新发传染病档案管理的实践与思考

吴小英

新发传染病是指新确定的和先前未知的、可引起局部或世界范围内公共卫生问题的传染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。这些新发传染病往往具有传染性强、传播速度快、病死率高的特点,对社会稳定、经济发展和国家安全造成严重影响。因此,预防和控制新出现的传染病,已成为当前疾病预防控制工作中的重要内容。无疑,档案室作为各级疾控机构重要的信息资源管理部门,应该尽早认识到这一点,积极将档案管理渗透到防控工作中,做到关口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能确保这些档案材料能够真正完整地反映防控过程和经验。

一、建立档案管理机制

1、架构档案管理组织

当疾控机构全面启动新发传染病预防控制机制时,往往会建立起防控工作领导小组,全面组织和领导防控工作,并在此之下,成立相关工作组。如协调组、信息组、现场组、检验组、宣传组、后勤保障组、外联组、专家组等,具体负责预防控制工作中上下级部门的协调与沟通;进行疫情信息的收集、分析与上报;开展疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测。同时还要对社会民众进行健康教育,并与社会多系统多部门开展联防联控,共同抵御新发传染病。在疾控机构启动防控机制的第一时间,档案部门就应积极行动起来,将档案管理介入到防控机制之中。首先,档案人员应加入协调组或信息组的工作,专职负责对整个防控工作档案的指导与收集。第二,在各个防控小组中确定档案信息员,负责该组档案材料的收集和归档工作。

2、明确机构和人员职责,建立规章制度。

档案部门应在各工作组成立之始,建议领导小组在各组建立和制定制度时,在制度中明确归档任务。在工作结束或告一段落时,将本组形成的文件材料及时收集和归档,并将这一责任具体落实到各组的信息员职责中去。明确规定信息员的职责,除了定期将该组工作信息上报防控领导小组外,还要负责将该组文件材料收集齐全,上交到档案室。档案部门也应该及时制定归档范围,提出归档要求,发送至各工作组,从而确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。

3、利用现有的档案工作网络

在防控工作结束、工作组解散后,还会有反映防控工作的文件产生或需要归档,如表彰类的申报材料和实物类的档案以及各科室申报的有关项目或科学研究的档案材料。为了确保档案能完整地反映整个防控的全过程,也应该注意收集这部分材料,而它们的归档就需要靠现有的档案工作网络来完成。因此,档案机构还要及时对各科室的兼职档案员提出要求,关注并及时收集和归档这部分档案材料。

二、明确防控文件材料的归档范围

防控工作组的人员多为公共卫生专业人员,对档案的知识了解甚少。因此,及时提出归档范围是十分必要的。防控工作文件材料的归档范围,应从各工作组的职责任务出发,并根据以往的工作经验来制订。归档范围大致应包括以下几个方面:

1、防控工作的组织与框架文件。包括防控工作领导小组的筹备、建立文件;领导小组和各工作组的职责任务、工作制度及人员安排、通讯录;重要的会议记录;本单位和上级单位的防控工作预案、方案、技术规范与技术指南;本单位和上级单位的防控工作计划、总结、大事记;本单位和上级单位关于防控工作的通知、简报等文件以及本单位向上级的请示、报告、建议、意见以及上级单位的指示、批复、复函等文件材料。

2、现场流行病学调查及疫情处理材料。对新发传染病进行现场调查和处理所形成的材料是反映整个防控工作的至关重要的第一手材料,是开展传染病症状分析、流行病学分析和病原学分析与研究的最为基础和关键的材料,因此要特别重视这部分材料的收集。这些文件材料应包括确诊病例及其密切接触者的现场流行病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或进一步隔离的记录等材料。除个案材料外,还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。此外,消毒药品、器械及防护用品等应急物资储备的申请、批复、登记表、汇总表,消毒工作登记和统计表以及应急队伍集结和培训等材料也应包含其中。

3、疫情信息统计与分析材料。这部分文件材料反映的是整个疫情的基础数据,因此,对它们的收集也是档案收集的重头工作。应包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测日报、周报、月报;疫情的监测分析报告;建立新的疫情信息报告系统或平台的材料以及相关的技术指南、规范性文件和培训材料等。

4、健康教育材料。开展为大众传染病防控知识的普及和宣传是疾控机构的重要任务,特别是对大众都不了解的新的传染病,就更是需要加强民众的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成为整个档案材料中较为重要的组成部分,包括健康宣传方案、宣传海报、公益广告、折页、手册;以及多媒体制作材料如DVD、VCD光盘等等。此外,还应包括对社区或下级疾控机构人员开展培训的材料。

5、有关新发传染病的科研项目等研究性材料。在开展疫情症状监测和实施防控措施的同时,疾控机构对新发传染病的研究会迅速跟上。档案人员应注意收集围绕该病开展的疫情风险分析和应对措施研究、检测技术与方法研究、流行病学、病原学分析与研究等材料;此外,还应关注疾控机构为防控工作申请的各类项目和科研材料,它们也从多个侧面反映了防控工作的进展。这部分文件材料还应包括项目的申请、计划或方案、项目的进展记录、项目的总结性和评估性材料以及项目的审计材料等。

6、社会机构联合防控的材料。防控新发传染病,不可能仅是卫生部门单兵作战,而是需要加强社会相关部门的联防联控,共同应对严重的疫情。当疫情发生时,疾控机构会立即与出入境管理部门、民航局、铁路局、交委、教委以及疫情周边省区的疾控机构进行合作,定期交流疫情信息,联合采取防控措施,并协助开展异地患者的排查和确诊工作。在联防联控工作中产生的文件材料主要包括信息交流的制度、规定;疫情信息通报和工作简报;重要会议材料;协助开展的流行病学调查处理材料以及相关个案信息的通报、函件等材料。

7、影像类和实物类档案材料。在防控工作中会形成大量的照片、录像等影像材料,也会有奖状、证书、奖牌、锦旗等实物类材料。档案人员一方面应明确地将它们列入归档范围,另一方面还应积极关注这些材料的形成或产生时间,主动收集,做到随产生随归档。

8、电子文件的收集。档案人员不仅要收集纸质档案,还应收集电子文档。电子文件的量很大,可以要求各工作组将本组的重要文件刻录成光盘,一式三份,与纸质文件一并归档。

三、建设新发传染病档案信息系统

收集的目的在于利用,档案人员应积极开发新发传染病档案信息资源,为防控一线服务。档案人员一方面将收集来的文件材料尽快立卷,编制出目录,提供给各工作组查阅,一方面应利用信息平台,为防控人员提供更为便捷的网络服务。

1、积极利用已有的信息平台。如果单位已有OA办公自动化平台,档案人员就可充分利用它,尽早将防控档案录入其中。具体做法是,档案人员应优先安排整理防控档案,并将全部防控档案单独编制目录号,在该目录号下,档案按形成单位大流水排序。这样,防控案卷的档号就不必等待当年常规收集的档案整理完毕后再去流水排序了,从而可以尽快地将案卷录入到办公系统中,方便防控人员利用。

2、开发新的新发传染病档案信息系统。如果单位没有现成的信息系统,档案人员就应尽早地建议单位开发档案信息系统。在研发系统的过程中,档案人员应本着简便易行的原则,多与软件设计人员交流,让他们充分了解档案材料的本身特点和利用上的需求,并且要求系统要留出端口,可以在以后加挂到单位的信息平台上。

四、对档案人员的要求

1、深入工作组。档案人员应经常深入各个工作组,了解防控工作的动态,随时掌握各组产生的最新文件材料,对收集工作做到心中有数。

2、加强沟通与交流。由于信息员都是防控专业人员,对文件的整理与收集并不了解,档案人员就要经常与各组信息员进行交流,介绍收集和整理文档的经验,让信息员更快地进入角色。同时,要求各工作组必须建立起文件材料登记制度,无论是上级单位下发的还是本单位制发的文件,信息员都要一一登记。

3、做好模版工作。档案人员应为各组信息员建立文件整理的样本,可以让信息员通过实际的操作,了解文件管理的方法,掌握文档收集后的整理步骤和规范。档案室要经常备份各组的文件目录,从而掌握整个防控工作文件产生的情况。此外,还应要求各工作组及时将已经处理完结的文件材料向档案室归档,以达到文件材料早归档、早立卷、早使用的目的,方便整个防控工作的查阅利用。

4、及时捕捉新情况。随着防控工作的进展和深入,档案人员应密切关注工作进程,如果发现有新的文件材料出现,要及时捕捉,或遇到新问题要多动脑思考,找到解决办法或及时向有关部门提出建议。

随着中国经济的发展,国内和国际人员往来日益频繁,疾控机构预防控制新发传染病的任务会越来越重,档案管理一定要迅速跟上,才能使这些档案成为最为宝贵的防控信息资源,为应对新发传染病发挥积极的作用。

作者单位:北京市疾病预防控制中心