标采购的关键，所以采购人员的选派十分重要。笔者认为，采购人员应具备以下三个条件：（1）要有较广的知识面，了解读者的阅读需求及学术研究的发展动态，熟悉馆藏。（2）了解图书的出版与发行知识。理解同一种书的不同版式的阅读层面不同等图书商品的特殊情况。（3）认真学习本次招标采购中合同中的内容与精神，公正严格地履行合同里的条款，并能及时处理和发现实施采购中出现的意外情况。

6 定期进行阶段性总结

每个阶段从完成采购，到书验收，编目，加工，移交等采编流程后，要及时进行反馈与总结。依据招标书里的条款，通过到书率，到准率，编目数据，加工情况等评估每一个书商的履行能力，并向书商反馈，要求其进一步改善；领导要认真聆听各采购人员实施采购实际情况，分析采购的进度与状况，合理调整好下一步的采购计划。

当然图书招标采购也存在一定的局限性如地方出版物、年鉴、地方志、地方文献、古籍等图书也是图书馆采购的重点，也更能体现一个馆的特色。同时，这方面图书资料也存在一定的连续性和系统性，历年来都是由一些特定图书供应商为图书馆供货。招标采购时，这些供应商在综合实力方面不如大型书商，往往中标机会很微。就使的这些图书馆非常需要的特色图书资料往往得不到保证。因此现阶段图书馆购书经费并不能完全进行图书招标采购，而只适用于中文普通图书。

图书馆的资源建设是一个长期积累的过程，任何片面追求经济效益，只顾眼前的短期行为都将影响其完整性和系统性，馆藏质量才是图书馆人追求的最高目标。笔者认为，在招标过程中，要处理好经济效益与采购质量的关系，这就需要在招标方和投标方的利益关系中找到一个最佳的平衡点；要做好书商的考察和筛选工作；在招标采购实践中一定要注意扬长避短，充分发挥这种新采购模式的优点，注意克服招标采购可能带来的弊端。随着读者对文献大量而持续性的需求，招标采购这种模式将会成为越来越多的图书馆的主导采购模式，它的运作也将越来越规范和合理。

［1］ 史敏鸽，赵辉.高校图书馆图书供应商的选择及其评价方法研究［J］.图书馆工作与研究，2006，(6).

［2］ 钟建法.建立以招标为主导的文献资源多元采购体制［J］图书馆建设，2002，(2).

［3］ 王槐林.采购管理与库存控制［M］.北京：中国物资出版社，2002.

［4］ 陈金菊.文献采购政府招标探析［J］.图书馆学研究，2005，(7).