石煤机公司实施ERP项目的实践

魏景生 黄建农 张敬凯 焦海波 费习兵 魏 婕

(1.石家庄煤矿机械有限责任公司,河北省石家庄市,050031;2.美国威斯康辛州-麦迪逊大学(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麦迪逊市)

石煤机公司实施ERP项目的实践

魏景生1黄建农1张敬凯1焦海波1费习兵1魏 婕2

(1.石家庄煤矿机械有限责任公司,河北省石家庄市,050031;2.美国威斯康辛州-麦迪逊大学(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麦迪逊市)

介绍了石家庄煤矿机械有限责任公司(简称石煤机公司)实施ERP项目的背景、方案和效果,并介绍了实施经验和体会。

石煤机公司 ERP 精细化管理 实施经验

1 石煤机公司实施ERP项目的背景分析

1.1 石煤机公司经营管理背景

石煤机公司1939年建厂,原属煤炭部,是一家集生产、研发、制造、销售为一体,实施多元化经营战略的大型装备制造企业,是国内最大的工程钻探设备、锚杆钻机、随车起重运输车、矿山井下辅助运输设备的生产基地,荣获中国煤炭工业优秀企业、河北省明星企业及河北省诚信企业等荣誉称号。2009年,被评为中国机械500强企业,公司综合实力在全国机械工业中排名第383位。

石煤机公司的销售模式目前基本采用直销模式,主要产品客户遍布国内市场,市场占有率逐年增加,企业年产值呈逐年大幅增长趋势,企业销售形势良好。石煤机公司又属离散型制造企业,用于生产机械产品的铸造、锻造、热处理、机加工、装配等生产工艺基本都有。生产车间主要是按生产工艺及能力划分,部分车间按产品组织划分。车间内设备分布是按设备类型和工艺特点布局。生产组织类型和设备工艺特点属于多品种小批量生产方式。

石煤机公司整机生产周期一般为2、3个月以上,影响周期的主要因素是物料品种及零部件品种繁多、计划投放及批量生产既无规律又无规模、产能不均衡等因素对产品配套及交货时间造成影响。产品的原材料及外协配套件占成本比例较大,企业采用计划价核算机制。由于企业成本管理粗放,核算结果难于反映各产品真实成本。

1.2 石煤机公司制造流程分析

石煤机公司的产品制造过程基本是按订单生产和根据市场及库存情况进行预投生产相结合的生产方式。销售部门下达订单后,经营部和生产部根据订单或预投计划制定企业月度生产计划。根据月度生产计划、产品明细和实际生产能力,考虑均衡生产情况按月度方式给采购部门和车间下达采购计划和成套产品及备件生产计划。各车间、分厂按照生产部下达的生产计划及追加(变更)计划组织生产、办理产品入库。采购部门根据采购计划进行采购。以上业务处理目前靠手工进行,工作量繁重,重复劳动多,工作效率较低,工作质量也难于保证。尤其是生产准备周期过长,占用了宝贵的制造周期,很难应对市场变化对交货期的要求,为此企业不得不加班加点赶任务,产品质量受到威胁,生产成本增加。随着企业规模的扩大,手工工作方式将成为制约生产的主要问题,且信息难于共享和沟通,形成管理上的空白。

1.3 库存管理流程分析

石煤机公司是由经营部和生产部根据库存和以往投入的全部未完成计划进行平衡后下达新的投入计划。由于产品品种多,无论成台产品和配件的投入都存在批次多、投入量不等、投入品种没有规律的情况。采购和生产计划与库存管理的脱节不可避免的会造成库存积压或短缺。积压造成成本增加,影响生产进度;短缺则造成欠套,影响成套产品的交货周期。

1.4 委外加工管理流程分析

随着企业产值产量的不断加大,公司有时出现生产能力不足,企业委托、协作生产量加大,有的是带料加工,有的是直接购买。对生产能力平衡情况不能全面掌握,经常出现不能及时平衡委外协作工作量以保证及时配套性和保证本企业工作量饱和的问题。

1.5 财务管理流程分析

石煤机公司财务系统目前使用集团版用友财务软件,业务过程发生的单据都需要由财务会计人员手工输入到计算机中,系统自动生成帐表。虽工作效率比手工记帐有了一定提高,但财务系统没有与其他主要业务流集成,数据不能共享,数据的及时性、动态性不能得到保证。由于成本管理粗放,成本核算精确度低,成本核算结果不能准确反应企业实际成本,对企业成本管理起不到应有的控制作用。另外,企业目前成本核算都是事后核算,无法达到事前规划、事中控制、事后分析的作用。由于计划变更频繁,在制品增加和产品定价、工时定额科学性不高等因素的影响下造成产品成本核算误差较大,起不到应有的指导和控制作用。

1.6 销售管理流程分析

石煤机公司许多产品是行业内品牌和知名产品,在行业内知名度高,一度占有很好的市场份额。由于企业管理手段落后,造成企业不能及时应对市场变化。也由于产品成本不明晰,投标报价不细致、主观性大,造成盈利水平无法准确控制。

从上述流程分析可以看出,石煤机公司现有的管理手段根本无法实现精细化管理和科学管理。而实现“打造国内先进、国际一流的煤机装备制造企业”的宏伟战略目标,提高市场竞争能力和企业的盈利能力更是缺少科学基础。为适应企业的发展,实施企业管理信息化势在必行。通过信息化建设,使企业实现管理水平质的飞跃,促使企业管理实现根本性的转变。

2 石煤机公司ERP项目的选型及整体方案

2.1 ERP项目选型及实施总体目标

(1)ERP的选型。公司用两年多时间对国内多家知名ERP软件供应商及其机械制造业代表客户进行了深入的考察调研与审慎的比较分析,最终选择了北京科希盟软件有限公司的HCERP VER 8.2系统。

(2)软件厂商介绍。北京科希盟软件有限公司是一家高科技软件企业,由科技部科希盟集团、宁夏京华电力创业投资有限公司和多年从事MRPII/ERP开发实施的专家和技术骨干共同投资组建而成。该公司拥有自主知识产权的行业化ERP系列版本以及与ERP紧密集成的DRP/CRM/SCM/OA/PDM产品系列。

(3)公司实施ERP总体目标。通过实施HCERP VER 8.2系统软件,将ERP中先进的管理模式、管理方法、管理手段融入企业,以实现企业各种生产要素的优化配置,使管理更加科学、运作更加规范、信息更加通畅,从而提高企业运营效率、效益和企业核心竞争力,使企业持续、快速、健康发展。

2.2 石煤机公司ERP模块介绍

石煤机公司实施的HCERP系统是面向供应链的、以管理会计为核心、以物流管理为基础、以信息流为主线,全方位覆盖企业产、供、销、人、财、物各项资源和各项生产经营活动全过程的信息管理系统。通过实施ERP,可实现物流、信息流、资金流“三流”的统一。石煤机公司的ERP系统涵盖了以下七大模块。

(1)基础数据管理系统:包括系统管理子系统、物料清单及工艺管理。

(2)物流管理系统:包括库存管理、采购管理、销售管理。

(3)人力资源系统:包括人事管理、绩效考核。

(4)财务管理系统:包括存货核算、采购核算、销售核算、应收应付、总帐与报表、财务分析等。

(5)生产管理系统:包括主生产计划、物料需求计划、质量管理等。

(6)决策支持系统:包括产品分析、市场分析、资金分析、盈亏分析。

(7)办公自动化系统:包括收发文、便函、事务交办、BBS等。

3 石煤机公司ERP项目的实施经验

3.1 高度重视对ERP项目的领导

ERP项目的实施过程既是企业管理变革的过程,也是从公司领导到广大职工接受先进管理知识的洗礼、提高管理能力的过程,也是进一步盘清企业家底、使企业精神面貌焕然一新的过程。石煤机公司总经理亲自挂帅项目领导小组,常务副总经理亲自挂帅项目实施小组,为项目顺利实施和有效协调提供了组织保证。

3.2 先期管理理念教育是实施ERP项目的必要思想准备

石煤机公司有一句口号:“ERP是企业管理的一场革命!”这句话深刻揭示了ERP系统对企业管理的重要意义和推行难度。ERP系统带给企业的是先进的管理理念、管理方法、管理手段。公司在实施ERP项目的第一号文件中特别提出了“不换思想就换人”的纪律,鲜明的态度使得广大员工充分认识到实施ERP项目的重要性和重要意义。在一期进销存模块上线的2个多月的时间里,广大干部员工夜以继日,连续奋战,累计加班1800多天,研讨和培训120多次,相关人员上机操作培训1300多次,编制了各种编码93000多条,对全部库存物资进行了盘点,完成了所有必须数据的录入。

3.3 狠抓落实是扎实和快速推进ERP项目实施的必要保证

ERP实施工程是一项庞大的系统工程,涉及企业管理的方方面面,甚至触及部门利益,需要企业高层的强力推动。公司总经理高度重视,还对项目实施小组充分授权,从而在实施过程中能够做到令行禁止,上下一盘棋。各级领导、各部门在项目实施过程中执行坚决,使各项部署能够快速、高质量的落实。精干高效的项目实施小组负责制定、计划、实施各项流程和管理规定,指导、检查计划的落实情况;负责操作培训、数据的审核和数据的录入;负责与软件公司沟通,及时协调、解决实施过程中出现的各种疑难问题等,有的放矢的促使各项ERP项目有效开展。

3.4 科学的实施方法是ERP项目顺利推进的重要因素

石煤机公司在实施过程中建立了顺畅的沟通渠道和议事方式。在每个模块上线前,都要制定实施方案。实施小组根据实施方案制定实施计划。在项目实施的关键时刻则每天召开ERP工作例会,安排、协调和现场解决各项问题。石煤机公司还制定了ERP工作考核、奖惩制度,重奖重罚相关参加部门和人员。大家责任明确,由压力转变成动力,使得ERP项目得以顺利实施。

3.5 强化培训、员工快速进入“角色”是ERP系统有效运用的关键

再好的软件只有会用才能有效果。ERP软件对公司每一个人来说都是陌生的,ERP项目实施小组对所有的员工进行了反复持续地培训,使大家熟练地掌握这套软件的内涵和操作技能。在ERP实施过程中,培训分为3个层面:一是对实施小组成员进行业务流程的培训;二是对终端人员的系统操作培训;三是对公司领导层的培训。事实证明,持续培训提高了员工操作技能,使员工由ERP的“门外汉”快速进入了“角色”。

4 实施效果

通过实施ERP系统,公司的产供销、财务、成本、OA办公自动化等相关业务实现了高度的集成和共享,管理流程更加科学合理,管理效率大大提高。

4.1 ERP系统编码对企业标准化起到了重要的推动作用

石煤机公司ERP编码涉及物料编码、部门编码、员工编码、库房编码、工作中心编码、客商编码等。通过对编码规则的制定以及对物料名称型号的规范,使得各部门使用的物料转 名称型号写法统一,编码成为唯一的数据源头。由于有了“共同语言”,信息的传递更加顺畅、快捷、明晰、准确。通过对客户、供应商的梳理,使往来账户管理更加清晰。通过部门职能的合理定位和授权,使公司组织架构更加合理,职责、权限更加明确。通过对工作中心的划分,使公司产能实现真正意义上的平衡。

4.2 各项管理流程得以进一步再造和优化

在ERP每一个模块的实施过程中,公司对ERP软件的管理流程、管理理论、管理方法进行了深入的研究,融入企业的管理实践固化为新的管理制度。对160多项原系统中应用程序做了梳理和修改以适应本企业的管理模式。这些先进的、科学的管理方式目前已经被吸收进ERP软件中。企业各种管理审批流程、生产组织方式、成本核算方式、责任制考核体系都发生了质的变化。

4.3 进一步摸清家底,为企业的物流、财务管理提供准确的数据依据

在实施ERP的过程中,对库存、在产、往来账进行彻底的盘点、核对,摸清家底。经过MRP的精确运算,真正做到了按需采购和按需生产。应付账款和货款未结存数据在系统中都显示的清清楚楚,企业的负债管理更加完善。

4.4 通过实施财务管理,管理水平显著提高

通过实施ERP系统,财务管理真正实现了财务业务无缝集成,不再只是从报表数字看问题,而是从报表数字可一直追溯到业务单据,使企业决策层可从问题的表面深入到本质。财务人员从繁忙的核算、汇总统计工作中“解放”出来,将更多的精力投入到分析、评价的管理会计中,为企业经营者出谋划策,提高了企业的运营效率和质量。

[1] 姬小利.ERP原理、应用与实践教程[M].上海:立信会计出版社,2008

[2] 程控,革扬.MRPII/ERP原理与应用(第2版)[M].北京:清华大学出版社,2006

[3] 邹辉霞.供应链物流管理[M].北京:清华大学出版社,2004

Experience of implementation of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company

Wei Jingsheng1,Huang Jiannong1,Zhang Jingkai1,Jiao Haibo1,Fei Xibing1,Wei Jie2
(1.Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,Shijiazhuang,Hebei province 050031,China;2.University of Wisconsin-Madison,Madison,Wisconsin,U.S.A.)

This paper reports the successful execution of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company and how the application of this informatics system plays a key role in the advanced management mode of this company and produces good results.

Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,ERP,refined management,experience from project execution

TD-91

B

魏景生(1962-),男,工商管理硕士,高级工程师。现任石家庄煤矿机械有限责任公司总经理。

(责任编辑 张大鹏 路 强)