以服务为宗旨 做好档案开放利用工作

聂惠俊

档案汇集了浩瀚的知识和丰富的信息,是社会信息资源的重要组成部分。然而我国由于历史和现实的原因,社会档案意识普遍淡薄,档案利用率偏低。

一、影响档案开放利用的因素

1.档案自身因素

(1)从性质上看:档案信息具有本源性。档案文件记录和反映了各机关、单位已经发生的活动、事件。最初保存档案只是供以后备考,档案信息在档案室阶段主要是面向其形成者的,外部需求不大。

(2)从内容上看:档案信息具有单一性。档案信息的直接服务面比较窄,主要为学者、专家、教师、大学生及其他研究者,虽然通过学术利用所创造的知识成果能够影响社会公众,但这种间接取得却使公众忽视了档案馆应起的作用。

(3)从特点上看:档案信息具有机密性,其中有很多涉及国家安全、社会秩序、个人隐私的内容。许多档案在国家规定的一定期限内拒绝向社会公开,这显然将利用的档案信息人减少,成为制约档案进一步开放利用的瓶颈。

(4)从形式上看:档案信息具有无序性。档案信息是社会活动最原始的记录,具有单一性、凭证性、权威性。档案信息来源广泛,内容丰富,在整理、组卷方面形式多样、主观性比较强,对于普通人而言利用起来颇费时间。

2.档案管理因素

(1)思想观念落后。档案馆的历史渊源性、档案部门和档案人员长时间的自我封闭,使得档案馆在社会公众心目中成了一块“禁地”。除了政府机关和历史研究者,鲜有人会主动走进档案馆查阅。

(2)馆藏档案单一。由于历史和现实的原因,档案部门长期注重对政府机构文书的收集,缺少对于社会变迁的记录。因此,馆藏档案更像是“政府档案室”,存在门类单一、载体单一、内容单一等缺陷。

(3)检索手段落后。受经济、人才以及其他因素的制约,我国档案检索大都沿用簿册式、卡片式、缩微品胶片和微机录入档案条目。档案利用者须上门查阅目录,这种柜台式的服务严重影响到档案信息的利用。

(4)档案信息开发层次浅。受“重保存、轻利用”思想的影响,一方面馆藏档案随着时间延伸而日益膨胀,利用方式仍停留在传统的纸质档案层面上;另一方面档案鉴定工作滞后,大量无用信息与有用信息混杂在一起。

二、解决的对策

1.着力转变四个观念

(1)加深对档案工作重要性的认识。档案工作是是联系过去、现在、未来的纽带,是各项工作的重要组成部分。我们党的三代领导集体,对档案和档案工作的重要地位和作用都作过深刻的论述。江泽民集中全党智慧提出过“档案工作是各项事业发展的重要基础”的著名论断,对档案工作的地位作了准确的定位。

(2)树立“跳出档案看档案”的意识。档案工作要与整个社会发展接轨,改变过去为整理而整理、为保管而保管、为编研而编研的思想,把维护档案完整与安全的责任感和提供档案为社会服务的使命感结合起来。

(3)树立“以人为本”的理念。我国较长一段时间把档案收藏看成是第一位的,认为档案利用是次要的,把提供利用的范围限制得很小。并且有国家机构是档案馆主要用户这样的错误观点,档案馆必须扩大接受各种载体的档案和与群众切身利益相关的档案。

(4)树立改革创新的理念。社会背景、技术手段发生了深刻的变化,而档案工作相对封闭和滞后。档案工作人员需要解放思想,变被动为主动,由滞后变超前,由封闭走向开放。

2.优化与丰富馆藏

(1)从内容上拉近档案与社会、档案与公众的距离。根据历史和现实需要合理确定档案收集范围,将反映本地区经济、政治、文化发展情况的不同门类、载体的档案完整接收进馆。有计划地征集散失在社会上的珍贵档案,如户籍档案、婚姻档案、村务档案、民生档案、公证档案、历史重大事件档案等。

(2)丰富档案记录形式。要利用现代化手段开发照片、磁带、光盘、胶片、录音录像、缩微片等档案。

3.完善档案检索方式

档案馆通过协作建设各种文献数据库,共同开发档案信息资源,实现网上信息资源共享。逐步实现网络联接,提供网上目录检索、全文存贮和检索、网上在线阅读和下载、馆际互借、网上预约等,为利用者提供丰富多彩的网上信息。档案部门还可以根据利用者提出的需要,借助搜索引擎寻找、搜集各种档案信息源,将检索获得的各类信息分门别类,按照一定的主题进行过滤、分解、梳理及归纳。编制与之相配套的二次文献,通过加工、整合,形成符合特定利用者需要的、序列化的有效信息资源,这样可以大大节省用户的查找时间和通信费用。

4.抓好档案宣传工作

(1)举办档案专题展览。档案学家威尔弗雷德•I•史密斯说过:“普及档案材料常用的方法是举办展览。”向社会开放档案展览可以引起公众的兴趣和新闻界的关注,增进公众对档案部门工作的全面了解和认识,提高档案工作的社会认同程度。可以每年定期举办具有档案特色的专题展览,如配合政府部门举办建国60年大型图片展、改革开放30周年教育成果展等。

(2)举办档案科普周活动。定期组织档案科普周,向公众印发有关档案馆的宣传册、档案馆编印的报刊、杂志,播放档案馆的宣传片,介绍档案工作政策、法规和成就。使公众熟悉档案的地位和作用,认识档案馆中保管的丰富资源,增强公民的档案意识和档案法制观念,提升档案馆的公众形象。

(3)利用新闻媒体进行宣传。以社会公众为目标,利用电视、报刊、广播、电影等社会媒体开展介绍档案馆藏,以及对利用效益实例等的宣传。将音像档案诸如图片、影片应用于历史节目和影片中,提高档案的影响力。如中央档案馆利用馆藏革命历史档案资料,制作以宣传中国共产党光辉历史为题材的大型纪录片《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》。

(4)建好档案馆门户网站。建立网上档案馆作为对外宣传和利用的窗口,及时更新网站内容,为社会提供开放档案和目录等公益性信息服务和交流平台。最大限度地实现档案信息的共享,为社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务。

(5)举办档案培训。将档案课程纳入干部教育培训课程,加深各级、各单位对档案重要性的认识,进一步向社会公众普及档案知识。举办有深度、有新意的档案工作人员在职教育培训活动,提高其专业素质和管理水平,为档案事业发展提供技术支持和人才保障。

三、对档案工作未来的展望

1.档案工作要与社会经济发展相融合

经济建设和社会事业发展到哪里,档案管理工作就应该延伸到哪里,适应国民经济和社会发展的实际需要。

2.要加强档案法制建设、制度建设

档案部门要认真履行档案法赋予的职责,健全各类档案规章制度,为档案工作提供制度环境,实现依法治档。面向基层群众开展档案法制宣传,明确公民利用档案的权利和范围,提高全员的档案法制意识和档案执法能力。

3.档案工作要围绕中心,服务大局

开发档案、开放档案是档案工作的重要内容。发挥档案对经济社会发展的贡献力要抓好农业、农村档案工作,为“三农”做好服务;深化社区档案工作,为城镇居民服务;加大私营企业档案工作力度,规范企业管理行为;加强对“重大活动”、“重点建设工程”档案的监督指导工作;做好小城镇建设和拆迁档案管理工作,挖掘城市记忆档案,使档案更好地为城市建设服务。

(作者单位:浙江商业职业技术学院)