高校文化建设背景下档案信息资源开发的策略研究

□陈 瑛

我国在进入高等教育大众化阶段以后，各高校普遍重视学校建设工作。就学校建设的层面而言，物质层面和制度层面的建设已有一定成果，高校文化层面的建设却相对滞后。而高校文化层面的建设关系到大学精神、办学理念、办学特色、发展战略等大学核心竞争力要素。高校档案工作就是文化建设的重要内容之一。长期以来，我们通常把高校档案工作孤立化，没有提升到文化建设的层面。其实，把高校档案工作提升到文化建设的层面，对高校档案工作开发信息资源提出更高要求的同时，其高校档案信息的文化价值也得以通过高校文化建设来实现，进而扩大高校档案工作的影响。所以，针对高校文化建设背景下档案信息资源开发的问题，就显得尤为突出。

一、高校档案工作要强化为高校文化建设服务的开发观念

对高校档案信息资源开发而言，目前制约为高校文化建设服务的核心是开发观念。这一因素需要从高校领导者、广大利用者和档案工作者三个方面不断强化。

1、领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发

高校领导者的观念对档案信息资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，高校的领导者特别是档案工作分管领导的档案信息资源开发观念，直接影响到学校对档案工作，特别是对档案信息资源开发工作的要求，最终将决定档案信息资源开发为高校文化建设服务的决策。并且，他们可以从外部营造有利于开发档案信息资源，服务高校文化建设的良好氛围，主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。一般地说，高校除了档案工作分管领导外，对档案和档案工作的了解不多，认识和敏感程度不高。他们很少能够认识到档案是高校宝贵的信息资源，对高校档案人员的期望值也不高，只要能应付日常的保管和利用就行。调查表明，高校经常出现这样的怪现象：一方面，校领导为文化建设需要投入大量的人力物力财力，但效果不佳而犯愁；另一方面，却对高校档案馆（室）所藏的只需少许投入便可以开发见效的档案信息资源视而不见。从教育管理学的角度讲，对高校文化建设作用独特的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者变相浪费。所以，高校领导者尤其是档案工作分管领导的观念，需要转变为“资源宝贵，必须开发”。必须认识到高校档案是高校文化建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发，在高校文化建设中向高校档案管理要效益。

2、利用主体的观念转变：解决问题，需要开发

长期以来，高校档案馆（室）的工作不被广大师生员工所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，而他们正是高校文化建设利用者的主体。第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为高校档案馆（室）里的档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为高校档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说是开发和提供各种层次的信息产品了。所以，看不到高校档案对于高校文化建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息开发的建议。可见，广大的高校文化建设利用者需要转变观念，正视高校档案馆（室）的使命和职能，从解决高校文化建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。

3、档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发

不少高校档案工作者的观念陈旧，导致高校档案馆（室）在高校文化建设时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为高校的文化建设有所作为。这种缺位使得：一是高校文化建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了高校文化建设的重复和浪费现象严重；二是使高校档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为高校文化建设服务的机会，也失去了自身发展、赢得有为才有位的机会。

高校文化建设是一个涉及到学生成人成才、高校事业发展的大事，档案信息资源开发又对高校文化建设有着独特作用。高校档案工作者必须树立这样的观念：在高校文化建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务高校文化建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用高校文化建设平台带给高校档案工作发展机遇，提升高校档案工作水平。

二、高校档案工作要建立为高校文化建设服务的开发机制

目前有很多高校档案馆（室）为高校文化建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使高校档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务高校文化建设工作，必须建立为高校文化建设服务的开发机制。具体思路可以表述为“两个纳入、一个加强、一个落实”。

1、将档案信息资源开发工作纳入到高校文化建设范畴

高校档案工作本身就是文化建设工作的组成部分，是高校文化积淀的保存、整理、选择和排序，实际上是依据已有文化信息资源整合出新的文化内容和形式。档案工作具有的存储和传递文化的功能，是高校文化尤其是制度文化、行为文化、精神文化形成的重要渠道。因此将高校档案信息资源开发工作纳入高校文化建设范畴，是高校文化建设的重要保障。

教育行政管理部门在制定高校文化建设考核评估办法的时候，应将开发高校档案信息资源作为重要的考核内容。高校在制定、落实高校文化建设的规划、计划时，应纳入开发和利用高校档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在文化建设中以各种方式开发档案信息资源。

2、将服务高校文化建设的要求纳入到档案信息资源开发工作范畴

要充分发挥高校档案信息资源开发在高校文化建设中的作用，把服务高校文化建设作为高校档案工作的重要使命。关键在于围绕高校各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。高校档案工作服务高校文化建设的最好途径就是根据高校文化建设的需要，开发各种档案信息产品。高校档案信息资源开发工作，如果不纳入为文化建设服务的规范性要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住高校档案工作发展的契机，同时，高校文化建设也不可避免地丧失重要的文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务高校文化建设的要求，一要根据高校文化建设的实际需要开发档案信息产品。高校档案馆（室）要与外界保持联系，以获取高校文化建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解高校文化建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在高校文化建设的效果，为下一轮高校档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用效果。三是继续推行档案工作等级评定活动，制定出符合高校实际的具体实施办法，将服务高校文化建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入到高校档案工作等级评定评估指标体系之中。

3、加强档案信息资源的时效、质量和数量建设

档案信息资源开发之所以会出现服务时效滞后、层次低下和资源不足等问题，原因是多方面的：主要是目前高校档案的收集和归档整理时间相对滞后，档案馆（室）获得档案信息资源的时间滞后。归档文件收集、整理中存在档案信息资源的数量和质量得不到保证。具体的解决办法：

（1）推行归档文件整理改革，提高档案信息资源的质量，缩短档案馆（室）获得档案信息资源的时间。各高校需要深入推行归档文件整理改革，制定切实可行的《归档文件整理规则》实施细则。制定过程中，需要考虑便于兼职档案员学习、领会和操作。归档文件收集、整理改革不能仅仅限于整理方法的改革，还应该有归档时间的改革，对不同类型档案的归档时间进行合理调整，错开档期。

（2）整合校内外档案信息资源，提升可供开发的档案信息资源的规模。一是建立学校、二级院（系）二级档案管理体制，使学校档案馆（室）能够真正指导、监督、检查二级学院（系）自存档案的归档收集、整理。通过人工网络和计算机网络的建设，实现学校、二级院（系）两级档案信息资源的开发和共享。二是根据上级有关规定，分别对学校、二级院（系）两级管理档案的归档文件的收集范围进行科学调整，保证重要档案不遗漏、纳入归档收集范围的档案按规定归档。三是改革人事档案管理模式，在保密的前提下，将由组织部、人事处、学生处等部门的专门档案室纳入到综合档案馆（室）管理范围，使档案信息资源更加集中，有利于档案信息资源的共享和开发。四是加大向社会征集档案力度，提高档案信息资源的数量和质量。向社会开展档案征集活动，接受社会捐赠，是提高高校档案馆（室）档案信息资源的数量和质量的重要途径，可以使高校档案馆（室）获得许多珍贵档案、社会散存档案，可以弥补正常归档文件收集、整理的不足。

4、落实档案信息资源开发责任

档案信息资源开发之所以会出现服务时效滞后的问题，一个重要原因是档案馆（室）内部机构设置和人员安排上缺少对档案信息资源开发功能的通盘考虑。这当然会使高校档案馆（室）对文化建设的需求响应不够，容易出现方向判断失准、专业化程度低、缺少专业人员、开发周期长、开发效果差等不良状况。

高校根据自身具体情况，或者调整高校档案馆（室）的内部机构设置，或者安排专人负责，或者将之明确为档案人员的岗位职责。一是对设置档案馆、办学规模较大的综合性大学，可以在档案馆内部设置档案信息资源开发科（部）、档案编研科、档案展览科等机构，专门负责档案信息资源开发事宜。二是对设置综合档案室、中等办学规模的普通本科院校，需要全面推行归档文件部门整理制度，在难以设置档案信息资源开发机构的情况下，可以在综合档案室内部安排专人负责档案信息资源开发工作。三是对设置档案室、办学规模较小的高职学校，需要扩大收集范围，建设成综合档案室。建立归档文件部门整理制度，并将档案信息资源开发工作明确为档案人员的重要职责。

三、高校档案工作要培育为高校文化建设服务的开发能力

信息社会中的高校档案管理工作应该是一个开放的系统，需要和外界不断地交换信息、能量，才能更好地发展。在高校文化建设背景下档案信息资源开发服务能力的培育，不能忽视外界力量的支持，通过内外结合，培育为高校文化建设服务的开发能力。

1、做好公共关系，切实扩大开发主体和把握利用需求

长期以来，大部分高校档案馆（室）不注重公共关系，守着档案等别人来利用，与外界的联系不多，对高校文化建设的档案信息利用需求规律把握不准，对档案信息资源的开发，没有联合开发、委托开发的思路，服务能力单薄。因此要改变高校档案馆（室）的公众形象，积极寻求扩大高校档案信息资源开发主体的途径。让高校档案馆（室）走向大众、走向师生员工，让师生员工了解高校档案馆（室）的职责，使得师生员工了解高校档案馆（室）有高校文化建设所需要的丰富的信息资源。同时，通过公关活动，及时把握高校文化建设对高校档案信息产品的需求，及时根据档案馆（室）藏和人员、资金情况，确定档案信息产品开发计划。

2、提高档案人员整体素质，确保档案信息资源的开发质量

高校档案人员整体素质影响到档案信息资源开发的质量。高校档案人员编制的检索工具质量以及档案检索过程中的检全率和检准率等因素，都对各种档案信息产品质量至关重要，直接影响到高校档案在高校文化建设中作用的发挥程度。提高档案工作人员整体素质，一是引进善于开发档案信息资源或有档案信息资源开发潜力的人才。根据现有人员的专业结构状况，加大引进计算机专业、档案专业、历史专业等方面人才，激励引进人才在档案信息资源开发中发挥作用。二是通过继续教育等形式提高现有人员的业务素质，特别是档案信息开发素质。根据高校文化建设的需要，定期安排一些档案人员参加档案行政主管部门主办的档案信息资源开发业务培训；在决定开发某一方面的档案信息产品时，不定期但有针对性地安排有关人员外出学习、调研。

3、运用现代信息技术，提升档案信息产品的服务能力

以计算机为主的现代信息技术和办公设备的使用，是高校档案工作发展的必然趋势，也是高校档案信息资源开发的内在要求。通过运用现代信息技术和办公设备，可以缩短高校档案信息产品的开发周期，并能够最大限度地提升档案信息产品在高校文化建设中的影响力。

（1）建立档案目录和全文数据库等，缩短高校档案信息资源开发的周期。档案信息化建设是高校档案信息资源开发的重要基础，它不仅能够实现档案编目等检索工具的自动生成和检索自动化，还对保护档案原件和便于档案开放起重大作用。通过添置高性能的计算机和档案管理软件，以自主承担或者外包等形式对高校档案馆（室）所藏档案及时进行目录和全文数据库建设，是高校档案信息化建设的重要内容。档案数据库的优势在于它的检索速度快、检准率和检全率高，大大缩短了档案信息开发中档案查询的时间，缩短高校档案信息资源开发的周期。

档案数据库建设中的外包形式，是解决档案信息建设步伐较慢的有效途径。有学者提出，“各级档案管理部门在档案信息化建设中，利用外部技术力量将成为一个带有普遍性的做法。从表面上看，这是一个技术问题，但实质上它是一个管理策略问题”。在资金、场所等相关条件允许的前提下，这无疑是一条高校档案信息化建设的捷径。

（2）借助于校园网，及时发布档案信息资源开发成果。在计算机网络没有普及之前，发布信息主要依赖对印刷品，档案信息资源开发成果的发布成本巨大，制约因素多。随着互联网特别是高校校园网的普及，高校档案馆（室）应该建立自己的网页或网站，依靠校园网这一形式来发布档案信息资源开发成果，提高档案信息资源开发成果的服务能力和影响力，对高校文化建设来说，无疑意义深远。

参考资料：

① [英]迈克尔·库克：《档案职业走向和角色定位》，中国首届档案学博士论坛论论文集编委会编《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年11月第1版第275页。

②丁国庆：《领导重视是高校档案工作发展的关键》，《浙江档案》1999年第7期第25页。

③赵群：《强化高校档案意识刍议》，《右江民族医学院学报》1999年第5期第865页。

④周毅：《档案信息化中的信息技术外包策略》，《中国档案》2003年第11期第50页。