浅谈高校校园卡资金的财务管理

邱东旺

摘 要:管理高校校园卡必然要管理校园卡的资金,财务管理是校园卡管理的核心。因此,校园卡资金的财务管理直接影响到它的使用效益和安全。文章拟从通过现状分析、建立管理制度、完善内部控制等方面探讨促进高校校园卡资金财务管理的规范化、制度化。

关键词:高等学校 校园卡资金 财务管理

中图分类号:F234 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-163-02

一、校园卡资金管理现状及存在问题

1.校园卡的特点及使用范围。现在校园卡一般使用非接触式加密IC卡(射频卡)存储容量4K,校园卡应用系统集学校管理与金融服务于一体,实现资金充值、消费支付功能和校内身份论证管理相结合的多功能卡式应用管理系统。校园卡的使用大大方便学生在校内的学习和生活,提供学生餐饮消费、自助购水电费、上机收费、超市消费结算,实现校内无现金消费。医疗卡、学生证、出入证、阅览证、借书证、指纹考勤、城市公交易通卡等功能实现了真正意义上的一卡通。为学校实现现代化、科学化管理提供了最佳的途径。

2.校园卡资金没有独立进行财务核算,记账方法大多采用收负责实现制进行会计核算。

3.由于校园卡的消费金额小、笔数多、使用量大、小额消费不使用密码的特点,校园卡管理系统设计上允许脱机操作,在停电情况下仍可使用,方便餐厅消费收款。高校校园卡系统各终端服务器与校园网联接,且终端消费机和出纳机可能脱机工作,致使存款或消费数据不能及时上传,同时也造成挂失黑名单不能下传到各终端POS机。

4.校园卡管理报表系统只有简单的收款或退款、消费及个人收支余明细账查询,缺少反映所有的收款、消费、上期结余和本期结余金额,造成只能核对收款和消费情况,难以核对校园卡的资金结余情况与财务核算的结余情况。

二、校园卡资金的财务管理

1.建立岗位责任制度。校园卡管理中心隶属财务处,以更好地加强财务管理,按照国家财经法规、制度和学校互联网安全制度规定,负责校园卡管理工作。其主要职责和权限如下:(1)负责校园一卡通系统各终端设备的日常管理,保障系统安全,维护系统正常运转。(2)严格遵守财经纪律,做好校园卡管理中心的会计核算工作。(3)办理各单位在校园卡上交易的数据采集、核对,编制月报表。(4)做好学生水、电费使用管理工作。(5)办理校园卡制作、申领、销户及挂失、解挂、补发工作。(6)接受校园卡使用情况的查询、咨询工作。(7)根据学校管理的要求,不断开拓校园卡的使用功能。(8)起草有关校园卡管理的规章制度和文件。(9)做好办公室及机房的防火、防盗工作,保证财产物资的安全。(10)完成领导交办的其他工作任务。

2.设立会计科目进行会计核算。(1)会计科目设置:设一级科目“现金”、“银行存款”、“应收及暂付款”、“应付及暂存款”、“代管款项”,在“代管款项”下设明细科目详见附表。(2)会计核算方法:根据现行《高校学校会计制度》对校园卡资金进行统一核算,统一管理。校园卡资金收入实行分餐厅和充值员明细核算:收到充值款时,借记:“银行存款”科目,贷记:“代管项款——校园卡资金——银联POS机充值款”;校园卡消费款结算按月计提,借记:“代管项款——校园卡资金支出——餐厅消费”科目,贷记“应付及暂存款——消费结算”;支付消费款时,借记“应付及暂存款——消费结算”科目;贷记:“银行存款”。按照这样进行会计核算,可以按月计算校园卡资金结余情况与校园卡管理系统的校园卡资金结余进行相比对,做到账账相符,以确保校园卡资金的安全。

3.巧用Microsoft Office Excel设置大写金额的作法。通常会计人员在填写大写金额时,采用遂字录入方法操作,浪费时间而且容易录错,这里介绍一组公式供大家参考:如需要将Excel表格E3单位格的小写金额转换的大写,即按下列命令录入即可=TEXT(INT(E3),“[dbnum2]”)&“元”&IF(INT(E3*10)-INT(E3)*10>0,TEXT(INT(E3*10)-INT(E3)*10,“[dbnum2]”)&“角”,“零”)&IF(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10>0,TEXT(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10,“[dbnum2]”)&“分”,“整”)。

三、完善内部控制制度

为合理保证校园卡管理中心业务工作合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高校园卡管理中心工作效率和效果,促进校园卡管理制度化、规范化,特制定本内部控制制度。

1.岗位分工控制:校园卡管理中心内设主任岗、副主任岗、系统管理员岗、管理员(一)岗兼会计和管理员(二)岗兼出纳。各岗位工作职责另行制订。

2.货币资金控制。(1)校园卡充值款控制:后勤集团饮食服务中心充值员办理校园卡资金通过POS机充款,当日应足额存入学校校园资金专户,每周由饮服中心进行汇总,管理岗(二)审核签字登记后交管理岗(一)复核签字记账。按月进行汇总复核,当月存款金额应与校园卡系统收款金额相符,存款金额不符情况于次月5个工作日内通知饮服中心会计进行相应会计处理。(2)校园卡工本费控制:管理岗(二)开据校园卡工本费,当日收取的工本费的人数和金额与管理岗(一)和副主任岗发卡数量相核对签字,按月进行统计汇总核对签字,当日收的校园卡工本费应登记日记账,做到日清月结。(3)消费结算控制:消费款按月进行结算,由管理岗(一)授理,经PC机校园卡系统核对一致后,送主任岗进行复核。(4)水电控智能系统消费内部结账控制:转每季度结算一次,经管理岗(一)审核制单后,送主任岗进行复核。(5)注销退款控制:管理岗(二)对校园卡注销账户退款应与PC机注销记录相符,每月终了进行对账后送主任岗复核。(6)挂失赔偿款控制:由管理岗(一)或系统管理岗与持卡人进行核对、打印挂失赔偿清单签字后交管理岗(二),由PC机通过挂失赔偿专户补给,每年终应向开发商索赔,索赔金额转入校园卡资金专户。

3.校园卡控制。(1)校园卡日记账控制:校园卡购入、发卡、库存数量按日进行登记,每年至少进行一次盘点,做到账簿登记与实物相符。(2)新生免费发卡控制:新生免费发卡采用专用账户进行发卡,管理岗(二)办理新生免费发卡的数量与教务处提供的录取名单相一致后,送副主任岗进行复核。(3)校园卡日常发卡控制:每日进行发卡平衡计算,平衡公式:新办校园卡数量+补办校园卡数量=交款发卡数量+保修发卡数量+免费发卡数量。管理岗(一)和副主任岗的交费发卡数量应与管理岗(二)收取的工本费数量相分离,每天发卡的数量应与收费的数量进行复核登记相互签字。

4.数据管理控制。(1)消费数据备份控制:消费数据由计算机每日进行自动备份,系统管理岗每日对备份的数据用移动硬盘进行双备份,月终进行光盘刻录,年终移交给档案部门进行长期保管。(2)学生信息控制:系统管理岗对学生信息进行整理,并与教务处提供的学生名单信息、人员数量相一致,经副主任岗复核后导入数据库,同时将核对后的数据发送给开发商制作彩照卡。(3)学生公寓免费电费定额标准控制:系统管理岗按物业提供的学生住宿的房间号、名单、核定的免费定额标准编制补电数据,经副主任岗复核后于月初导入补电数据,导入电控系统的数据应与物业提供的住宿信息相符。(4)学生公寓免费水费定额标准控制:系统管理岗按物业提供的学生住宿的房间号、名单、核定的免费定额标准编制补水数据,经副主任岗复核后于每学期初进行补水,水控系统的免费补水量与物业提供的住宿房间信息相符。

(作者单位:集美大学 福建厦门 361021)

(责编:吕尚)