工程质量监督档案整理中存在的问题

石小丽 赵春景

（江苏嘉隆工程建设有限公司，江苏 泗阳 223700）

随着《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》的出台，工程质量监督档案在质量监督工作中的重要性和作用越来越被大家所公认，这里所指的工程质量监督档案是指在工程建设过程中，质监机构按照省建设工程质量监督站统一指定的表式所能反映工程质量监督过程及结果的记录。对工程质量监督档案的收集、整理、归档管理工作规范化，能促使工程质量监督管理水平进一步提高，使工程质量监督工作有案可查，并且查有实据，体现工程质量监督工作的科学性、公正性、权威性。

1 工程质量监督档案的内容

工程质量监督档案按形成可分为文本档案、图片、声像及电子文档的磁盘等。

1.1 建设工程质量监督注册

建设工程质量监督注册主要包括建设工程质量监督申报表和建设工程质量监督通知书。申报表应包括工程概况，各方质量责任主体的基本情况，施工图审查情况，中标通知书及合同等；质量监督通知书应包括质监机构及监督人员的名称，联系电话，监督电话等。

1.2 建设工程质量监督工作方案及交底

工程质量监督方案是在工程项目实施监督前，质监机构根据受监工程的规模和类别，依据工程相关资料、工程建设法律法规和强制性标准编制的工程质量监督计划，监督工作方案应明确监督的重点和基本监督方式。交底记录是工程质量监督工作方案在规定时间内向建设、监理及施工等单位进行交底并留下书面文件。

1.3 工程质量监督记录

工程质量监督记录是质监机构在工程监督检查中对各方责任主体和有关机构履行质量行为以及对工程质量文件、资料和工程实体质量等随机进行抽样检查留下的记录。工程质量监督记录分为工程参建各方质量行为监督和不良记录，建设工程质量监督抽查记录，建设工程质量监督抽查记录，建设工程质量监督抽测记录及监督抽检通知单，建设工程整改通知书，建设工程局部停工（暂停）通知书，建设工程整改完成报告，建设工程复工申请报告，建设工程复工通知书等。

1.4 工程质量验收监督记录及报告

工程质量验收监督记录及报告是工程验收过程中形成的报告和监督验收情况文字说明。工程质量验收监督记录及报告主要指涉及结构安全的桩基（地基处理）子分部、地基基础分部、主体分部及主要使用功能的安装、装饰装修分部和工程竣工验收的相关报告及记录，工程竣工验收通知书。

1.5 建设工程质量监督报告

建设工程质量监督报告是指监督机构在建设单位组织的工程竣工验收合格后向备案机关提交的，在监督检查（包括工程竣工验收监督）过程中形成的，评估各方责任主体和有关机构履行质量责任、执行工程建设强制性标准的情况以及工程是否符合备案条件的综合文件。

1.6 工程质量事故（问题）处理监督记录及工程质量事故报表。

1.7 执法建议书

对工程参建各方责任主体和有关机构的不良行为及违反强制性标准处罚建议书。

1.8 需要保存的其它文件、资料和图片等。

2 工程质量监督档案整理中的存在的问题

2.1 对工程质量监督档案的重要性和意义认识不足，思想上不够重视，没有设立专职或兼职的档案管理员。

工程质量监督这项事业已经发展了二十年了，随着《建设工程质量管理条例》的出台，工程质量的验收由等级核验制度向竣工验收备案制度转化，工程监督时，由原来仅对工程实体质量监督向行为和实体同时监督转化，所以，工程质量监督档案的内容也发生了变化，质监机构和人员在工程建设过程中原来职责不明，现在变得清晰，质监机构和人员在工程的重要部位是否到位，该把的质量关是否把住，工程验收监督情况怎样，工作的规范性怎样等，从工程质量监督档案可以一目了然，从而反映工程质量监督档案的重要性，从另一个侧面反映工程质量监督档案的可追溯性。

有的建设单位工程竣工后未将工程档案及时移交城建档案馆，自己也未妥善保存，随着住房制度的改革，住房要办理产权手续需要工程竣工验收的有关证明材料，这样建设单位来我单位进行查询、复印，我们的质量监督档案就能发挥很好的社会效益和经济效益。

有的质监机构对工程质量监督档案管理没有设立专职或兼职的档案管理员，工程质量监督档案散落在质监人员手中，人员变化后，工程质量监督档案未及时移交，造成档案的缺失。

2.2 工程质量监督档案的内容各地区不统一，形式多样化

工程质量监督档案应该是反映工程质量监督过程及结果的记录，而不是工程建设全过程、全方位档案，据说有一个县级质监机构，到目前为止工程质量监督档案占用了一个三层楼的房屋，再监督工程，则要再扩建房屋，把工程施工资料、监理资料、图纸全部收集放在质监机构存档，质监机构变成了城建档案馆，这是不可取的。

2.3 内容填写不规范

质量监督交底的内容千篇一律，每个工程都是一样的交底记录，没有按工程的规模和特点来编写。监督抽查记录未反映工程存在的问题、工程质量状况及各参建责任主体的行为，书写时采用易退色耐久性不强的材料，字迹潦草，监督抽查记录和质量整改通知书签发时不规范，混用。

2.4 工程质量监督档案整理装订不规范

工程质量监督档案应在工程竣工验收完成后，由质监员整理，经审核符合要求后归档，整理装订文件时文字材料幅面尺寸规格应为 A4（297mm×210mm）幅面，而现在有的档案材料幅面大小不一，有的用16开，归档文件页面未打码编号，装订不整齐，未采用线绳三孔左侧装订法而用订书机装订。

2.5 工程质量监督档案保管的环境不符合要求

归档的工程有的质监机构未建立台帐，档案室的温、湿度不符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的相关要求，这样就不能达到《工程质量监督工作导则》档案长期保存15年的规定。

总之，从现在开始我们应该清醒地认识到工程质量监督档案的重要性，注意平时对工程质量监督档案的收集、整理、归档和保管，使工程质量监督档案准确地反映我们的质量监督工作，使我们质量监督事业更上一层楼。

[1]王远发.浅谈建设工程档案的全过程控制.科技广场.2009-02-01

[2]潘文敏,廖红明.城建工程档案管理亟待加强.韶关日报.2006-09-26

[3]宋园.保证工程档案的完整、准确、系统.中国建设报.2005-11-07