浅论电子档案的优势及其管理工作分析

李和谋

摘要:电子文件档案化管理成为档案工作发展的必然趋势,本文在介绍了电子档案的特点及其优势的基础上,分析了电子档案管理的工作内容,并对其存在的问题和对策进行了深入探讨。

关键词:电子档案;管理;分析

中图分类号:G27文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)20—0164—02

一、电子档案的特点及其优势

(一)特点

电子文件是软件把各种类型的数据有机结合的产物,是指人们在工作中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的由计算机处理和管理的数字化形态的信息文件材料, 是以电子形式存在的具有动态特点的一种虚拟文件,主要包括电子文书、电子图表等,具有其自身的特点:

1.载体的无信息性。由于电子信息内容不会永远和特定的载体相连,所以载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物,它已无法固定某些用以鉴别文件原始性的外部信息。除此之外,电子文件还具有信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可灵活处理。

2.信息的非人工可读性。传统文件内容是以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上,人工可直接识读,而电子档案的信息是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上,无法凭借自身器官来识读的文件信息。

3.信息保管的独特性。保管位置较分散、保管技术程度高、信息再利用及时以及可以在线利用。

4.电子文件的系统依赖性。电子文存储的时候需要进行编码,信息检索和阅读的时候需要进行解码。编码和解码过程中则要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件,否则电子文件既无法产生,也无法阅读。电子文件对系统的依赖性特别是它对特定系统(电子文件产生时运行的软、硬件系统)的依赖性是电子文件的一大特点,也是电子文件管理中的难题。

(二)优势

与纸质档案相比,对电子文件进行档案化管理具有以下优势:

1.随时归档符合电子文件自身的形成特点,快速便捷。电子文件可以在文件办理结束后随时归档,或在某一时间周期定期统一归档。电子文件形成部门通过网络将电子文件传送到档案部门,并采用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号、设定访问权限级别,以便分类保存和将来用户查找利用。随时归档可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏,并可以避免文件漏归,保证了其归档率和完整率。

2.有利于信息整合和开发利用。大量的文件资料转化为电子文件归档后成为电子档案,利用计算机对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理,克服手工信息加工模式从文件资料形成积累到开发“二次文献信息”时间长的缺陷,缩短信息整合加工的时间,提高了档案信息利用的时效性;与纸质档案信息相比,电子档案信息传递更快捷、更方便。

3.便于归档整理和检索查阅。电子文件归档后即为电子档案,其管理方式与传统档案不同,档案部门在接收到电子文件的同时,就可以马上给每份文件编制一个惟一的文件号和相应的分类号和档案号,同时根据上下级行文之间的联系,再标出相关的文件号,在归档的同时,即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时,还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具,便于检索查询。用户查阅时,只需给出文件分类号或主题词,即可以检索出相应的文件和相关的上下级行文及其附件,从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

二、电子档案管理的工作内容分析

(一)归档管理

电子文件的归档程序如下

在电子文件形成阶段就要为收集积累工作建立必要的记录和登记,要求归档的电子文件必须真实、完整,要系统地反映工作的过程和结果,对一些研究成果的归档,还应要求其成果与实际的技术状态要保持一致,归档管理要参照纸质档案收集、整理、鉴定、保管、利用等管理原则,有效地保证归档电子文件的真实性、完整性。电子文件的形成者要明白电子文件归档的工作内容和要求。

电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明,经有关领导审批后向档案部门移交。档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理,同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。

(二)保存与维护管理

1.保证内容逻辑上的准确。除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数加以保存或采用其他方法和技术加以转换。因为电子档案来自各个方面,是在不同的电子计算机系统上形成的,而其内容是以数码形式存贮于各种载体上的,在利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示,对于电子档案而言是一个较为复杂的过程,因此编排格式上不尽一致这种在技术和形式上的差异,必然导致在还原时所采用的技术和方法也不相同。目前解决这一矛盾还无一个一劳永逸的办法,因此必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数加以保存或采用其他方法和技术加以转换。

2.有效的检测与维护。对于电子档案的检测与维护,要进行严格管理,因为任何一项误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。电子档案载体,特别是磁性载体,易受保存环境的影响,一般保存时间为10-20年。因此对所保存的电子档案载体必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。

3.保证载体物理上的安全。要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温度的控制要适当,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,应远离强磁场和有害气体等。

4.档案利用管理。加强电子档案的利用管理是非常重要的。利用管理从信息安全的角度出发,主要包括对用户及提供利用者的管理,对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。电子档案提供多种多样的利用方式,以及其所依赖的技术的多样化,导致用户在利用电子档案中的复杂性,主要表现在以下几个方面:

(1)利用档案部门的网络直接查询,可以使更多的读者同时利用同一份电子档案,这种方法的可行性,取决于档案馆网络系统可供直接利用的信息资源量。

(2)通信传输。通信传输即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料。

(3)提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的硬件平台。

(4)提供打印件。当利用者不具备利用电子档案的软硬件平台时,可以向这些用户提供打印件。

三、电子档案的管理中遇到的常见问题及对策

(一)载体寿命问题及对策

电子档案载体的寿命除与自身内部诸因素(聚酯底基、黏合剂、磁粉、激光等)有直接关系外,例如磁场和机械震动的影响,磁场和机械震动对纸质档案无任何影响,但对于以磁性物质和光盘作载体的电子档案来说,磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失,使记录信号丢失,记录信息被破坏,从而影响档案数据的读出效果,缩短电子档案载体寿命;在温度过高或过低条件下,磁盘和磁带的支持体发生膨胀或收缩变形、粘连,光盘载体也会弯曲变形,从而影响激光束精确定位和数据。

因此保护电子档案载体的寿命十分重要。要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。要建立恒温恒湿的专用档案馆室、库),力争使馆(室、库)内温度保持16℃-20℃,相对湿度保持在40%-15%;在档案形成、保存和使用过程中,采取严密的防尘措施,要尽可能使用先进的设备设施,并经常对设备设施进行保养和防尘处理,要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触,避免直接暴露在太阳光下,防止紫外线照射,要尽量远离强磁场和有害气体,在载体移动过程中要轻拿轻放,防止强烈机械振动和碰撞。

(二)信息安全与保密问题及对策

一方面,有些电子文件是需要保密或限制利用的,内容不允许其他机构人员知悉,但电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,不仅造成电子档案与载体的可分离性,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险,尤其是电子文件进入网络后,其复制是极为便利的,随着网上窃密技术的不断提高,进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密;另一方面, 电子文件信息安全保护方面还面临着一个不可忽视的隐患——电脑病毒,互联网的开放性使电脑病毒(CIH病毒、冲击波病毒、蠕虫病毒等)和蓄意破坏的电脑“黑客”对载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或“黑客”闯入,就可能造成信息数据无法读取,或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪。

因此需要制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。为了保证电子档案的完整、标准、安全和电子文件管理的高效和科学,必须有相关的法律法规和各种标准来支持。其中,包括与电子文件和网络相关的法律、制度,网络系统保密论证和验收要求,以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络“黑客”的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、安装杀毒软件等,这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。

(三)电子档案的法律认可及知识产权保护问题

由于电子信息可变性,电子档案的真实性受到公众怀疑是理所当然的。此外,档案中一部分可成为公共信息,即开放档案;另一部分是内控档案,即知识产权的载体。对含知识产权的档案需要建立加密计费装置,确保档案形成单位的权益;档案部门和司法部门应联合研究制定法律承认的电子档案准则,电子档案与电子信息材料应有明显的区别标记。

参考文献:

[1]符少妹.浅谈电子档案的保存与利用[J].业务研究,2009,(1).

[2]杜桂香.电子档案的保管和安全机制研究[J].科技信息,2008,(30).

[3]金美花,赵东玲,电子档案的保存与维护[J].兰台内外,2008,(6).

[4]曹家多.浅议电子档案的安全性及其对策[J].新西部:下半月,2008,(12).

(责任编辑/石银)