施工企业加强内部控制的策略分析

贺小琴

摘要:随着现代企业制度在我国的广泛建立,加强和完善企业内部控制制度已经成为企业发展最为关注的课题。对于建筑施工企业而言,科学有效的内部控制制度的建立和实施,有助于施工企业经营管理目标的实现,提高了施工企业的竞争力,对建筑施工企业的发展意义重大。本文提出了施工企业加强内部控制应遵循的基本原则,在阐述目前施工企业内部控制存在问题的基础上,分析了解决这些问题的基本策略。

关键词:施工企业;内部控制;内部审计

现代企业制度的建立要求企业建立并完善内部控制制度,它是提高企业竞争力,使企业在市场中得以生存和发展的重要保障。施工企业的生产和经营活动比较特殊,其产品的生产周期长,投资额较大,产品具有异质性特征,企业的生产活动面临较大风险,因此,加强和完善内部控制制度对施工企业意义重大。

首先,内部控制制度的建立规范了企业会计核算,防止了会计错误和舞弊行为的发生,保证了会计信息的真实性和可靠性,有利于管理者做出正确的管理决策。

其次,内部控制制度中有关企业资产的规定,加强了对企业生产资料的控制和管理,有力的防止了企业财产的流失,有利于降低企业施工非正常损耗,提高了经济效益。再次,内部控制制度是企业对自身的内部约束,贯彻和执行了企业内部的规章制度,使企业资源能够真正得以合理高效的配置和利用,提高了企业经营效率。

一、施工企业完善内部控制制度应遵循的原则

(一)全面性原则

全面性原则要求施工企业在完善内部控制制度时,要对企业各方面、全体员工以及施工的全过程实行全面管理,在企业的各项工作流程中落实内部控制制度,以确保内部控制的实施效果。在对全体员工进行管理时,针对企业的各部门进行责任细化,对企业的各种规章制度进行完善,以使内部控制的责任落实到每个员工。加强对施工过程的监督监管,尤其要关注施工质量和安全以及控制施工成本,在项目施工进展的各个阶段都要制定相应的控制措施,保持政策的连贯性和一致性,使施工项目自始至终都能得到有效的管理。

(二)合规合法性原则

国家制定了一系列法律法规和相关政策来约束和规范企业的生产经营活动,对企业的管理活动起着强制性或指导性作用,因此,施工企业建立内部控制的基本前提是符合国家有关法律法规的要求,贯彻和执行相关政策规定。同时,国家的宏观调控政策是对国民经济的规范和指导,也影响着企业生产经营的方向,是施工企业各项经济活动的指南。从而,施工企业应在遵守国家法律法规,顺应宏观调控政策的基础上,根据自身的实际业务特点,制定和完善符合自身发展要求的内部控制制度。

(三)不相容职务相分离的原则

建立内部控制制度的基本实施原则就是确定企业内的不相容职务,制定相关政策,防止一个人兼任企业不相容职务,以防止舞弊行为的发生。企业不相容职务若由一个人担任,就可能产生错误和舞弊,而且相关人员能够掩盖其错误与舞弊行为,使企业遭受损失的同时面临巨大的风险。因此,不相容职务必须由不同的人员担任,以防止不正常行为的发生。例如,在材料采购时,有权审批材料采购的人员不能同时从事具体采购工作;填写购货发票的人员不能兼任审核人员;仓库保管员负责登记材料的数量,管理材料的收、发、存工作,而会计人员负责相关的账务处理。

(四)成本效益原则

施工企业是自主经营、自负盈亏的法人主体,其各项经营管理活动都必须控制成本,以最大化企业效益,因此,企业在进行内部控制设计时必须贯彻成本效益原则。在制定和完善内部控制制度时,随着控制环节和关键点的增多,内部控制成本也相应增加,控制的措施也越来越复杂。虽然较多的控制环节能较好的发现问题,但高成本的内部控制制度使得企业无法承受,具体的实施效果也难以保证,这就要求企业必须运用科学合理的方法,在保证内控效果的同时,尽量减少不必要的控制环节,以降低控制成本。例如施工企业可以合理规划和设计会计信息系统,通过内部计算机网络来传递会计信息,在提高信息流动性的同时,系统的自我审核功能也有利于减少内部控制人员工作量,控制内控成本。

二、施工企业内部控制制度存在的问题

(一)公司治理结构基础不合理

作为现代企业制度的核心,合理的公司治理结构是施工企业能够建立高效内部控制制度的基础,也是内部控制制度发挥作用的重要保证。为了实现经营管理目标,管理当局建立了一系列规则和政策,内部控制制度是其重要组成部分。但是,现代公司治理结构在我国施工企业初步建立,决策权、监督权和经营权还未完全理清,没有明确各法人主体的权利和责任,在实际运作中,董事会、监事会和经理层人员交叉任职的现象还比较普遍。

(二)相关控制制度不健全

施工企业在设计内部控制制度时,并未遵循全面性原则,一味简化控制程序,使得一些主要控制环节无相关的制度,给企业留下了风险隐患。例如,对材料采购及领用,没有制定详细的采购及领用制度,导致具体采购工作仅仅依靠采购人员的业务素质,按照松散的采购惯例进行,而没有规章制度可循,日常管理中出现在材料入库时没有进行严格的质量、数量的审核,材料领用也没有严格的领用制度随意性较大。在对分包工程款的结算中,缺乏详细的结算控制程序以及监督措施,使得工程款结算随意性较大,给不法员工利用职权谋取私利提高了机会。由上可知,关键控制环节的缺失使内部控制制度难以奏效。银行预留印鉴和有关印章的管理不能严格有效的控制。

(三)内部审计未发挥应有作用

在施工企业的内部控制制度设计中,内部审计制度是其特殊组成部分,是内部控制制度能够发挥作用的最后保证。但我国处于经济转型时期,市场经济体制初步建立,由于相关教育体制的滞后,使得内部审计人员的业务素质低下,难以保证审计工作的质量,无法胜任内部审计工作的要求。同时,在施工企业中,管理层普遍轻视内部审计的重视作用,对审计意见不能认真对待,也不能很好的落实审计意见书提出的合理建议,使得企业内部审计工作难以展开,影响了企业内部控制制度的整体效果。

(四)信息传送机制欠缺

建筑施工企业的生产具有较高的流动性特征,工程项目实施的范围广,对内部控制的信息化要求较高,只有工程项目部与公司总部和各管理部门之间信息流动畅通,才能使企业内部控制真正约束各方面部门的行为。一些大型的国家施工项目,例如南水北调工程利用移民系统管理软件进行信息化管理,对工程实施的各个阶段进行有效控制,保证了工程的顺利实施。但是目前我国大部分施工企业信息化建设滞后,信息处理技术落后,较低的信息化水平导致信息传递不畅,难以满足内部控制管理的需要。由于公司总部无法及时得到项目的有效信息,使得工程项目建设没有受到应有的约束,信息失真现象比较严重,给企业带来了一些不必要的损失。

三、加强内部控制制度的策略分析

(一)重视企业内部控制制度

施工企业建立和完善内部控制制度,首先要提高对企业内部控制工作重要性的认识,为内部控制措施的实施创造良好的企业环境。现代企业管理的核心组成部分之一就是内部控制制度,它有效地保护了施工企业资产的安全,防止了企业管理错误与舞弊行为的发生,有利于保证企业会计资料的真实性和完整性,规避了经营风险的发生,是企业实现经营管理目标的重要保证。施工企业必须重视内部控制制度,在全体员工之间普及内部控制基本理论,强化各级管理部门的内部控制意识。例如,可以将内部控制措施规章制度化,制定成册发放到每个员工手中,并定期进行考核,从而使全员形成重视内部控制的意识,自觉遵守内控纪律。同时企业还应有一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执 行及其他应注意事项进行统一的规范化管理,并以书面形式予以约束。

(二)完善公司治理结构

施工企业公司治理结构存在的缺陷是内部控制制度难以有效实施的重要原因,只有完善公司治理制度,理顺公司治理结构,才能建立并实行合理高效的内部控制制度。完善公司治理结构,首先必须理顺董事会、监事会和经理层三者之间的关系,划分三者内部控制权限,使他们形成相互制衡,相互促进的良性发展关系。施工企业应深化改革,在构建内部控制框架的过程中,确立董事会的核心地位,保证监事会的监督职能,防止企业管理层一权独大,侵害董事会、监事会的合法利益。我国目前的国有企业改造的目标就是建立现代化企业制度,明确政府作为国有资产管理者的责任和义务,从而形成完善的公司治理结构。

(三)健全企业内部控制制度

施工企业在实施内部控制制度的过程中,应根据企业自身业务特点,不断更新和完善内部控制制度,对工程施工关键过程和特殊过程制定相应的职责分工和程序方法,切实保证工程质量。在健全和完善企业内部控制制度的过程中,应坚持不相容职务相分离的原则,确定和划分不相容职务,在施工重要环节都规定要由多个部门分工负责,使其相互监督,防止舞弊行为的发生。例如:在采购工程材料时,采购部门、验收部门以及会计核算部门行使各自的职权,有效分工,而同时专门的核查部门应该审核材料数量和质量,最后由项目经理负责审核签字,从而在整个采购流程中,坚持不相容职责分离原则的内部控制体系有效发挥作用,在保证采购正常进行的同时,防止了舞弊行为的发生。

(四)强化企业内部审计工作

内部审计工作是对企业内部经营管理活动的独立经济监督,是对企业内部控制制度是否有效运行的检验。因此,施工企业应该加强内部审计工作,提高内部控制制度执行的有效性。一方面,应对企业内部审计人员加强职业教育,提高其从事审计工作的能力,保证审计报告的质量,在审计过程中能够分析会计问题发生的原因,并提出弥补漏洞的对策,以完善内部控制体系;另一方面,企业管理人员应认识到内部审计工作的重要性,自觉遵守相关会计制度,积极采纳审计报告提出的改进意见。作为施工企业中的佼佼者,我国中铁股份有限公司已经建立了完善统一的内部审计制度,设立的审计委员会直属于董事会,接受董事会的直接领导,在其辖有的46家二级子公司设立专门的审计部门,监督子公司的日常运转,向审计委员会负责,一系列健全高效的内部审计制度保障了中铁集团的健康发展。

(五)提高企业信息化水平

由于施工企业的特殊性质,必须提高企业信息化水平,保证企业信息流通顺畅,建立项目管理信息应用平台,才能对项目施工进行有效管理,完善内部控制制度。施工企业往往规模庞大,下面分支机构以及施工项目众多,因此核算难度较大,体系复杂。为了集成与共享各个部门之间数据,企业应建立集中的财务核算体系,对企业的财务状况进行全面把握。同时,要构建企业内部统一的局域网络,通过办公自动化和人力资源管理系统,真正实现统一管理,统一经营。企业信息化水平的提高,为内部控制制度的有效实施提供了物质保障和技术支持。

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(作者单位:中铁七局集团第三工程有限公司)