高校图书馆数据存储外包的探讨

彭泽华　胡开胜

摘要:数据存储作为信息技术业务外包中的一项重要业务正成行业关注的热点。本文在深入分析数据存储外包风险的基础上,提出适度地开展数据存储外包可以优化高校图书馆人力资源的配置、降低数据存储业务费用投入、提升服务水平的观点,还在文中提出规避风险的具体措施。

关键词:高校图书馆;数据存储外包;信息技术业务外包

中图分类号:TP391文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)22-pppp-0c

随着信息和网络技术的飞速发展,Internet成为教育、科研、商业和社会沟通的新模式,人们对信息的加工、存储、查询、利用等有了更高的需求。在各种社会资源中有“信息仓库”之称的图书馆,也在走过了传统图书馆、自动化图书馆两个阶段后,已快速步入数字图书馆(Digital Library)建设时期,而且基于数字资源与网络开展服务已经成为主要形式。与时同时,随着各种商用数据库的不断引进和自建数据库的不断加强,使得高校图书馆的数字资得用TB单位来计算,并还在呈几何级数地快速增长。海量级数据存储设备的建设与维护已成为图书馆现代建设中投资最大的一部分,其性能的优劣也直接影响整个数字图书馆的服务质量。面对快速增长的数据存储需求和不断发展的存储设备技术,图书馆如何选择合适的方案,建立一个可扩展的、安全的、高效的以及管理方便的存储系统已经摆在每一个高校图书馆的面前。

笔者根据多年从事高校图书馆项目建设与管理的经验认为:数据存储作为信息技术服务中一项主要业务,将其进行外包管理不失为高校图书馆建设过程中的一种有效管理方法。这将不但是一种高可用性、扩充性、安全性的建设方案,也是一种实现投资成本较少、获得效益最大的建设方案。

1 数据存储外包现状

1.1 数据存储外包的涵义

数据存储外包是指数据存储并非自己核心业务的企业在建立数据中心时,以合同的形式,通过公开招标,委托存储服务提供商(SSP,Storage Service Provider)提供本企业所需要部分或全部数据的存储、备份和灾难恢复等业务,使企业可以集中精力主营自己的核心业务。

1.2 数据存储外包的缘起与发展

数据存储业务外包与信息技术应用开发和维护、信息技术的培训、通讯网络建设和管理、信息系统的运作和管理、设备维护等业务的外包同属信息技术外包的范畴。信息技术外包始于20世纪80年代末期的美国,1988年美国柯达公司宣布将其所有的信息系统职能外包给IBM和DEC等著名的信息技术公司,拉开了信息技术“业务外包”的序幕[1]。据Gartner公司2002年的研究报告,公司信息技术外包服务上的支出2001年已经达到3000亿美元,预计到2008年增长到7000亿美元。有的研究者甚至预计到2010年信息技术外包服务市场将达到10000亿美元[2]。

数据存储外包是信息技术外包服务业务中的一种比较新的做法,但其发展却很快。近年来,随着企业的数据存储量呈爆炸态势增长,但缺乏专业的存储管理能力,企业的存储体系结构的管理开始显得捉襟见肘。而企业的资源总是有限的,若是将注意力集中到企业数据存储管理上,势必导致分配到产品制造或服务提供的资源不足。因为存储的需求总是日益见长,但企业投资与人力相对有限,相对这样的两难境地,存储服务自然应运而生并得到较快的发展[3]。2002年,据美国互联网数据中心的研究表明,美国存储服务市场预期可从2001年的1.4亿美元增至5亿美元[4]。05年, 据研究公司TheInfoPro称,大多数财经服务公司都开始将电子邮件归档服务交给ZANTAX、Iron Mountain和惠普等公司去管理。另外,大约有三分之一的公司将日常的备份工作外包给Iron Mountain、Arsenal Digital和AmeriVault那样的公司去完成。在调查中还发现有15%以上的公司将灾难恢复中心、电缆线路和存储设备的日常维护工作外包给其他公司完成;在财富1000家公司中,有将近20%的公司至少将一部分存储管理业务外包给其他公司完成[5]。

目前外包数据存储业务活动在北美已是一个极为普遍的现象,欧洲与亚洲也在朝这个方向发展。2007年11月23日,由上海市信息服务外包发展中心和维哲公司(GIC)联合主办上海信息服务外包产业发展论坛,在上海国际信息服务外包产业基地—卢湾区“智造局”胜利召开。信息产业部软件与集成电路促进中心王辉博士与上海市信息服务外包发展中心主任徐龙章签订了《关于共同推进软件与信息服务外包产业 发展研究合作意向书》,并发布了上海市首部信息服务外包产业“白皮书”《上海市信息服务外包产业发展报告》,在会上,国际顶尖IT咨询机构Gartner资深分析师TJSingh指出,对于目前国内大多数企业用户来说,或许网络存储外包服务概念感觉还是颇为遥远,但毫无疑问,随着中国存储市场的进一步成熟,网络存储外包服务必将深刻影响未来存储系统供应商的中国市场策略,同时也将影响着目前中国企业用户的数据存储方式与观念[6]。

2 数据存储外包的优势分析

2.1 节约费用,够获得成本优势

随着高校图书馆数字化建设的不断深入,网上访问的数字资源和各种服务不断增加,对存储系统的容量、性能和可靠性都提出了空前的高标准要求。如何以更低的成本,建立起一套或多套合理、实用的大容量存储系统正在成为支持数字图书馆资源保存和网络服务的关键环节[7],而存储服务提供商利用其规模经济和专业能力可以很好地解决这一难题。存储服务提供商的规模经济性主要表现在基础设施的建造与共享、对存储专业人员的培训以及提供低成本高质量的服务等方面[8]。以目前各高校数字图书馆数据备份方案的建设为例:近阶段各高校数字图书馆所拥有的数字资源主要包括自建资源与引进资源,真正需要图书馆备份的数据是以馆藏书目数据、随书光盘数据、特色数据库数据等为主要构成的自建资源,而在这两大类资源中自建资源所占比重远少于引资源,但图书馆有必要投大量的资金为有限容量的自建资源搭建独立的备份平台,但如果能以外包的形式解决数据备份和恢复问题,不但可以与其它单位共享存储服务商更为安全异地备份方案,而且还可以通过共享备份中心节约大量资金和后期维护费用。数据存储业务实施外包对成本的降低效应也早已在各企业的实践中得到检验,根据美国学者对180家实施外包企业的调查结果,实施外包后, 42%企业的平均成本降低率达到16%,效果相当明显[9]。

2.2 规避风险,提高服务水平

首先从技术的角度来说,高校图书馆作为学校文献信息资源中心,其核心业务主要在图书馆学研究、图书馆管理研究、深层次的读者服务研究、采访决策控制、联机合作编目的发展和网络资源编目的研究等方面,而对海量存储技术研究与管理一直不是图书馆强项,另外图书馆技术人员队伍一直以来都不太稳定的现实情况等,这些都将导致图书馆在进行海量存储系统的管理时增加其数据丢失或中断服务风险。数据存储外包给专业存储服务商后,由于他们专注于存储技术而具有丰富实践经验和专业能力、严格的质量管理标准以及不断跟踪存储领域内最新技术的能力,这些都可以减少故障发生的频率和故障恢复的响应时间,从而保证图书馆各项服务的连续性。

其次从项目规划的角度来说,项目规划的决策者很难拿出一个最优方案。原因有二个方面:(一)图书馆数字资源进行大规模自建与引进是最近几年事,数据所需的存储空间在不断的快速增加,项目决策者永完不把握不准存储规模应该多大,规模过大造成投资浪费的风险,过少则不能满足实际存储容量增长的需求。(二)随着IT技术的日新月异,市场环境瞬息万变,数据存储设备更新换代速度极快,从SCSI?FC?iSCSI的数据传输协议层出不穷;从DAS?NAS?SAN(包括FC SAN和IP SAN) 的存储系统网络架构各有其优劣[10];从半导体存储器?光存储器?磁存储器的存储介质其能存储数据容量不断增大[11]。在这种技术、市场背景下如果做大规模的、长期规划存在技术被淘汰风险,反之存在不能满足长远发展的扩容需求风险。采取数据存储业务外包后只需按照实际使用的GB数量付费,从而将这些风险转嫁给数据存储服务商,并减少投资、保证采用最新存储技术和产品而提高图书馆的服务水平。

2.3 优化人力资源配置,专注核心能力的发展

“核心能力”一词最早是由管理学家普哈拉德和哈默在1990年刊登于《哈佛商业评论》的一篇论文“The Core Competence of The Corporation”中提出的。核心能力是组织的积累性学识,是一组技能和技术的集合体[12]。在图书馆事业日益发展的今天,一个图书馆要对所有业务和相关技术都占据竞争优势是不可能的,只能在整个业务链中选择最擅长、最核心、最富有价值的环节来发展,而将其余环节的业务有选择地外包给市场最具竞争力的企业,从而实现各环节最佳能力的组合,达成整体发展优势,这就是图书馆业务核心化战略[13]。对于图书馆而言,无论是信息的采集、知识的组织、理念的更新、技术的进步还是服务方法方式的优化,都只是一种手段,终结目标都是为了更好、更优、更有效率和效益地为读者提供服务,这也是图书馆核心能力所在之处。

图书馆将数据存储这种图书馆的非核心业务外包给存储服务提供商的做法,实际就是图书馆的一种核心化战略。它可在不需要扩大图书馆的规模的前提下,在实际上拓宽图书馆的边界;既可以避免图书馆过于庞大,又可以通过分享馆外优质资源。另外,从管理学的角度来考虑,通过与具有先进技术和先进管理水平的存储服务提供商的合作,图书馆还可以学习和借鉴其先进的现代化管理思想、经验,促进自身管理理念的更新和管理水平的提高[14],从而进一步优化人力资源配置,将更多的优秀人才专注于图书馆核心业务的发展上。

3 数据存储外包中存在的风险和防范

外包作为一种先进的竞争策略,以其明显的优势正被广大企业所接受。高校图书馆作为知识信息资源管理的重要部门,是整个国民经济中一个特殊的、又颇为重要的行业,当然也应加以吸收应用,但同时也应注意到不合理的外包、没有严格管理的外包同样具有很高的风险。我国高校图书馆在进行存储业务外包时要尽量做到降低风险,下面将对这两方面的问题加以讨论[15]。

3.1,外包中潜在的风险

外包中潜在的风险集中表现在以下几方面:

1) 存在着由于过分依赖数据存储服务商而最终受控于服务商的风险。当一个单位将其数据存储的建设与管理承包给另一个公司时,它自己对本单位存储系统的建设与管理当然就会减弱,进而放松对存储技术关注,导致本单位对存储技术的掌握就会越来越少,以至于不能跟上技术发展的步伐。然而,随着图书馆现化化建设步伐的加快,特别是当数字图书馆是未来图书馆的主要存在形式的时代,存储基础设施的建设已成了图书馆一切数字资源建设的基石,如果图书馆自己对存储技术了解太少,就只能过份地依赖存储服务商。这就存在着受控于存储服务商而最终导致外包费用增加的风险[15]。

2) 存在着外包商不能很好地提供服务的风险。毕竟存储外包服务市场刚刚萌芽,不管是市场本身还是提供服务的厂商,规模都比较小。根据Gartner的报告,目前存储服务市场只有几亿美元,存储服务领域最大的厂商在2004年的营收仅为2000万美元[16]。技术力量强、财力雄厚、具有持续发展能力、具有先进经营策略与管理方式的存储服务商一般能提供高质量的服务。如果将业务外包那些管理思维陈旧、组织结构杂乱、职员间缺乏团队合作精神、缺乏研究与发展能力的外包商就有可能带来项目质量低下,甚至失败及导致服务中断或数据丢失的风险[15]。

3) 存在着项目可行性不确定的风险。这主要是由于所选择的外包项目不适当或签定的合同缺乏灵活性造成的。一方面,由于许多市场因素的变化,有可能导致目前选定的项目在服务商完成之后已用不上的风险。另一方面,存在着由于高新信息技术的出现,使得目前订立的标准在外包商完成之后已不具有竟争优势或不能带来原先预定效益的风险。另外,还存在着图书馆与提供技术的服务商之间由于对需求的理解不一致,而造成的系统不能很好地满足图书馆需求的风险[15]。

2.2 外包中风险的防范

在外包过程中可以从以下几个方面来进行风险的防范:

1) 根据本馆实际情况选择合适的外包存储方案。图书馆在决定是否进行存储外包之前,决策者一定要有这样的一个观点:外包存储并非永远都是最划算的,除非有大量的数据需要处理。也就是说,因存储空间的节省,每月每GB的开支至少要低于自己动手的成本,否则外包就不是明智之举。根据存储网络公司的创始人,CTO Bill Miller的评估,虽然如同外包存储成本一样,外包存储数量的下降也许会下浮,但至少应不低于8TB[4]。另外,有关数据的备份、灾难恢复的存储解决方案,本人的观点倾向于外包的方式,原因有两个方面,第一、就现阶段来说,绝大部分高校的数字资源是以引进为主、自建为辅,如果为容量有限且真正需要图书馆自已来备份的自建资源独立建立一个备份、容灾中心这是极为不合算的,因为这不但要独立采购独立的用于备存的储设备还要有引进昂贵的备份、容灾软件系统;第二、从安全的角度来讲,外包之后服务商所提供备份、容灾中心往往与图书馆物理位置相隔甚远,这刚好完全符合容灾备份中心需要是异地建立和维护,利用地理上的分离能更安全保证系统和数据对灾难性事件的抵御能力的要求。

2) 对服务提供商进行全面的评估,谨慎选择合作伙伴。虽然信息技术外包的市场已经非常成熟,但一直以来,信息技术外包的概念离存储是比较遥远的,我们能够看到桌面系统的外包、可以看到服务器系统的外包(IDC就是一个最好的例证),也可以看到企业整个IT系统的外包,但是单独的存储外包,却比较新鲜[16]。在这种不太成熟市场环境下,对服务提供商进行评估以决定其运作方面的能力和财务、信誉度方面是否能满足需要是数据存储外包过程中最为关键的一步。其中,运作方面的能力包括有关存储方面所需服务和技术支持的经验和能力、服务失败或业务系统遭黑客入侵等偶发事件的应对能力、在预期的操作环境下提供服务的经验、提供外包业务关键人员的业务能力和敬业精神与职业道德等进行评估;财务、信誉度方面的考察包括通过其它用户和咨询机构了解服务提供商的信誉和表现;分析服务提供商提供的已经审计过的报告、年终报告和其它指标;考查服务提供商在同类型行业中服务的时间、占据的市场份额及其波动情况;评估服务提供商的技术费用支付能力,如服务提供商在财务上是否有能力投资和支持图书馆数据存储外包业务所需的技术等[17]。

3) 制定完善的外包合同,并加强后期管理。在选定存储服务提供商后,制定完善的外包合同、加强后期管理是必不可少的环节。外包合同的签订首先要基于信任和双赢的基础之上,并注重体现双方的战略意图, 而不是片面追求成本的降低;在内容上应全面、详实地明确服务范围、各阶段的任务、赔偿责任与争端解决程序,还要综合考虑各种可能出现的情况,同时又必须具有一定的灵活性,以适应未来的变化和新技术的应用;在合同的期限与付款方式上,外包合同的期限不要太长并按阶段进行付款,短期合同能够使图书馆更好地改变技术方案来满足业务需要。在合同执行期间,图书馆要按照合同中的规定建立评估体系和激励机制,并与服务商密切配合,及时交换意见,确定服务商能提供最优的服务。

4 结束语

虽然数据存储外包服务市场刚刚萌芽,市场本身、提供服务的厂商规模都比较小,但随着全球的数字化浪潮不断深入,使这个崭露头角的新市场正在显示出了强大的生命力。高校图书馆作为学校文献信息资源中心,对数据存储的依赖程度远大于一般的企、事业单位,如果高校图书馆能在充分认识数据存储外包风险的基础上,适度地开展数据存储外包管理,并采取有效的手段合理地规避外包风险,那么就可以充分利用数据存储外包的优势优化人力资源的配置、降低数据存储业务方面投入费用、提升服务水平。

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