浅析新形势下高校档案收集工作的发展思路

颜小红

(湖南广播电视大学党政办，湖南长沙410004)

浅析新形势下高校档案收集工作的发展思路

颜小红*

(湖南广播电视大学党政办，湖南长沙410004)

本文提出了新形势下高校档案收集工作的发展思路:即:加强对专、兼职档案人员自身业务建设，建立激励机制;增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视;把开拓创新与依法治档统一起来，以档案利用促档案收集;根据情况及时调整各门类归档范围;做好用户需求登记，以用户需求为导向开展收集工作;做好非纸质载体档案的收集工作。

高校档案;收集;激励机制;工作思路;归档范围

档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案资料的收集整理中反映出来。笔者认为，除了做好档案宣传工作，增强社会档案意识以及加强制度建设以外，还应从以下几方面入手做好工作:

一、加强对专、兼职档案人员自身业务建设，建立激励机制

专职档案人员应懂电脑且热爱档案事业，具备较强的工作责任心和积极性，熟悉各职能部门的工作流程，立足全局，超前控制，真正坚持“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”理念，使学校的档案工作为教育、教学、科研和学生管理工作服务。这样才能在收集工作中发挥专业优势，做好业务指导工作。对兼职档案人员要定期开展业务培训，向他们介绍档案管理基本知识，明确各部门应当收集的档案材料内容。在档案收集方式上，变坐等上门的被动收集为主动要求的默默奉献，变单一收集为多样化的收集方式;在档案收集的服务态度及服务语气上，要做到主动、热情、耐心、周到、及时，文雅礼貌。应建立专、兼职档案人员激励机制，每年对兼职档案人员完成归档工作的情况进行评比，对责任心强，成绩突出者要提出表扬，给予奖励;对工作完成不力者要分析原因，加强指导，以充分调动大家积极性，形成合力，更好地开展工作。在可能的情况下可组织兼职档案人员外出参观学习，以便与同行进行工作交流，取长补短。

二、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视

高校档案收集工作涉及面广，内容繁杂，单靠档案部门及其工作人员是很难做好的。因此，高校档案部门应在工作中引入新的理念即“公关理念”，重视人际关系的沟通和协调。首先要协调好与主管领导的关系，尽力发挥档案部门在党、政管理中的“参谋”作用，多汇报档案工作的进展以及存在的困难，争取领导对档案工作的重视与支持;其次，协调好与学校各职能部门及兼职档案人员的关系，与他们常联系，多交流，及时了解部门工作动态，尊重他们的工作安排，在他们需要时及时提供业务指导与帮助，使档案收集工作在一种相互理解、相互配合、相互支持的良好公共关系中展开;再次，积极宣传，使领导增强档案管理意识。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对本单位的益处，使领导更加重视档案工作。

三、把开拓创新与依法治档统一起来，以档案利用促档案收集

在一般人的印象中，档案部门就是一个材料收集存放的场所，档案工作人员也只是简单的保管员。而这种传统的认识观点也使档案工作人员意志消沉、工作动力不足，长期拘泥于单调枯燥的工作方式之中，缺乏创新意识，墨守成规，对档案工作是否适应于当前的社会发展和学校建设不甚清楚，观念上的落伍直接导致行动上的落后。掌握各门类档案的利用率高低情况，可以为下一步档案收集工作提供参考。如果经过对学校各门类档案利用的统计分析，掌握学校党群、行政类档案在学校党政管理、重大决策、建章立制、校庆活动、编史修志等工作中肯定要发挥着重大作用。针对档案利用的情况与特点，在开展收集工作时要特别注意对利用率高的类别进行重点收集，确保其收集、归档。

四、做好用户需求登记，以用户需求为导向开展收集工作

高校档案部门的工作宗旨，就是为学校的教学、科研、党政管理提供服务，使档案在学校的发展中发挥作用、体现价值。由于各种原因，档案工作与目前高校的要求差距还比较大，要坚持做好档案查、借阅情况登记工作，查到的档案要登记，查不到的内容更要登记，以此为导向开展档案收集工作，以确保学校各门类档案的统一管理和有效利用。

五、根据情况及时调整各门类归档范围

高校“归档范围和保管期限表”是开展档案收集、整理工作的重要依据，高校的各种职能活动处在动态的发展变化之中，有些职能在增强，有些职能在削弱，随之也带来了档案内容与价值的变化，因此，高校档案工作者必须具有敏锐的洞察力，要用发展的眼光来分析、调整各门类归档范围、保管期限，为档案收集工作提供强有力的专业支撑。

此外，高校档案部门应重视并做好非纸质载体档案的收集工作。随着社会活动的日益增多，信息处理技术和办公自动化的普及，档案的载体形式越来越呈现出多样化趋势，光、电、磁、声等新型载体档案具有纸质档案无法比拟的优势，即信息含量大，检索方便快捷。档案部门应转变思想观念，加强业务建设，在纸质档案归档制度的基础上，逐渐把以电子文件为代表的照片、实物等非纸质载体档案的收集、归档纳入制度化、规范化轨道，以实现新形势下高校档案工作的全面协调，可持续发展，为学校的建设发展提供档案信息保障。

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Abstract:This article has mentioned a new situation of university archives collection development ideas:that is to strengthen the full－time and part－time staffs＇construction，establish effective system，improve the service consciousness，improve the service level.The innovation combine with the law，file using follicle－stimulating archives collection，According to the situation，adjusted the scope of filing，careful registration for users.Do well the job for non－paper files collection.

Key words:document;collection;incentive mechanism;ideas;the scope of collection

Analysis the Development of Document Collection in New Situation

YAN Xiao－hong

G647

A

1009－5152(2010)03－0095－02

2010－06－15

颜小红(1966－)，女，湖南广播电视大学教师。