档案利用服务要与学校发展同步

王小丽

学校档案管理工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育管理水平的一个重要标志，对于推动教育教学改革，科学管理，提高教学质量，开展教学研究具有重大作用。在新的形势下，用建设和谐社会的新思维重新审视档案服务工作，把档案服务放在档案工作的重要位置，不断满足广大师生对档案信息利用需求，满足学校领导决策需要，与学校发展需求相同步，是十分必要的。

怎样在新的发展形势下，根据学校各项工作对档案的不同需求，做好服务，是我们档案工作者面对的新的课题。

一、创新服务意识

创新是发展和进步的灵魂，只有通过不断创新才能使档案工作适应和服务于学校各项工作，才能使档案工作充满生机和活力，在学校的各项工作中发挥应有的作用。只有树立和落实科学发展观，进一步解放思想，开拓创新，积极推进“两个体系建设”，才能促进档案工作更好地为学校科学发展服务。做到学校的建设发展需要怎样的服务，档案工作就提供并做好怎样的服务。进一步创新是学校不断发展的必然要求，学校档案服务要保持与学校同步发展，开拓创新，以创新带动和促进档案工作的发展，改变目前高校档案工作中存在的服务观念淡薄，服务内容单调、服务手段落后的弊端，要认识到现代社会发展已对档案服务工作提出了更高的要求，档案作为重要信息资源，有它的时效性。所以我们必须认识到只有进行服务观念创新，服务方式创新、服务人员素质的创新，档案工作才能在不断创新中赢得更大发展。

档案工作人员要有坚持创新、勇于创新的思想，面对新形势、新任务、新要求，首先要树立主动服务的意识，主动了解学校发展的不同需求，特别是领导决策的需要，积极开发档案信息资源，提供利用服务。其次档案工作人员要树立与时代同发展，与社会同进步的观念，不断提高顺应形势发展的能力。克服因循守旧，墨守成规的观念，敢于超越自我，从工作实际出发，紧紧围绕学校的中心工作，不断拓展服务领域。根据不同发展阶段调整工作思路，根据不同服务对象的不同需求，全方位、多层次、多角度的提供档案服务工作。开展服务工作机制创新，进一步密切档案工作与学校发展方方面面的联系，促进档案工作更加及时有效地为学校改革、建设和发展服务。

二、不断丰富和优化馆（室）藏

丰富和优化馆（室）藏始终是档案建设的根本所在，是实现档案利用服务的前提条件和必要手段。高校档案馆（室）要依据原国家教委颁发的《高校档案实体分类法与工作规范》和《中华人民共和国档案法》等相关法规，将法定移交范围内的档案材料接收进馆（室），实现档案接收工作的规范化、制度化，保证档案齐全完整。同时还要尽可能地扩大档案的接收范围和征集门类，努力建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系。此外，还要注意主动做好学校重大活动的档案收集工作，加大信息量的储备。常言道，“巧妇难为无米之炊”。如果没有数量充足、内容丰富的馆（室）藏，就很难最大限度地发挥档案资源的增值效果。

档案收集是开发利用档案信息资源的前提，馆藏和利用之间有着相辅相成的辩证关系，高校档案的编研工作是档案利用服务一种方式，编研的内容立足点往往是本馆馆藏，即以本馆的档案信息资源为主。所以只有多渠道、多途径地广泛收集档案材料，做到馆藏质量优良、结构合理、门类齐全，编研工作才有牢固的基础，才能增强档案编研的层次，为利用者提供优质高效的服务。档案收集困难是各高校普遍存在的问题，要做好收集工作，我们应该做到以下两点。

1.宣传工作做到位

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到广大教职员工参与的积极性和重视程度。要认真宣传和组织有关人员认真学习《档案法》，树立依法管档、依法收档的观念。要大力宣传档案工作的地位和作用，要使大家认识到档案是学校和国家财富，受到国家法律保护而不能占为已有和随意损毁。档案的收集仅靠专、兼职档案员是远远不够的，学校每位教职工工作岗位不同，形成的历史资料也不同，因此应在全校范围内开展宣传，提高全校师生员工的档案意识，强调学校档案与教学科研和管理等工作相互协调、同步发展的重要意义，让教职工积极参与档案的收集工作之中，使档案工作人员能顺利收集档案，确保档案收集完整。

2.注意部门之间的协调

档案工作是一项涉及全校各部门的专业性业务工作，档案人员要经常深入各部门熟悉情况、收集材料、接待查阅等工作，不断与各单位的人打交道，这就要求档案人员要善于处理好与各部门之间的关系，平时以热情的服务态度和较高的服务质量来满足利用者的需求，让他们亲身体会和分享到档案利用的好处，从而提高主动移交档案的积极性。

三、提高服务技能

现代社会已进入信息时代，档案人员要充分认识到传统的管理和服务方式已无法适应新形势需要，业务水平和管理能力不能停留在原有水平上，应努力学习专业知识，不断提升、完善自己。特别是当前档案利用常常借助计算机和互联网等现代化设备和手段实现资源共享，所以这些都要求档案工作者必须掌握现代化信息设备的使用能力，掌握计算机基础知识、网络知识、数据库管理软件的运用及多媒体等方面知识，否则将无法为利用者提供便捷、高效、丰富的档案服务。

四、开展档案编研

编研工作的价值，很大程度上表现为为学校的中心工作提供了多少有价值的参考和借鉴依据。所以档案工作者必须关心和了解学校发展动态，从学校的实际出发，认真做好调查研究，寻找与学校建设和发展联系密切的结合点，配合学校的中心任务，将一些比较零散的档案材料系统化、条理化，通过编研，提炼档案馆藏的精华，满足利用者的需求。现在高校档案工作中存在一个普遍现象，就是缺乏编研的针对性和实用性，往往是为了档案评估或升级来确定选题范围，结果各校的编研成果往往雷同，不能反映各校的特点和特色。另外就是没有从实际需要出发，不了解利用者需求，或者没有很好地总结和分析本校近年来利用档案的情况，造成编制出的成果实用价值不大，既浪费了人力又不能发挥应有的效果。所以档案编研选题要有“重点工程”意识，要选择主题突出、特色鲜明、信息典型、利用价值高的专题为重点及时进行编研，也就是说，选好题是做好档案编研工作的关键。例如当前学校提出以学科建设为龙头，加强内涵建设，提高办学质量，提升办学水平,我们就可以选择与学科建设工作密切相关的档案资料进行编研。

五、改进服务方式

在做好日常接待档案查阅这种常规性利用方式的同时，根据不同类型的利用者积极尝试新的服务方式。

1．提前介入、超前服务

档案部门要及时掌握学校发展动态，事先了解学校的工作重心和工作思路，上级工作指示和工作部署以及将要开展的重大活动，分析预测利用需求，掌握档案利用的规律，主动及时提供档案馆库藏档案中涉及的相关材料，为相关决策提供超前、高效的服务。如学校决定开办校史展馆，就提前做好有关档案的准备工作，将学校的建立和沿革、历届领导简介以及反映学校不同发展阶段的历史轨迹和学校当前的党政管理架构、后勤服务、校园建设等一系列档案材料及时整理并提供给相关部门和人员。

2．举办专题档案展览

根据学校不同时期、不同阶段的中心工作，开展专题性和综合性档案收藏展览，通过资料和实物展览，展示学校某一方面的建设成果和发展变化，提高广大师生的主人翁意识和自豪感，同时提高人们对档案作用工作的认识。

3．开展多样性档案咨询服务

咨询服务就是档案管理人员面对面的或利用电话或网络远程接待利用者，一方面可以帮助利用者了解档案信息存储情况或对某些教学、科研、基建等问题进行咨询获取所需信息或答案，从而节省利用检索工具所花的时间，另一方面档案人员可以通过咨询服务对用户进行调查，了解他们的需求特点和利用要求以及利用档案的信息反馈，以便对档案信息利用进行预测、研究，进而改进档案的服务工作。

4．应用现代电子信息技术，开展服务工作

首先是将档案管理纳入办公自动化系统化之中，从文件的形成开始到立巻归档至提供利用，档案部门注意把握学校各项工作的特点和实际需要，利用高校先进的科技手段和丰富的档案信息资源，有针对性地提供各种专门的有特色的档案信息服务，发挥学校档案部门的服务中心作用。

其次是进一步完善学校档案目录数据库建设。根据学校不同发展时期及师生员工利用目的和内容不同，建立馆藏基本数据库和种类专题目录数据库。根据学校种类档案的基本情况、通过著录标引，把十大类档案的分类号、档号、题名、责任者、形成时间、主题词等信息录入计算机，建立档案基本数据库，达到目录级检索的目的。建立编研档案数据库，其中包括全宗卷、教學和科技成果、文件汇编等室藏编研资料的文件级目录检索。

再次是加强计算机检索体系建设。传统的档案检索是通过手工检索，不仅工作量大，速度也受到限制，难以适应现实的需要。档案实现数字化以后利用计算机进行检索，其速度和准确性都大大提高，特别是进行全文检索，用手工操作是难以想象的。随着计算机技术和网络技术的应用，文件内容保存在计算机中，通过网络，用户可以立刻看到检索结果，不用像过去那样从一卷一卷的文件中查找，这样不仅增加了档案资源的利用率，也达到了主动服务的目的。

当前我国高校进入了一个新的发展时期，高校档案工作面临新的机遇和挑战。因此，我们要转变观念，不断推进服务创新，树立一切为学校中心工作服务的大局观，确定服务主攻方向，取得服务的主动权。作为档案工作者，应更清醒地认识到档案重在于用，服务是档案工作的永恒主题，因此档案利用服务要与学校发展需求相同步。

（作者单位：广东药学院）