基于工作流的招生管理信息系统研究与设计

易　灿　刘彦姝　李志勇

[摘要]在网络化和电子化日益普及的新形势下，企业、学校或政府机关迫切希望把繁琐复杂的业务流程转化为计算机应用，来实现随时沟通、共享信息，以及解决传送报批过程中的效率低下问题。课题研究提出基于事务流程可配置、流程性的工作能够按系统定义自动进行流转的工作流理念，为学院招生管理工作量身定制适用于其自身工作、办公需要的应用系统。

[关键词]工作流招生管理系统

中图分类号：G43文献标识码：A文章编号：1671-7597(2009)0610052-01

一、工作流的事务处理方式

(一)什么叫工作流

工作流(Workflow)就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务话动或任务。一个工作流包括一组任务(或活动)及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务(或活动)的启动和终止条件，以及对每个任务(或活动)的描述。

(二)工作流定义和调整，应用、过程、任务三要素机制

学院招生管理系统的工作流采用将每个办公事务审批流转应用定义相应的流转过程和使用的审批表单。流转过程是由多个流转任务按序排列组成的，每个任务定义相应的用户权限。流转过程可以通过过程的定义和此过程中包括的各个任务的定义来进行新建和修改，因此实现了新的事物处理程序的建立和事物的流转环节次序的调整。

(三)学院招生管理系统实施工作流带来的好处

1．招生工作中要处理的事项会通过网络自动传递到每个工作人员的个人电脑上，工作人员可以在线处理招生事务。

2．工作人员只需将精力集中在处理自己关心的数据上，这样可以将复杂的招生管理工作简单化，提高招生管理工作效率。

3．随时得到历史数据。工作人员对个人以前的处理数据可以进行查询和相关操作，也可以在权限允许的范围内查询系统中所有的历史数据。

4．达到无纸化办公的目标。学院很早就进行了无纸化办公的倡议，但由于诸多原因，真正无纸化还是没有完全实现，本次设计的学院招生管理系统就可以实现完全的无纸化办公，所有工作人员的工作都可以实现信息化、数据化。

5．完全支持移动办公，使作业同步化。招生工作受不同的工作场地，工作时间等的限制，本系统可以不受这些限制的实现移动办公。

6．科学管理更进一层，办公效率明显提高。本系统的实现将招生管理工作条理化、结构化、程序化，这将使我院的招生工作效率更高。

7．我院招生的核心竞争力将有提升。科学的管理细想，信息化的管理手段相信能大大提高我院的招生管理工作在同行业的竞争能力。

通过流程自动化与数据库集成，以及各类表单统计查询功能，提高决策能力。

(四)学院招生管理系统事物处理模型设计

学院招生管理系统在基于工作流的设计理念下采用N层体系结构进行设计，结构如图1。

二、系统功能设计

(一)学院招生管理系统首先是一个集成的通信协作平台，为了实现工作流事务管理支撑体系，必须有一些基本的IT基础设施支持，包括：

1．集成通信平台：建立招生机构范围内的电子邮件、短信服务、视频招生、即时消息系统等；

2．信息发布平台：为招生管理工作的信息发布、交流提供一个有效的场所，使学院招生的规章制度、新闻简报、业务交流、公告事项及时传播，使招生工作人员能及时感知招生发展动态；

3．管理沟通平台：为招生管理沟通提供个人与个人、个人与招生处、招生处与学院其他职能机构之间提供从即时同步沟通到事务协同等管理沟通渠道，并提供从电子网络沟通、语音、视频交流等多种媒介的正式和非正式的管理沟通：

4．信息集成平台：学院招生管理系统具备数据集成功能，能把学院原有的学生信息系统数据集成到招生系统工作流系统中，使工作人员能有效地获取处理信息，提高学院整体反应速度和协同工作能力。

(二)学院招生管理系统是一个电子协同办公管理解决方案，主要内容包括：

1、个人事务管理。招生管理部门工作人员、系部招生工作人员和其他招生工作人员个人事物处理模块，包括个人账号管理、个人注册信息管理等。

2．公文管理。本模块包括学院发布的公告信息和招生就业处内部公告信息管理。

3．会议管理。这个模块主要是日常工作信息的管理。

4．学生档案信息管理。本模块主要包括在校学生的各项注册信息管理以及往届毕业生的信息管理，可以提供学生当前的工作状态以及在校的基本信息。

5．信息发布与管理。学院招生就业信息的发布和显示，本模块信息对所有人公开，所有工作人员和学生都可以查询。

6．招生政策法规管理。本模块为国家招生就业管理规定、政策、法规类的信息管理和发布。

7．机关行政事务管理。学院招生处行政事物信息的管理。

三、系统的开发过程

根据软件工程的原理和软件项目的开发，本系统的开发必须具有软件计划、需求分析、软件设计、软件编码、软件测试和软件维护等基本过程。在系统分析阶段，根据我们参加招生工作的体会，事先设想好各种工作流的处理方式和处理条件，与学院招生管理人员反复交换意见，进一步熟悉招生业务，在系统调研的基础上，共同确定系统的功能目标；在设计工程阶段，尽量采用面向数据流的设计，采用转换数据流的分析方法和结构化的程序设计，即功能模块化、自顶向下、逐步求精，并注意维护工程的一些基本要求，使系统具有较强的纠错能力和环境适应能力；在测试检查阶段，采用模块测试法，使系统的纠错能力不断增强，从而缩短了整个开发系统的周期，扩大了系统功能，提高了系统的纠错能力。

四、系统的主要特点

1．实用性：学院招生管理系统将抽象的协同办公、流程优化、知识管理理论与具体的IT技术和平台相结合，最具实用性。系统采用纯WEB交互界面，以单一登陆、统一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个电子事物的基础信息通道。用户界面简洁，系统操作简单、易学易用。

2．平台化：系统采用了组件化、平台化和模块化的设计，是典型的N层的体系架构，保证系统具有较高适应性和可扩展性。模块化设计，使用户得以根据需要选择特定模块，并可灵活扩展新模块。在系统中所有的业务逻辑处理都集成为模块，表示层只需要调用模块就能显示相关功能。

3．灵活性：广泛采用了模板技术(Appplication Template)，学院的招生管理系统作为平台提供通用的业务逻辑体系，通过模板定义提高工作的重用度。在这个管理系统中预先设定好了一系列WEB模板，开发整个系统过程中开发人员只需要专心于逻辑处理而不需要太多关心表示层的样式设计，这样大大提高了开发人员的开发速度，也在很大程度上提高了系统开发的灵活性。

4．安全性：在招生管理系统中提供了帐户管理权限控制体系、应用级身份认证、等级授权和数据加密等整体安全体系，后台登陆管理分超级管理员和普通管理员，只有超级管理员才有足够的权限管理网站，而且所有密码都是加密方式写入数据库，信息显示功能里面也设置了管理员、普通工作人员、学生等权限浏览，这些在很大程度上增强了系统的安全性和可靠性。

五、结束语

该系统的设计与开发能真正实现学校招生管理工作的网络化、自动化。本系统成功研发，使我院在招生过程中真正实现了信息化管理，同时使招生管理紧跟时代潮流，管理更规范化，提高招生效率和水平。