探索重大活动照片档案的科学管理

□嵇秋红

随着经济社会的快速发展，各种政治、经济、科技、文化、外事等重大活动日益增多。重大活动照片因其具有真实性、形象性和纪实性等特点而成为重大活动档案的重要组成部分。太仓市图片中心库自2003年建立以来，拥有各类照片6万多张，其中重大活动照片近4万张，并探索建立起一个高速便捷的照片整理利用体系。本文结合太仓市图片中心库建设经验，以社会广泛应用的数码照片为对象，对县级市重大活动照片档案的管理模式进行探讨。

一、重大活动照片档案的内容及特点

重大活动照片档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、经济、科技、文化、教育、卫生、体育和外事等重大活动，形成的具有保存和利用价值的照片，主要应该包括以下几方面：党和国家领导人在本市的公务活动；省委、省人大、省政府、省政协领导在本市的公务活动；市委、市人大、市政府、市政协及市纪委召开的全市性重要会议，如党代会、人代会、政协全会、市委全会和市纪委全会等；市委、市人大、市政府、市政协主要负责同志的重要公务活动；国内外知名人士在本市参加的具有重大影响的活动；本市重大建设工程的奠基仪式、竣工落成典礼；在本市举办的国际性、全国性重要会议及具有重大影响的经济、科学、技术、文化、教育、卫生、体育等活动；本市重大突发事件；其它重大活动及事件。

因本文所探讨的重大活动照片档案以数码照片为主要载体，因此首先它具有其他数码照片所共有的易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失，以及必须依靠特定的设备和软件才能读取的特点。

其次从重大活动照片形成的主体和内容，以及各地在实际操作中的情况来看，它又具有一些独有的特性。一是照片形成主体相对集中但管理不够规范。重大活动照片涉及的主要内容是全市性的大型活动，涉及的人物以各级领导为主，因此其归属及责任者主要是政府或相关职能部门，特别是外事接待部门、报社、临时重大活动组成机构等，照片的形成主体相对比较集中。但由于缺乏一套相对完整而规范的管理制度，使得重大活动照片档案出现归档不及时、漏归现象严重、整理不规范等问题。二是照片利用价值广泛但检索查阅、开发利用较难。重大活动照片通过形象、纪实的手段记录下重大活动的过程，是一种特殊载体的档案，具有依据凭证作用和文献史料价值，是社会各界进行宣传教育、回顾总结、编史修志的重要史料，更是领导决策、社会发展、经验借鉴的重要参考。但一旦数码照片缺乏规范的整理，导致的将是查找和利用效率的直接降低，电脑中成千上万的数码照片，让搜索和寻找变得如同大海捞针一样，开发和利用更是无从下手。

二、重大活动照片档案的收集应从“源头”入手

重大活动照片档案的收集工作比其它类别照片和传统纸质照片的收集都要复杂，应紧紧抓住照片产生的“源头”，采取集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合，定期收集与不定期收集、针对需求重点收集相结合，专题收集、利用收集与针对性收集、跟踪收集相结合等多种方式，通过接收、征集、复制、购买、捐赠等多种手段，多渠道、多途径地开展重大活动照片档案的收集归档工作，以保证照片的完整和丰富。

1、以完善的制度管好“基本源头”。各单位和职能部门是重大活动照片档案产生的最广泛的源头，他们组织或承办的全市性活动或具有重要影响的活动，以及各条线领导的视察调研活动是重大活动照片档案的重要内容，因此应加强对各单位重大活动照片的管理指导和征集接收。根据各地实际情况，可制定和下发重大活动档案的实施意见、管理办法等，明确各形成部门应负责对重大活动照片进行收集、整理和移交。同时档案部门要加强监督和指导，在档案执法年检中加大对重大活动档案的检查指导力度，定期开展重大活动照片的征集接收工作。

2、以发展的眼光抓住“重点源头”。因各单位和部门之间的职能不同，在产生重大活动照片中，存在着量和质的差异。政府接待部门、重大活动或重大事件的临时机构、重要的经济、文化部门等是产生重大活动照片的“重点源头”。要通过沟通联系、主动介入、典型示范等方式加强对这些部门的重点指导和服务，要用发展的眼光及时抓住和调整“重点源头”。太仓市外事接待办是太仓市政府各项接待的主要负责部门，在其工作中能积累大量的重大活动照片。太仓市档案局通过专项培训、现场指导、定点服务的形式，在其内部形成了一套科室定期整理移交、档案员及时汇总上传的管理模式，科学完整地保存了接待过程中形成的大量重大活动照片档案。

3、以互利的合作赢取“直接源头”。报社记者和一些摄影家是重大活动照片的直接拍摄者，他们的照片因专业性、完整性、纪实性等特点而更具竞争力和价值，是重大活动照片档案的重要组成部分。档案部门要通过各种方式积极争取这种高质量的照片，提高重大活动照片档案的利用价值。太仓市档案局以合作共赢为目的，与报社记者和一些摄影家签订了照片征集协议，明确了双方在照片的版权所有和宣传价值等方面的问题，建立了长期、稳定的合作机制，为社会赢取了大量重要而丰富的照片档案资源。

三、从实际出发，突破传统照片档案的整理模式

日益增长的重大活动照片档案如何在整理和利用中做到方便快速、简单准确呢？传统的照片整理模式显然无法满足这个要求。太仓市图片中心库以平均每年1万张照片的速度不断壮大，如果按照传统照片以“张”为单位的整理方法，那么在照片命名、目录输入、检索利用中将消耗大量的人力和物力，并且很难达到科学管理的目的。太仓市档案局从实际出发，突破传统照片档案的整理模式，探索建立了以“活动”为单位的整理利用模式，极大地提高了重大活动照片档案的管理成效。

1、以“活动”为单位做好初步整理。首先以时间和活动主题等要素为依据建立该项活动照片的文件夹，持续时间较长或主题较多的活动尽量细化到单个简单活动。同一个文件夹中若有两个以上摄影者，应该用批量重命名的形式区分摄影者。其次对文件夹中的照片进行鉴定，对于没有归档价值的照片应该删除，同一场景的多张照片选取最佳的1－2张归档，涉及重要活动和重要人物的可以适当多保留几张。再次对有需要的照片进行命名。突破每张照片都需要详细命名的传统观念，挑选部分照片做简单的人物、地点、事情的注明，对于同一个文件夹中的同一个人物只需进行一次命名，上级领导、国际友人等重要人物应注明其职务，一些照片本身能清晰显示活动内容的就无需命名了。这种以一个活动为基本单位的挑选式命名法既快速方便，又简明扼要地注明了该活动的基本信息，省去了传统命名法中基本要素重复命名的繁复费时。整个活动文件夹的命名将在编制目录时以实际档号给定。

2、以“活动”为单位编制目录。利用数字档案馆系统、PDE量子软件、Excel表格等工具都可以进行目录编制。目录编制同样以一个活动为基本单位，即一个活动编制一条目录的方式进行，目录中应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。其中档号编制采用年度分类法，结构为“全宗号－目录号－年度－流水号”，确定后要将这个档号作为该项活动文件夹的命名；题名的编写非常重要，要全面准确、直观清楚地反映该项活动的时间、主题、地点等基本要素，便于准确检索。另外针对重大活动照片的特点，突出以人为本的理念，在目录编制中增加了“主要人员”这一基本要素，将该项活动中出现的市四套班子以上领导及重要人物编写进去。当检索太仓市委书记“浦荣皋”这一关键词时，所有“浦荣皋”参加的活动将全部显示出来，通过这种目录编制法所检索得到的目录条数要大大地少于传统以张为单位编制目录而得到的条数，检索出来的结果更加清晰明了，不会出现鱼目混珠、茫然一片的现象。

3、以“活动”为单位挂接原文。将已经以档号命名的文件夹挂接至相对应的目录下，当检索至该条目录需要查看原文时，通过点击即可打开该项活动的文件夹，显示全部照片。太仓市档案局利用数字档案馆系统将全部重大活动照片进行原文挂接，极大地提高了检索利用的效率。例如市委宣传部想查找历年太仓举办航海节活动的照片，利用数字档案馆系统检索“航海”，立即会出现“2004年第二届郑和航海节文艺晚会”、“2005年第三届郑和航海节开幕式”、“2008年中国航海日黑龙江黑河采水仪式”、“2008郑和与航海国际论坛”等相关目录，通过点击即可出现该条目录的原文管理页面，包括照片的缩略图、文件名、文件大小、查看原文等要素，市委宣传部便可根据需要选择活动主题，挑选理想的照片。

四、重大活动照片档案管理中应注意的其它问题

重大活动照片档案进行现代化的科学管理后，可以大大提高服务利用效率。档案部门要充分挖掘这一资源优势，做好重大活动照片档案的开发利用。

太仓市档案局通过建立重大活动照片档案专题库，为郑和航海节纪念活动、全国文明城市创建、科学发展观学习等全市重大活动提供服务利用；在太仓档案信息网图片中心专栏中定期展出重大活动照片，同时编辑出版《长江第一港》、《太仓民营企业》等宣传册，为招商引资、推介太仓提供生动素材；建立各级领导视察太仓、市四套班子领导活动等专题数据库，定期制作市领导工作照片集、光盘册等赠送领导，争取领导对档案工作的支持。

重大活动照片档案进行现代化的科学管理后，也给档案的安全保密工作带来了新的挑战。档案部门在用计算机管理系统时，要充分考虑到系统的先进性、稳定性和安全性。要采取相应的软件、数据库安全保护措施，设置开机密码和登录权限等，并且建立完善的管理制度，严格整理移交、查阅利用等各项手续。要建立完备的数字化照片档案备份系统，提供适合光、磁介质保存的库房及工作条件，防止因系统故障或载体保存不善造成档案影像信息丢失。同时为彻底消除数码照片保管的不安全因素，对于一些重要照片还是应该采取异质保存的方式，通过冲印纸质照片来进行归档保存。