关于公共图书馆档案数字化的思考

●欧阳宏（山西省图书馆，太原 030001）

公共图书馆档案是在公共图书馆各种活动中自然形成的，是公共图书馆发展历史的见证，是具有查考和利用价值的各种不同载体的文献资料。公共图书馆档案管理工作是公共图书馆建设的重要组成部分。随着数字技术的快速发展，对图书馆档案数字化保存提出了新的更高的要求。

目前，我国公共图书馆档案数字化建设还相对滞后，笔者拟就当前档案数字化的一些问题，谈点个人的思考与认识。［1］

1 数字化档案信息的特性

档案的基本属性是“原始记录性”，具有法律凭证作用，有着十分重要的历史价值。数字化档案信息的“原始性”与其真实性、完整性、有效性密切相关，如果不能保证它们是真实的、完整的、有效的，就不能证明它们是“原始的”，也就不能证明它们具备档案的价值。因此，要保证数字化档案信息的“原始记录性”，首先要解决的是数字化档案信息的真实性、完整性、有效性保障问题。

但是与传统文件、纸质档案相比，数字化档案信息有许多新的特性。如：易传输性、复制时的高保真性，这都极大地方便了数字化档案信息的利用和共享。同时，数字化档案信息的另外一些特性也给档案工作者提出了新的挑战。如：数字化档案信息的易更改性带来了其真实性问题；一份完整的电子文件可能由文本文件、图形、图像文件、数据文件、音频视频文件、程序文件等多种格式的文件共同组成，由此带来了其完整性问题；数字化档案信息对软、硬件环境的依赖性带来了有效性问题。这些都是由数字化档案信息本身的特性带来的。

数字化档案信息虽然载体形式与传统档案有所不同，但它们同样是人类活动的真实记录，同样具有重要的历史价值。档案工作者必须承担起数字化档案信息管理的职责，在保证其真实性、完整性、有效性的基础上，进行长期安全保存，并提供有效利用。［2］

2 数字化档案保存的问题

数字存储技术的出现及其在档案信息保存工作的应用，不但能缓解日趋严重的收藏空间不足的压力，而且使长期困扰档案工作人员的难题得以解决，对那些长期风化的、濒临损毁的珍贵档案进行数字化转换，在一定程度上解决了档案文化遗产保存的问题，而且转换后的数字档案信息可以对利用者开放，充分发挥它们的利用价值，从而解决了藏与用的矛盾。然而，如此也产生了新的问题：数字化档案信息的长期保存的技术问题还没有得到很好的解决，仅仅把档案信息从老的载体转移到新的载体或者从旧的系统转移到新的系统，存在着不安全问题。如：有可能感染病毒，存储在磁性材料和光盘材料等介质上，会不可避免地受到热、潮湿、空气污染或强磁场的干扰、老化，以及读写设备出现故障等，使档案信息衰退或丢失。另外，如果阅读档案信息的设备过时，或是可读信息的软件系统过时被淘汰，那么，即使存储的档案信息载体保存的再好，数字档案信息同样无法读出。因此，在档案信息数字化建设中须缜密规划，通盘考虑，科学保存，合理利用。笔者根据多年工作经验提出以下措施：

（1）在数字化档案整个生命周期的初始阶段，档案信息利用频率高，必须快速响应，可采用磁盘、光盘等载体保存档案信息，以满足用户快速利用的要求；经过一段时间，其利用频率有所降低，可采用光盘库等存储介质保存，既可满足较高的响应速度，又具有成本低、便于寻检的优势；进入长期保存阶段后，利用频率较低，响应速度要求不高，但档案信息的安全性和有效可读性尤为重要，可采用缩微胶片进行存储，发挥其稳定、可靠、长期可读性好的特点，以满足档案信息长期安全保存和有效可读的目的。

（2）数字技术与模拟技术不仅可以在档案管理工作中配合使用，还可以相互融合。比如：对档案原件扫描后，存储数字化信息的同时，可以输出模拟信息到缩微胶片上，既可以快速利用又可以长期安全保存；也可将缩微胶片上的模拟信息数字化后提供利用。这样，既避免了扫描、缩微拍摄的重复工作，也弥补了缩微胶片利用不方便的缺点。

（3）对于档案利用者来讲，数字档案信息的真实可靠性是十分重要的，因此，确保数字档案信息真实性是数字化档案信息工作的中心任务之一。为确保数字档案信息的真实性，就必须详细记录与描述、保存原始档案文件的全部信息，如，正式档案文件的结构、格式、名称、总登记号、分类号、档案编号、时代、作者、数量、用途、来源、尺寸、重量、形状、产生的日期、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照、使用的原始记录等等，这些特征对于确保数字化档案信息可靠性都很有帮助；然后，规范著录这些最原始、最基本的信息，并在此基础上建立便于档案检索的元数据。［3］

（4）数字化档案信息长期安全保存的目的是为了提供有效利用。对数字信息来讲，由于存在非直读性、设备依赖性等特点，要提供有效利用，不仅要保证信息载体的安全，还要保证信息内容是可读、可利用的。因此，在数字化过程中应强调其有效利用性。否则，如果仅仅保证了载体的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是没有意义的。

另外，要加强自动化机房以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性及可靠性保护，加强数字化档案灾备措施，尽可能做到实时备份，如果条件许可，最好能采取异地灾备的方式。

（5）还要建立完善的数字化档案信息管理机制，以实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性，保障数字化档案健康运行。

3 加强图书馆档案数字化工作人才培养问题

事业要发展，人才是关键。要通过数字化档案建设，培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才队伍，推动档案信息化建设。

实现数字化档案管理，首先要有现代化的人。档案人才是知识管理型人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案管理者的劳动是知识性劳动。当前档案管理现代化的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。这就要求档案工作者不仅需要具备档案学、图书馆学的知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。加速培养和造就一批数字化信息化建设的管理型、技术型和复合型人才已成为档案数字化工作的当务之急。［4］

（1）加强对档案工作者信息意识的培养，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员充分调动和运用信息资源理论和信息技术手段，加强对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。

（2）加强对档案工作人员信息技术能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。

4 结语

我国图书馆档案数字化工作需要多方面的支持，并不是单纯的技术与设备的简单组合，它同时牵动管理观念、管理模式、工作体系、管理机制和规章制度等的改革。因此图书馆工作者，特别是领导应树立信息时代的新观念、新思路，推动图书馆档案数字化建设，将其纳入整体图书馆现代化建设之中。

［1］ 邓绍兴，和荣宝.档案管理学［M］．北京：中国人民大学出版社，1989.

［2］李玉英.图书馆档案的开发利用［J］．图书馆，1999（6）：66－67.

［3］牛平萍.浅议公共图书馆的档案建设［J］．图书馆界，1999（2）：49－50.

［4］冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变［J］．档案学研究，2002（3）：8－12.