对南京市江宁区禄口街道社区档案工作的调查与思考

□周飞

在工作实践中我们清楚地认识到，社区档案主要产生于社区，服务于社区工作和社区老百姓，是政府与农民相互沟通、建立信赖关系的纽带和桥梁。特别是社区农民的土地被流转、征用发生变化后，政府必须做好失地农民的动迁、安置和补偿工作，要着眼于失地农民今后的收入来源和生活保障考虑。因此，做好社区档案工作不仅是建设“新农村”的需要，更是保障民生的需要。为此，就目前社区档案工作如何开展，笔者对禄口街道作了专题调查。

一、禄口街道社区档案管理的基本状况

禄口是个涉农街道，近年来，随着“空港工业园”和“航空新城”的建设，一大批省、市、区重点建设项目“落户”禄口，从而加速了禄口城市化的进程。在调查过程中，我们对禄口街道所属的永兴、彭福、小彭、成功等多个社区进行了实地走访。永兴社区是禄口街道经济条件“中等”的社区之一，社区户籍人口2280人，有5个自然村和9个居民小组，社区档案工作随着“新农村”建设被提升到重要的议事日程。社区相继成立了“档案工作领导小组”、“档案鉴定、销毁小组”；成立了社区“综合档案室”，明确了一名副书记分管档案工作，配备了一名大专学历的专职档案员和5名兼职档案员，拿出89平方米套房作为档案专门用房，并且做到库房、办公和阅档三分开。档案基本实现了“文件级”目录电脑化管理，各项档案管理制度全部上墙，近年社区又购置了档案装具、空调、电脑、复印机、数码相机等专用设备，共投入专项经费10万余元用于档案业务创建。2009年10月永兴社区顺利通过档案工作“三星级”测评认定。

彭福社区是省级典型示范社区，经济条件较好，档案工作起步较早，在调查中社区沈书记亲自接待，他对社区档案工作非常重视，专门聘请了一名退休教师为社区专职档案员，社区有单独的档案室、荣誉室、图书室、阅览室，在谈到社区档案为社区服务时，沈书记感触颇深。他说，过去我对档案工作确实认识不足，平时谈起来重要，做起来次要，忙起来就不要。在上一轮彭福企业改制和近几年的土地流转过程中，档案发挥了不可替代的作用，如果不是从档案中找到原始的协议、合同等依据，彭福社区的集体资产起码要损失几百万元，社区档案管理对社区本身和老百姓利益来说太重要了，这项工作不仅要做而且要加大力度，我要请档案部门的专家上门来指导，把它做规范，在档案管理上投入一点财力、物力很有必要，回报很大，非常值得。目前，彭福社区形成的档案有文书类、会计类和声像类，其中文书档案401卷，会计档案339卷(册)，照片档案1180张，录像带20盒，保存较早的是上世纪70年代的文书档案。

小彭社区位于禄口街道东南角，区位较为偏僻，经济基础相对较弱，办公条件紧张，环境显得拥挤，没有独立的档案室，但社区档案管理做得井然有序。虽然“硬件”条件弱一些，但是“软件”并不软。第一，社区明确了一名大学生(村官)为兼职档案员，建立了各项档案管理制度，添置了档案柜和检索工具橱，使社区档案有人管、有制度、有橱柜；第二，文件材料收集较为齐全，社区书记、主任带头把手中上年度的文件材料主动移交到档案室，从而保证归档材料的齐全完整。2008年之前的文件材料目前已经全部整理归档，共形成文书档案296卷、会计档案78卷，整理的档案全部入柜，装订结实美观、排放规律有序；第三，在制定归档范围时，能够紧贴社区职能，围绕“社区党建、社区自治组织建设、社区服务、社区文化、社区卫生、社区计生、社区环境、社区治安”等八个方面材料来着手，尤其是在具体操作中，档案人员本着“强化收集、优化整理、深化利用”的方针，不仅分类科学、组卷合理、整理规范，而且建立了相应的管理台帐，使档案检索利用方便快捷。

从调查情况来看，徒盖、茅亭等17个社区档案形成的门类和数量都相对较少，基本是以文书档案和会计档案为主，而且局限于2000年后所形成的文件材料。从这次调查统计的数据来看，禄口街道30个社区共形成各门类档案10576(卷、盒、张)，其中，文书档案5377卷，占总数量的50.84%；会计档案3465卷(册)，占总数量的32.76%；声像档案1734张，占总数量的16.39%。从调查的结果来看，各社区领导和干部档案意识普遍较强，社区保存的文件材料基础都很好，尤其是在工作活动中形成的职务任免、批复、表彰、会议记录、协议、合同、就业培训、合作医疗保险、以及人员名册、统计表等重要文件材料都没有散失，大多数社区对每年所形成的文件材料都能及时整理归档，有“欠帐”的社区只占总数1/5左右，2000年后归档的案卷质量基本符合档案管理要求。

通过对陈巷、杨树湾等社区走访调查，发现有部分社区的档案管理还存在一些薄弱环节。一是档案人员普遍没有接受过专业培训，在具体业务操作中遇到难题习惯于凭自己主观意识来判断，缺乏相应的专业知识；二是形成的档案门类单一，多数社区仅限于对文书档案和会计档案的整理，而忽视对其它类别材料进行归档。社区对工作活动中形成的实物类(如:奖牌、奖杯、奖状)、声像类(如:录音、录像、光盘)以及设备类(如:空调、电脑、车辆)等材料存在认识上的误区，觉得这些物件不属于归档的范畴，从而导致档案门类不齐全；三是对2000年撤县设区以前形成的档案，社区基本采取维持现状，这部分档案存在分类不科学，组卷不合理，保管期限划分不准确，案卷标题拟写不规范，案卷装订不结实有超薄、超厚等现象，有的纸张已经出现破损、掉页、泛黄以及字迹退化等情况；四是事关农民长远利益的第一轮土地承包的原始登记，以及土地流转、山林水面开发、建房登记、合作医疗保险、低保户、优抚对象等涉及民生的重要档案没有得到重点管理。

二、加强社区档案管理势在必行

在过去城乡分割的二元体制下，区(县)档案业务指导只开展到乡镇机关，随着时代的发展，社区档案越来越突显其重要性，政府通过建立社区档案可以提高公信力，农民通过利用档案可以获知党和政府的惠民政策，可以加强对村务公开的监督，可以维护自己的合法权益。社区档案对民生保障至少有以下好处:为农民提供详实可靠的政策信息；保障农民土地、财产以及受益分配不受非法侵害；为农民应对各种意外风险和灾害提供可靠力证；为农民养老、安置、医疗保障提供佐证；政府可以通过社区“档案”建立信息平台，为农民提供生产、劳动、就业、培训等机会。综上所述,社区档案乃农民利益依附之根本,是农民参与社区管理、分享改革成果、规避各种风险的可靠依据；社区档案对增进干群关系、缓和各种矛盾、维护社会稳定能发挥应有的作用。

三、解决社区档案管理中存在问题的几点建议

社区档案管理不仅面广而且量大，其内容涉及到政治、经济、民生等各个领域，做好社区档案工作不是单靠哪一个人就能办到的，也不是仅靠发几份文件、开几次会议就能解决的问题，它是一个系统工程，需要得到社区领导的重视支持，需要社区各部门之间通力合作，需要社区专(兼)职档案员长期不懈扎实有效地工作才能取得成果。所以，我们必须坚持以科学发展观为指导，统筹兼顾，切实解决好社区档案管理过程中出现的新情况和新问题，保障社区档案工作进入可持续化发展轨道。第一，必须建立健全档案管理机制和制度，为社区档案工作的顺利开展提供组织保证。第二，切实增强全员的档案意识，加强对社区档案工作的领导和经费的投入。街道党工委、办事处应把档案工作纳入社区年度考核内容。第三，社区应把文件材料年度归档作为内部管理范畴，纳入常规工作，做到职责明确、责任到人、任务量化。第四，对应归档的文件材料要广泛收集，并按归档要求分门别类进行整理，保证档案门类齐全完整。第五，对已撤并行政村移交到社区的档案要进行重新鉴定、整理，维护社区档案的完整与规范。第六，加强对社区档案人员的业务培训，使其熟悉并掌握档案管理过程中的各个环节。第七，合理开发利用档案资源，使其在推动社区建设和发展中发挥应有的作用。