试论企业科技档案信息化建设

赵九轩

摘要:推进科技档案信息化建设是科技档案事业发展的必然趋势,要正确认识科技档案信息化的内在含义及作用,针对档案信息化建设面临的主要问题,加快科技档案信息化规范的制订和档案资源的开发,提高服务水平,保证档案信息的安全,加强档案信息人才队伍建设,推进科技档案信息化。

关键词:科技档案 信息化 内涵与作用 建设

中图分类号:F270 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-251-02

在“以信息技术为先导的科学技术”迅猛发展的21世纪,信息化建设已成为衡量社会发展程度和科学技术水平的重要标志。推进科技档案信息化建设是科技档案事业发展的必然趋势,也是顺应潮流、适应时代发展的重要选择。科技档案信息化对于充分开发利用科技档案信息资源,迅速、准确地为使用者提供所需的科技档案信息,促进科学技术成果应用与传播的最大化,将起到积极的推动作用。

一、科技档案信息化建设的内涵与作用

科技档案信息化是指综合运用档案管理学和信息科学的相关原理,以计算机数字化处理技术和网络传输技术等现代化高科技手段,对科技档案信息资源进行处理、管理、开发和有效利用的科技档案管理模式。科技档案信息化建设的基本内涵主要包括三个方面:一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息网络化。科技档案信息化的主要作用是:

1.提升了科研成果转化的利用率。科学技术的发展是连续的社会活动,科学研究离不开参考借鉴已有的科研成果。建立科技档案信息资源共享体系,将科技档案信息数字化、网络化,使之得到有效利用,既体现了档案“管理在于利用”的目的,同时也避免了科研的低水平重复,提高了科研成果转化率和产业化率,能够产生了更广泛的社会效果。

2.提高了档案信息利用的时效性。人工档案信息加工的模式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,信息的时效性比较差,严重影响了科技档案信息的应用价值。科技档案信息数字化,可直接将各类电子档案信息采集、输入系统,对不同载体的档案信息资源进行扫描、整合、缩微和数字化,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地形成二次文献。

3.增加了档案信息的存储量,实现了资源共享。一方面,现代科学技术发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,存储密度比纸质档案高出许多倍,大大增加了科技档案信息的存储量;另一方面,档案信息数字化可对丰富的馆藏信息资源进行重组、整理和组织,将原始科技档案转化成数字化信息,满足授权范围内的档案利用者在调阅时不受时间、地域的限制,实现真正意义上的资源共享。

二、科技档案信息化建设面临的问题

科技档案信息化是一项全新的工作,在信息化建设的过程中将会遇到“数字信息存储与利用、多媒体、网络、用户平台、技术标准等技术问题。

1.档案信息化标准规范滞后。目前,科技档案数字化建设大都处在试验和探索阶段,但由于标准化推行不力,缺乏统一明确的业务性和技术性标准,再加上计算机软件开发缺乏整体规划性,在通用性、实用性等方面存在严重不足,缺乏技术支持、系统管理和网络技术的支撑,造成规划要求不明确,软件各异,兼容性差。数据库的设计、修改不规范,数据标准难以共享,建成的科技档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

2.档案信息资源缺乏有效整合。在信息化建设过程中,各个科技档案部门之间缺乏有效的沟通机制和对档案资源的组织协调,缺少建立统一的信息网络合作意识,不仅影响到科技档案信息服务的水平和质量,致使大量的能够转化为生产力并创造出经济效益的科技成果档案无法发挥出整体效益,导致了低水平的重复开发和运作,同时也影响到科技档案信息资源开发的程度、广度和利用的效果。信息资源不足已经成为制约科技档案信息化深入发展的瓶颈。

3.档案信息的安全保密管理面临考验。如何在科技档案信息资源的开发利用与安全保密之间找到最佳的结合点,是对科技档案信息化工作提出的一大课题。科技档案的保密性在信息化过程中受到信息网络使用的挑战,科技档案信息系统也存在着安全问题;网络上非法入侵的病毒和窃取、修改甚至伪造机密档案数据等不安全因素,也使得档案信息的安全保密受到严重威胁。安全保障技术更新迟缓,主要表现在:有效的信息安全保障技术得不到较好的普及应用或者即使得到了应用也得不到及时更新。

4.缺乏档案信息化建设的人才基础。科技档案队伍建设由于受到原有基础、总体环境和工作条件等限制,信息化人才紧缺:一是信息档案队伍信息化素质远不能适应档案信息化发展的需要。尽管目前档案人员的信息化意识已大大加强,但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练,在技术基础和操作技能方面十分欠缺;二是是信息化建设需要的具有信息技术背景的专业技术人才严重不足,系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏,在很大程度上制约了档案管理信息化建设的质量和速度,影响到信息化整体效果。

三、加强科技档案信息化建设的对策

1.加快档案信息化标准规范的制定。标准规范是科技档案信息化建设的基础,是档案信息化建设的重要保障和不可或缺的必要条件。科技档案信息化标准规范主要包括三大类:即对电子文件档案信息进行管理的管理性标准规范、对档案文件信息化处理的业务性标准规范和对电子文档数据存储、交换、加密系统软硬件设施的技术性标准规范等。只有在建立上述有关标准规范的基础上,才能使科技档案信息化建设工作有序发展。因此,有关部门必须加大制定信息化标准规范的力度,尽快出台相关的规范制度和标准。对已经出台的信息管理共用标准、纸质文件档案管理标准和电子文件管理专用标准及规范加以不断的完善和改进,使科技档案信息的收集、整理、存储、传送和发布程序真正做到有规章可循,有制度可依。

2.为信息化提供丰富的档案资源。科技档案信息资源建设是档案信息化的核心,也是档案信息服务的基础和前提。在科技档案信息化建设过程中,一要加强档案资源建设的宏观规划与协调,注重科技档案信息资源的开发,根据科技档案事业发展趋向及科研需求,加快建设一个完善的科技档案信息资源开发利用网络系统:二要快速、有效、有序、合法地开展馆藏科技档案信息资源数字化工作,大幅度提高档案数据库的信息量,实现公用信息平台及开放目录信息资源共享,提供开放科技档案目录网上查询,提供部分科技档案全文浏览服务:三要加强科技档案资源建设的理论研究,确立馆藏科技档案资源体系的建构原则与模式,努力向社会提供深层次的分析研究性的信息,提高科技档案信息服务水平。

3.建立档案信息化的安全保密体系。信息化之后科技档案主要是以电子文档的形式存在,构筑科技档案信息安全保密体系就是保护电子档案信息资源,防止未经授权或者偶然因素对电子档案信息资源的破坏、更改及非法利用,以实现科技档案信息资源利用的安全性、保密性和完整性。保证科技档案信息的安全,首先档案管理人员必须增强保密意识,认真地对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格审查,严格管理:其次,通过制定全面系统的管理制度,从系统建设、信息上网审批、密码管理、涉密载体的保管、网络的维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面进行网络管理和运转秩序的规范;第三,通过采用多种网络安全技术手段确保科技档案信息安全可靠:对于敏感信息、秘密信息和重要数据,必须与互联网等公共信息实行物理隔离;利用访问权限控制技术保证包括电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法利用;通过防火墙、进行安全扫描入侵检测等。总之,采用最新的信息安全保障措施,并对这些措施及时更新以保障档案信息的安全性。

4.加强培养高素质的档案信息化人才队伍。科技档案的信息化是一项技术性很强的工作,而档案信息化建设的关键,一是尽快培养和造就一支适应科技档案信息化要求的分工合理、结构科学,形成由计算机科学知识的系统管理人员、基础设计人员、系统操作人员、硬与软件维护人员等档案现代化管理技术人才组成的科技档案信息化人才队伍;二是掌握档案信息采集、分析、整合、研究和传递的能力及深度开发档案信息资源能力的档案信息资源开发研究人才;三是既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型专业人才。培养高素质的档案人才既是当务之急,也是长远任务,必须制定一个总体的目标和规划,采用多种形式进行。一方面,充分发挥高等院校设施齐全,师资力量雄厚,科研能力强的优势,采用引进、委培进修的方式培养高层次的科技档案信息化人才;另一方面,加强科技档案人员的在职培训。在职培训选择的方式主要有以下几种:岗位培训,使档案人员掌握最新专业成就与技术信息,更新和拓展知识面,全面提高专业水平与技能,以适应档案信息化发展的中、长期需要;专项培训,解决档案人员知识老化,改善整体知识结构,弥补技能缺陷,交流业务经验,掌握信息化工作必需的业务知识技术;超前培训,使科技档案人员跟踪最新科技信息,了解和掌握未来岗位信息化所需要的业务条件、专业知识、操作技能,启发创造力,使科技档案人员的素质构成与科技档案信息化的发展相协调。

(作者单位:中铁十二局集团有限公司 山西太原 030006)(责编:郑钊)