法院档案的信息化管理

□石 洁

人民法院信息化建设是国家信息化建设形势发展的需要，是保障人民法院在新形势下依法公正独立行使审判权的需要。档案信息化建设作为法院信息化建设工作的重要组成部分，目前正处在初级阶段。结合实践，笔者就如何做好法院档案信息化管理，谈谈以下几方面浅见。

一、提高档案人员综合素质，促进档案管理现代化

从人民法院档案工作的发展过程看，档案工作人员的素质提高对档案信息管理起着至关重要的作用。目前，法院档案信息管理方法，已由过去传统的手工操作发展到现在运用计算机网络信息管理系统进行数据检索和数据处理的现代化管理,工作程序和要求更加规范，特别是网络信息技术在档案管理领域的运用，使档案的管理方法和手段上都发生了历史性的变化。

档案人员综合素质的高低和知识结构状况，直接影响法院档案工作的效率、水平和质量，对档案工作整体效能的发挥有着不可替代的作用。因此，在档案管理的过程中，档案工作人员要从多个方面进行专业技能的学习和提升。一是加强档案员自身业务素质修养。积极参加档案局、上级法院组织的档案业务培训，了解有关档案方面的新政策、新要求，并通过培训的机会，主动与兄弟法院的档案员交流经验，开阔眼界，拓宽思路，取长补短，以提高自身业务素质。二是加强档案员计算机知识的培训，使其重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，充分利用现代化手段，在工作中创新出新的管理方法，以适应新时期档案工作的需要。三是提高档案法律观念，平时要注重档案法律知识的学习，掌握其内容和具体要求，制定或修订适应档案工作发展的管理制度，以提升档案管理水平。

当然，高水平的档案工作靠的是高素质的档案专业人才，人民法院的档案工作人员要转变传统的档案资料收集员、整理员和保管员的角色，充分开发和利用档案资源，为社会实践和审判工作提供最有价值的信息。人民法院档案人员无论是专职或兼职，都要具有丰富的档案知识及法律知识，才能更好地为利用者服务。提高档案人员综合素质，是实现档案现代化管理的基本保证。

二、加强档案信息化建设，实现档案电子化管理

人民法院的档案工作，记载了审判工作的发展历程，无论何时都是审判工作中不可缺失的一项重要内容。加强人民法院档案信息化建设，已成为法院司法政务管理的基础工程和长远发展战略。其最显著的特征是利用现代信息技术进行档案的计算机数据处理、电子档案制作生成、档案的信息管理、档案方便利用等。从目前法院档案信息化建设情况看，虽已建立了档案管理的计算机网络信息的平台，但与真正意义上信息化要求还有一定的差距，还应当在以下方面强化：

（一）严把电子档案质量关，为信息化利用打下良好基础

目前，大部分人民法院都已开发出适合自己的法院信息管理系统，近年来，也开始对诉讼档案实行全文扫描，形成电子档案后进行接收、保管及利用。以笔者所在法院为例，主要是通过法院局域网的案件管理在开展各项工作时生成部分电子文档，经归档程序后成为电子档案归档，再经档案部门统一全文扫描、上载后存于数据系统中。电子档案质量的高低，直接影响到档案利用的效果，严把电子档案归档关显得尤为重要。这就要求档案工作人员对各部门上交的各类档案要坚持原则，严格把关，防止“次品”进入库房，在接收案件档案时，仔细检查其电子卷宗及纸质卷宗，对遇到质量问题，及时指出，让其整改或及时退回，确保每本案卷的真实性与完整性，为信息化利用打下良好基础。

（二）加强档案信息网络化的应用，完善档案管理信息系统

档案信息化建设的关键就是实现网络化的应用，涉及的工作有局域网建设、维护、数据库应用系统开发、信息收集、使用管理等诸多方面。为适应档案工作的需要，加强局域网维护、应用系统开发及使用管理，是当前档案信息化建设的重要环节。因此，档案工作人员在使用档案信息系统过程中应结合档案工作的需要提出可行性建议，提升档案管理信息系统的水平，实现档案工作各个环节使用计算机管理，利用网络技术提供档案信息，实现信息资源共享，全面推动档案信息建设。

（三）建立档案信息数据库，确保档案信息的保密与安全

在档案信息化建设过程中，我们利用计算机、扫描仪、法院档案信息化管理系统等多种现代化技术，目前已基本实现电子档案与纸质档案同步归档，法院审判人员在线查阅、共享和下载档案信息等。法院在审判活动过程中，会产生一定范围内保密的材料，这类材料保护不当，便可能泄密，给审判活动带来难以估量的后果。建立专门的档案信息数据库，对重要的电子档案信息内容进行加密则可避免这一弊端。首先要加强对计算机信息系统做好防护措施，对档案专用计算机与服务器安装防火墙、杀毒软件，并杜绝与外部互联网连接。其次，对法院工作人员做好权限控制并加密，确保保密数据只能被有权限的人使用，且整个登录的时间、次数及使用过程应被完整记录，个人应保管好自己的登录密码，防止被盗用。第三，集中保存在档案专用数据库服务器上的档案数据不要与法院其他信息资源混合存放，防止数据丢失，从根本上确保档案信息的安全。

（四）建立健全档案网络规章制度，完善档案管理体制

完善的管理制度既是实现档案工作科学管理的内在要求，也是档案工作科学管理的重要标志。目前，在各家基层法院的档案室都有着一套相当完备的档案管理制度，但随着档案信息化建设的发展，我们应制定与之相配套的网络规章制度，特别是电子文件归档制度和档案借阅制度，把档案工作的每一个环节都纳入制度化、规范化管理轨道。

三、构建良好服务体系，全面提升法院档案利用服务水平

随着档案工作的不断发展，法院档案工作人员应在方便检索、深化利用的前提下，对各类档案进行数字化处理，且内容真实、完整，确保档案信息资源得到有效利用。

（一）建立完备的档案检索体系

近日，由常州市武进区档案局与区委宣传部、区教育局联合举办的《龙城骄子——两院院士图片巡回展》，在江苏省前黄高级中学首展。本次巡展将在武进区11所高中学校进行，预计用时两个半月。（常州市武进区档案局）

当前人民法院已经具有以计算机检索系统为主、其他各种相关检索工具为辅的档案检索体系，这也是满足利用者服务需求最有效的途径。笔者认为建立全文检索系统是当前档案信息化建设的迫切需要，因为电子档案可多人同时使用，档案利用者通过计算机可快速查阅到其所需要的材料，避免了过去因纸质案卷借出无法查档的弊端，使其更快更好地为档案利用者服务。

（二）运用专业知识建立良好的服务体系

随着社会的进步，老百姓法律意识也不断提高，当事人阅卷次数频繁，导致近年来诉讼档案的利用率呈逐年上升的趋势。作为档案员应严格按照法院档案借阅管理制度去履行职责，坚持制度，做到文明接待。在对档案利用者服务过程中，档案员要主动、积极地参与到档案利用者的利用活动中，帮助档案利用者办理电子查阅手续，运用自己的法律专业知识耐心解答档案利用者利用档案时所遇到的各类问题，与档案利用者进行良好的沟通，积极分析、解决问题。在接待审判员借调卷时，以最快的方法为审判法官查找其所需案卷，有效地为审判员提高办案效率做出努力,充分发挥好后勤保障的作用。

（三）注重档案利用服务工作的信息反馈

在我们的实践工作中，档案利用者利用档案后，往往只做相关登记，而忽视了档案利用信息反馈的环节。档案利用效果一直都是档案部门的重要台账之一。人民法院档案是为领导决策服务、为审判服务、为社会服务的，因此只有收集档案部门各工作环节的情况及存在的问题，定期收集档案利用者的反馈信息，才能客观地调查、解决档案利用工作中出现的各种重大问题等，用事实依据为改进利用工作提出整改方法，形成“利用——反馈——再利用”的良性循环。因此，应将档案利用反馈信息的处理程序和方法纳入信息管理系统及制度规定中，从而多层次、多领域、多方位地推动档案利用信息反馈工作的开展。

信息化的档案事业发展带来了前所未有的挑战和机遇，人民法院作为国家司法机关，其档案工作应带头在实践中不断探索，以信息化促进档案工作现代化，适应社会信息化大潮的客观要求，充分发挥法院档案信息资源的作用，全面实现司法为民，为领导决策和审判工作提供有效的资源保障，为构建和谐社会作出努力。