国家示范性高职院校图书馆特色数据库建设分析与研究

南京交通职业技术学院图书馆

〔江苏省南京市 211188〕

毕朝晖* 刘星星**

特色数据库是指对某一学科或某一专题有利用价值的文献信息进行收集、分析、评价、加工、存储,按照一定标准和规范加以数字化并组织起来的文献信息集合。高等职业院校图书馆根据自身馆藏特色建设特色数据库是提高图书馆影响力,促进图书馆发展的基础,也是满足用户文献信息需求的重要保证。高职院校图书馆由于专业性较强,在长期的文献信息资源建设过程中逐步形成了特有的专业特色,表现在:学院传统专业和品牌专业的文献信息资源较为丰富,文献信息资源满足率较高。因此,高职院校图书馆根据本院校自身的专业特色,开发一些满足学院重点专业文献信息需求的特色数据库,不仅非常必要,而且具备可行性,同时对于提高高职院校图书馆文献信息资源的保障程度也具有重要意义。

一、国家示范性高职院校图书馆特色数据库建设现状

笔者访问了教育部高职高专网公布的“国家示范性高等职业院校建设计划”重点建设的 100所高等职业院校图书馆网站,其中:图书馆网站能够正常访问的有 72所,占全部示范性高职院校图书馆的72%;自建特色数据库的图书馆有 25所,占可正常访问高职院校图书馆的35%。这些图书馆的特色数据库主要有以下几类:

(一)随书资料特色数据库

随书资料特色数据库即以馆藏图书为基础,利用随书光盘资源作为对象建设的特色光盘数据库,供读者下载、阅读和使用。高职院校图书馆采购的图书中,有相当多的图书(特别是专业图书)都附带光盘。过去,主要采取光盘借阅的形式提供服务。这种方式利用率较低,容易造成光盘损坏,不利于资源的长期保存,因此一些有存储条件的高职院校图书馆正逐步建设随书光盘数据库。在25所建有特色数据库的高职院校图书馆中,有12所院校建设有随书光盘数据库,占 48%。

(二)视频资料特色数据库

把学校举办的知识讲座、学术讲座、访谈、优秀教师教学录像以及购买的名家讲坛、英语教学等视频、音频资料收集起来,加工制作成视频资料特色数据库,是高职院校图书馆建设特色数据库的另一种重要形式。这种数据库在笔者统计的高职院校图书馆中有 5所。

(三)教学成果数据库

教学成果数据库主要通过收集本校教师的课件、教学资料、实训资料、优秀毕业生论文等资料建成数据库,为教师和学生提供检索利用服务。例如,温州职业技术学院图书馆建有“优秀毕业生论文库”、“师生成果展示库”、“实训资源库”等。

(四)电子文献数据库

利用具有馆藏特色的图书、期刊等资料建成电子图书数据库。一般采用扫描和下载两种方式进行,扫描的方式主要是将馆藏纸质文献资源经过数字化、标准化、自动化处理,形成支持数据库管理的统一标准格式。而下载方式主要是将购买的电子图书中符合要求的图书下载到本地,再对其标引和编目入库。例如,辽宁交通高等专科学校就建有这样的电子图书数据库。我馆以购买的原版外文期刊为对象,通过扫描外文期刊目录,建成了“馆藏外文期刊目录数据库”,为读者提供查询和下载服务,提高了外文期刊的利用率。

(五)具有专业特色的专题数据库

所谓具有专业特色的专题数据库,是指某重点学科或某特定主题,或交叉学科和前沿学科、或能体现学校教育特色的资源库,也包括各种学科导航库。建立专题特色数据库是深层次开发利用文献信息资源的有效手段。高职院校图书馆结合本院校学科教育的优势和特点,在对文献信息资源进行深度开发的基础上,建设有自己学科特色的数据库,发展自己的品牌,是高职院校图书馆实现优势互补和最大限度实现文献信息资源共享的重要途径。例如,广州番禺职业技术学院图书馆建有“珠宝数据库”、福建交通职业技术学院图书馆建有“船舶文化数据库”、徐州建筑职业技术学院图书馆开发有“高职土建类专题数据库”等。

二、国家示范性高职院校图书馆特色数据库建设中存在的问题

(一)网络化、数字化水平不高

目前,我国的示范性高职院校图书馆由于起点较低、工作人员计算机专业水平不高、缺乏数据库管理与建设专业人才,造成了本身网络化、数字化水平不高。具体表现在:有些高职院校图书馆没有独立的网站或网站内容不丰富,有些高职院校图书馆还停留在传统的借阅服务层次,因此不可能建设高水平的特色数据库资源。

(二)特色数据库形式单一

从综合考察来看,我国的示范性高职院校图书馆建设的特色数据库,其形式过于单一,很多图书馆都只是建有随书光盘数据库、视频数据库,而涉及到网络文献信息资源二次开发的特色文献信息资源专题数据库较少,不能真正起到提升图书馆服务水平的作用。只有对馆藏特色文献信息资源和网络文献信息资源进行组织、加工、整理建成专题数据库,才具有更高的利用价值,因为简单的录入式数据库并不能满足用户科研和学习的高层次需要。

(三)特色数据库维护和更新不够及时

评价特色数据库,主要指标包括权威性、特色性、实用性、科学性、共享性、可持续性(即时效性)等。可持续性是其主要指标之一,能否做到及时更新是衡量特色数据库质量的主要指标。高职院校图书馆在特色数据库建成以后,往往由于人员、经费等原因不能做到及时修正、更新数据,造成数据库的可持续发展性不好,从而影响到特色数据库的质量和使用,而特色数据库实际利用是其存在的基础。

(四)检索系统单一

目前,我国示范性高职院校图书馆自建的特色数据库,其检索方式大多数都过于单一,检索的界面通常仅仅提供分类检索与字段检索,而不能查找和选择检索词,读者也不能构造检索式,不能根据文献信息的内容和形式,选取最能反映其特征及最有可能被利用的检索途径,设置丰富、有效的检索点。

(五)共享程度不高

通过访问各示范性高职院校图书馆特色数据库可以发现,大多数特色数据库都设置了访问限制,链接无法打开,除了在学院内部访问,一般都不提供自由访问,各图书馆建设的特色文献信息资源,除了很少一部分加入了地区共享体系外,大多数都是封闭的,不提供校外服务。各个图书馆在保持自身独立发展的基础上存在着无法交互操作、资源共享的问题,形成了各自为政的局面,导致文献信息资源不能得到最有效的利用。

三、高职院校图书馆建设特色数据库的思考

(一)应遵循统一的建库标准

标准化和规范化是特色数据库建设的灵魂,是建设高质量特色数据库的根本保证。在特色数据库的建设过程中,高职院校图书馆一定要按照我国数字图书馆建设的规范,遵循统一的标准,才能够保证数据库的可靠性、系统性、连续性、完整性与兼容性。在特色数据库的建设过程中,特别是在描述语言和标引语言方面,必须尽可能采用国际标准、国内通用的数据著录标准、数据格式标准、数据标引标准、规范控制标准及协议进行系统化、逻辑化组织。我馆在建设交通特色数据库的初期,专门成立了数据库建设标准化办公室,依据国家标准,制定了我馆数据库标引和著录规定。标准化工作的进行不仅有利于实现本馆数字图书馆系统同其他系统数据库之间的转换和互联与互访,同时也可为用户节约检索时间和降低费用,提高检索效率,实现共建共享的目标。

(二)注意软件平台的选择

软件平台是数字资源加工、整合与利用的软件系统。软件平台的选择是高职院校图书馆建设特色数据库需要重点解决的问题之一。软件平台要选择经过图书馆和众多用户实际测试、非常成熟稳定的用于实现数字图书馆电子资源网络共享的专用软件,要求界面简洁、统一,具有实用性和易用性。我馆在建设特色数据库的过程中,研究了目前国内三种主要的数字资源软件平台,即:TPI系统、TRS系统与 TRIP系统。 TPI系统是清华同方光盘股份有限公司推出的数字资源软件平台。该系统以全文检索数据库为核心,采用 B/S结构的浏览器检索方式和三层 C/S架构提供全文检索服务,具有电子图书制作功能,是自建数据库的很好选择。 TRS资源整合系统是北京拓尔思(TRS)信息技术有限公司的产品,包括信息资源库(元数据或全文数据)建设解决方案、基于国际标准的馆际互借系统、教参库建设等应用系统。目前,该软件平台在国内应用面最广,用户数最多。 TRIP系统源于瑞典皇家工学院图书馆1972年开发的 3RIP软件,它是一种具有全文检索与管理功能的数据库管理软件。 TRIP系统在国外使用广泛,在国内用户则较少。 TPI、TRS、TRIP这三种系统实现的功能类似,都能满足自建数据库的需要,各图书馆在开发建设特色数据库过程中具体选择哪个软件平台要看系统运行的环境,综合考虑共享需要和软件服务等多种要素。

(三)应重视数据库的实用性

高职院校图书馆在建设特色数据库初期都面临着选题问题,即建设哪个专业的数据库、建设什么样的数据库问题。选题工作需要以实用性作为依据,同时要对其他院校数据库文献信息资源的分布状况进行精确调研。在此基础上,针对本馆馆藏特色、学校重点专业、用户需求,确定合适的主题和数据库类型,力求做到“精”和“特”,建立具有学科特色、专业特色或某一专题特色的数据库。在建库前,必须充分考虑本院校教师和学生的文献信息需求,以满足师生的科研和教学需求为目的,通过对图书馆传统特色文献信息资源的数字化、网络信息资源的二次开发和整合来实现文献信息资源的利用。我馆在建设交通特色数据库时,首先仔细研究了目前国内其他院校交通类数据库的建设情况,然后提出若干专题发布问卷,了解本校师生的实际需求,在此基础上完成选题工作。选题工作是整个特色数据库建库的基础和前提,适宜的选题不仅能够带来良好的社会效益和经济效益,而且可以带动后续数据库的建设。特色数据库如果选题不当,就会造成人力、物力和财力的巨大浪费。

(四)注重专业人才队伍建设

特色数据库建设要求高职院校图书馆拥有一批专业技术人才,包括计算机网络人才、图书馆学专业人才与管理人才。在特色数据库建设过程中,要吸收本校特色专业的教师、资深的图书馆研究人员、计算机编程人员、外语教师。这些专业人员必须具有文献信息服务的丰富经验,具有对文献信息资源收集整理、分析加工的能力。此外,还可邀请有关专家担任顾问,对数据库建设进行指导。高职院校图书馆只有配备足够的专业人才,注重专业技术人才的培养,才能够使特色数据库的建设保持可持续性。

(五)做好特色数据库的维护工作

特色数据库建成以后,面临着数据库维护的繁重任务,需要不断更新数据库内容,及时修订错误或不完整的数据,清理过时的数据。这是因为,在数据加工过程中,难免存在缺少部分录入项目的情况,如有的数据缺乏著者、有的没有标识来源、有的数据不够准确和完整等,需要不断进行查询和修订,以保证数据的准确和有效。特色数据库信息的及时性、有效性是其得以存在的必要条件。在特色数据库建成以后,及时增加最新的文献信息资源显得尤为必要,要时刻关注用户的使用情况。如果花费了巨大的人力、财力和物力建成的数据库利用率很低,那无疑会造成资源的巨大浪费。

(六)建立数据库共享机制

数字文献信息资源共享机制是特色数据库建设的重要任务。同一地区或同一专业领域的高职院校图书馆应在遵循一定协议的基础上,共享彼此的特色数据库资源。必须从信息社会化和文献信息资源共享的角度思考问题,服从文献信息资源共享网络化建设的需要,从自我封闭型文献信息资源建设模式逐步向共享服务模式转变。我馆在建设交通特色数据库之初,就加入了南京市江宁地区高校联合体,通过与区内各高校的合作,实现了文献信息资源共建共享。

高等职业教育强调学校与企业的紧密结合,而高职院校图书馆在建设特色数据库的过程中,也要与企业紧密结合,走合作共建共享的道路。高职院校由于与企业有着良好的合作关系,可以获取企业内部的灰色文献,如企业的会议资料、项目可行性报告、项目投标书、技术手册、产品宣传册、财务报告等。高职院校图书馆充分利用企业灰色文献信息资源,与企业共建特色数据库,既可为自身教学与科研服务,也可为企业提供服务,拓宽服务范围。

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