基于作业成本法的时间陷阱分析在安徽电信CDMA终端采购流程优化中的应用

魏迎迎

一、研究背景、意义及理论

2009年1月,中国3G牌照正式发放,中国移动通信产业全面进入3G时代。3G技术推动移动电信和有线互联网产业向移动互联网延伸,打开了互联网公司进入电信市场的大门。中国电信运营商的竞争对手已不限于电信行业,更面临着世界级互联网公司的挑战,给中国电信运营商带来前所未有的机遇和挑战。部门壁垒,流程冗长成为传统国有运营商必须改善的管理缺陷。日益激烈的竞争态势要求中国电信提高市场响应速度,避免作业流程效率低下。

同时,作为3G应用的终端载体,CDMA终端成为中国电信获取竞争优势的重要武器,而目前CDMA价值链不够繁荣,供应链信息不够透明,导致中国电信终端成本居高不下,库存风险严重。

本文以CDMA移动终端采购流程为例,尝试采用作业成本法分析流程周转效率,找出流程中的时间陷阱,并提出流程改进建议。

作业成本法起源于美国,首先由美国会计学家科特勒教授提出,西方发达国家的学术界和企业界研究并推广的一种新的成本会计制度—作业成本法(简称ABC法)。在ABC基础之上的以作业成本确认和计量为手段的流程管理思想——作业成本管理(简称ABCM)可以帮助企业利用作业成本分析的成果对管理流程进行优化提升。在具体的流程和作业分析中,ABCM应用的是一种根据作业增值属性分类的方法,把作业分为增值作业(Value-added Activity),即能增加顾客价值的作业;和非增值作业(Non Value-added Activity),即不能增加顾客价值的作业。利用作业成本法计算的精确成本信息改进作业,消除无增值作业,提高效率,降低成本,并依据对作业的评价结果改进企业;剖析作业的完成及其耗费的资源情况,同时考虑技术因素与经济因素,动态中改变作业方式,并重新对资源进行配置;对价值链和作业链分析中进行动态改进,结合企业微观视野和行业宏观视野,向理想作业流程靠拢。

基于作业成本法的时间陷阱分析能够把流程存在的问题进行一定程度上的量化,使结果更准确。时间分析法就是寻找业务流程中存在的时间陷阱,找出在流程中浪费的一种方法。此方法是《精益6西格玛》一书中提出的。分析步骤如下(参见图1)

二、安徽电信CDMA终端采购流程时间陷阱分析

本文分析安徽电信各市分公司CDMA终端采购流程,该流程采购方为安徽电信各市分公司,销售方为天翼电信终端有限公司安徽分公司(以下简称天翼安徽终端公司)。流程的起点是市分公司向天翼安徽终端公司提交采购需求,流程终点是安徽电信省公司统一向天翼安徽终端公司进行资金结算。为便于分析,将流程分解为物流、资金流和信息流(见图5)。流程具体步骤说明如下:

作业1,市政企部提交本部门需求:向市分公司个人部提出需求,部门写申请盖章;

作业2,市个客部汇总市分各部门需求:汇总各部门需求,报备领导签字;

作业3,省天翼终端公司汇总全省需求,在ERP系统上报:根据分公司和经销商的订货需求,当天或次日在ERP系统里提交需求;

作业4,天翼终端公司总部发货:一般在收到订货单据的次日发货;

作业5,省天翼终端公司收到总部物资,清点物资:省库验收货物,扫码、进行ERP和终端串号管理系统的操作;

作业6,省天翼终端公司在ERP系统中录入分发信息,办理二次物流:根据分公司和经销商的订货需求,录入分发单据,交物流发货指令;

作业7,市个客部在ERP系统中确认终端销售:核对到货数量时候相符,在ERP系统中确认销售出库;

作业8,市物资部在物资系统中录入采购入库:根据物资系统核对收料单与供货单价格和数量是否相符;

作业9,市财务部在财务系统中录入采购信息:在M8系统录入终端入库分录;

作业10,省财务部组织全省三系统采购数据对帐,纠正购销数据差异:组织17个市分公司3个系统四类数据的核对;包括:组织提取三系统数据,编制系统数据差异表格,下发对帐通知,催促市分上报,整理汇总市分报表,分析对帐差异原因;

作业11,市财务部核对本市三系统采购数据:根据省公司要求核对三系统采购数据;

作业12,省天翼终端公司签定合同,发起付款申请:根据系统数据和分公司到货签收单,签订结算合同,发起付款申请;

作业13,省财务部审核付款单据,要求市分确认“应付帐款”:5-6个市分公司的付款确认;

作业14,市财务部向省分反馈确认可以支付:核对M8系统应付账款应付中安徽天翼终端公司的金额,经确认后发送确认函;

作业15,省财务部集中付款:5-6个市分公司的付款,包括制作付款凭证、主任审核、出纳付款,银行支付;

作业16,省财务部下发列帐通知:一个月的集中采购列帐通知,包括编制表格,起草公文,主任审核、公文发送。

观察移动终端采购流程图中的物流、资金流和信息流,我们可以发现,实体的物流和资金流都比较简单,但是信息流冗长,一个简单的购销活动由于涉及两家公司,3个系统,7个部门,各系统和部门间的信息流转不畅,导致移动终端销售资金周转缓慢,系统数据存在差异,因此终端采购流程的主要问题是信息流存在时间陷阱,库存积压造成经营风险。以下我们进行时间陷阱分析。

步骤一.找出每个活动环节花费的时间

设计移动终端采购流程调查表,以信息流程为线索,按照流程前后步骤,询问每个步骤执行人的一般工作量、执行时间(最长、一般、最短)、执行工具及流程优化建议。向流程涉及岗位发放调查表,统计各执行步骤花费的时间。

步骤二.运用ABC法区分每个流程中的增值活动和非增值活动

流程作业指在一个组织内为了某一目的而进行的耗费资源的工作。其目的就是为了使产品增值或产生顾客价值。根据ABC作业增值属性分类方法。把作业分为增值作业与非增值作业。

增值作业:能增加顾客价值的作业,增值作业必须同时满足以下条件:①该作业的功能是明确的;②该作业能为最终产品或劳务提供价值;③ 该作业在企业的整个作业链中不能去掉、合并或被替代。如果有一个条件不符合,该作业就不是增值作业。在省电信公司向天翼终端公司采购移动终端这一流程中,只有天翼终端公司总部向电信公司发货这一作业为最终的消费者提供了价值,属于增值业务。

非增值作业:不能增加顾客价值的作业,又可以区分为:非增值必要作业,指不创造价值,但是在目前产品开发、补充订货或者生产系统还需要,因而不能取消的活动,如产品生产各环节的检验活动;非增值不必要作业:指不能创造用户所需要的价值并且应该取消的活动。通过价值分析,企业可以有效地区分增值作业和非增值作业,从而为消除浪费,进行更有效的成本管理提供依据。

步骤四.计算流程周期效率〗

计算出增值活动时间Ta=40小时和流程总提前期T=195.17小时,计算得出流程周期效率=Ta/T=20%。〗

步骤五.分析时间陷阱产生原因〗

与世界一流的事务性流程周期效率50%相比,安徽电信移动终端采购流程周期效率与先进水平还存在差距。需要进一步分析时间陷阱产生的原因。

(一)采购流程中的时间陷阱原因

分析移动终端采购流程,发现时间陷阱主要由两类作业引起:

第一类,是非增值非必要作业。移动终端采购作业是市分自主采购项目,但是目前的流程中由于市分数据录入质量不高,省公司增加的检查、稽核、确认的作业,由于涉及省公司对17家市分公司的监察,这部分作业时间比较长,但是属于既不能为消费者增值,又不是公司必要的工作。

该类作业包括B10-组织全省三系统采购数据对帐,纠正购销数据差异30.67小时、B13-要求市分确认应付帐款18.67小时;t6-省天翼终端二次物流所消耗的12小时;合计流程可能节约时间61.34小时。

第二类,是非增值必要作业,但是在执行工具上可以优化。主要是省公司及市分公司未采用系统操作,仍然用手工方式汇总的下级需求,目前这类工作通过下级签字盖章,再发纸质传真的方式完成,这类作业建议改由市分在OA系统中提交需求,省去手工审批汇总传真的方式,流程优化的空间22小时。

该类作业包括:t2-市分汇总各部门需求信息6小时;t5-省天翼终端汇总各市分公司需求信息16小时,

如果能将这两类工作简化,则流程总提前期T=111.83小时,优化后的流程周转效率=40/111.83=36%;接近世界先进水平。

因此,采购信息流程中时间陷阱产生的主要原因是部分手工操作和市分数据存在质量不高,导致省公司增加检查、稽核、确认等工作环节。

(二)终端库存的时间陷阱原因

库存是一种浪费,移动终端库存已成为价值链中生产厂商、代理商、运营商共同的难题。过量的库存掩盖CDMA价值链中深层次的需求预测和信息传递问题。

就安徽电信公司来说,截止2009年8月底,各市分公司的手机终端库存可以支撑33天的手机销售出库需求(终端库存支撑天数=月末库存金额*30天/月均销售出库金额),在采购流程的分析调查中,我们了解,按现行的流程速度,从市分公司一线营业部门发起需求到市分仓库收货,总计需要96小时,大约12天(=96/8),也就是说移动终端采购的提前期应该是12天,再安排7天的安全库存量,原则上各市分公司移动终端库存支撑天数保持在19天(8天在途时间+7天安全库存)的使用量,可以在现行流程效率下,满足终端营销的需求。

那么实际上各市分公司的库存支撑天数平均为33天,比安全天数多了14天,究其原因,还是市分公司过量报送了14天的采购需求,而这些库存终端很大一部分已经超过三个月库龄,产生了跌价损失,甚至可能还需要支付滞销机的促销费用。

三、CDMA终端采购流程优化建议

针对采购流程及库存管理中存在的时间缺陷,提出以下流程优化建议:

(一)实施供应链管理SCM,市分公司负责掌握一线市场的各类终端销售数据,省公司负责指导市分公司根据科学的预测方法报送终端需求,天翼终端公司总部建立供应链信息透明传递的机制,中国电信公司市分、省分、总部;电信公司与终端生产商、终端代理商之间构成一个面向最终顾客的完整电子商务供应链,对彼此的终端库存与销售信息透明,提高企业对市场和最终顾客需求的响应速度,避免因信息不畅、需求扩大产生的库存浪费,从而提高企业产品的市场竞争力。

(二)建立终端需求预测模型。关注CDMA终端销售的基础数据收集和分析。出现过量库存的根本原因主要是需求预测不准,对消费者市场不够了解,进行需求预测没有科学模型。

(三)简化采购流程。英国历史学家斯科特•帕金森,说:“做一份工作所需要的资源,与工作本身并没有太大关系;一件事情膨胀出来的重要性和复杂性,与完成这件事情花的时间成正比。”采购本身是一件清晰简单的业务,如果市分公司从天翼终端公司采购终端像到商场采购东西一样流程简单,就可以省略很多核对、检查的非增值非必要作业。

本文基于作业成本管理,对安徽电信移动终端采购进行了流程的时间陷阱分析,主要分析了终端采购信息流冗长和库存冗余的问题,提出实行供应链管理,关注CDMA终端销售信息,建立终端需求预测模型,对非增值作业进行优化的建议。

通过以上分析,尝试了基于作业成本管理的时间陷阱分析进行流程诊断,希望能为3G竞争中电信运营商的流程再造(BPR)提供参考。

(作者单位:安徽电信财务部)