基于工作流的公文流转系统的分析与设计

孔小萌

[摘要]分析电子公文流转要素，针对电子公文复杂的公文表单和流程，提出动态设计公文流转页面和流程的方法，最后说明实现过程。

[关键词]工作流公文流转流程定制

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1671-7597(2009)0610017-02

一、引言

日常公文处理是机关工作中的一项繁杂而重要的工作。办公自动化系统中的公文流转模块，就是为了让机关工作人员提升办文质量、提高工作效率、节约行政成本，使他们从长期繁杂的事务性工作中解放出来。

传统的基于工作流设计的公文流转系统中，公文页面和流程是静态生成和管理的。开发者根据不同的公文类型设计不同的公文页面和流程，编写相应的程序代码。维护过程中，一旦公文页面或者流程发生改变，就需要重新设计，重新编写程序代码。实践证明：此种静态设计，导致系统的开发量和维护量都非常大，不能很好的满足用户对公文流转的多样性和迅速变化的需求。因此，本文结合某机关公文流转系统的设计和开发，介绍了一个基于工作流技术的电子公文流转系统的设计过程。

二、电子公文流转要素的分析

公文流转过程中，有如下要素：公文、流程、流转方式、公文样式、权限。

(一)公文

电子公文是指以电子形式表现的并通过网络传递的，用于单位相互之间联系事务的具有规范格式的公文。它包含表单、正文和附件三方面内容。按照公文传递类型分为发文类公文和收文类公文的两类公文，两者的表单内容都共同包含公文类型、公文名称、公文编号、主题词、紧急程度、各注、主送、抄送、抄报等信息。发文类公文表单基础信息还包含：主办人、主办部门、作者等。收文类公文表单基础信息还包含：收文编号，收文主办人、全局办理时限等。

(二)流程

电子公文流程是电子公文从起草到归档，并按照标准的、统一的公文交换与共享机制和定义好的规则，在各部门之间逐级审批、传递，从而完成办理耳标的流转过程。

电子公文流程按照公文类别分为发文类流程和收文类流程。

发文类流程主要功能是处理内部制定的或外来转发的电子公文，对所有正式公文进行拟稿、审稿、核稿、会签、签发、编号、盖章、归档等过程的处理及管理。图1为某机关发文流程图：

收文类流程主要功能是处理和记载上级发文、平级来文等公文，并对接受的所有正式电子公文实现登记、拟办、批办、传阅、分发等处理和管理。图2为某机关收文流程图：

(三)流转方式

1、流转模式

电子公文流转的模式一般可归纳为以下四种：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。图3为四种公文流传模式图：

其中A，B分别为公文流转中的两个关联的节点，也是角色执行活动的场所，箭头线代表活动之间的关系。

(1)直流模式。最基本的流转方式，人员之间一对一的传达模式。通常用于申请审批类流程，如一份公文信息单经部门经理批示后直接交给下一个经办人处理。(2)分流模式。人员之间一对多的传送模式。一种是不需要条件约束的传送，例如通知；另一种是满足某些条件才能实施的传达，例如机要室所收文件、资料按党政系统分别处理。(3)合流模式。人员之间多对一的传送模式。例如公文的会签：某上级分发给多个下级部门经办的信息单经过不同的经办人员处理完毕后，汇总给该上级进行查看和审批。(4)回流模式。公文在流转过程中出现的退回、重做等情况，从而在流程中形成回路。

2、流转关系

参照图3，公文流转关系就是各个操作节点之间的流程关系，即图中的箭头线。一个操作节点表示一件不可再分的操作任务。多个操作节点通过不同的关系联接构成公文流转过程中的基本流程。

那么对于公文流转的某一节点而言，流转到此节点开始工作，有三种状态：(1)与型：只有当其所有的前继工作节点都完成时，流程方可进入下一步，执行当前节点的操作。如某公文需要所选的多个处长全部批阅后，工作流才能进入下一个节点，只要有一个人没有办理完毕，流程就不能向下流转。(2)或型：其所有前继节点中有一个节点完成，流程就可以进入下一个节点，执行当前操作节点。如某公文交给多个人执行，只要有一个人完成操作，流程就可以往下流转，而不管其他人员是否完成。(3)驳回型：需要回退或者重做时，就要回退给相应的工作节点和办理人。

(四)公文样式

公文样式主要指公文流转时的用户界面。

根据不同的流转节点，不同的办理人员看到的公文信息会有所不同。(1)公文表单各项信息在不同的办理节点可能处于不同的编辑状态：不显示不更新、不显示用默认值更新、显示不更新、显示不可编辑用默认值更新、显示更新可编辑和显示更新必填等。(2)公文正文状态也可能处于不同的编辑状态：带痕迹草稿可读可修改、带痕迹草稿可读不可修改、不带痕迹草稿可修改、不带痕迹草稿可读不可修改、规范公文只读可打印和规范公文只读不可打印等。(3)公文附件状态也可能处于不同的编辑状态：可管理全部附件、可管理本单位附件其他单位附件不可见、可管理本单位附件其他单位附件可见但不可删除、可见所有附件、可见本单位附件等。

(五)权限

在电子公文流转过程中，涉及很多权限的设置和管理。例如：设置对不同公文类型使用的权限：对不同流程使用的权限；在流程节点上指定固定的办理人员组、职务或者默认的办理人；流程流转过程中，办理人员可否回退或撤销的权限；办理人员办理完毕后可否浏览已办公文的权限。

三、电子公文流转模型的设计

电子公文的流转模型设计主要分为工作页面设计和基于工作流的流程设计。由于B／S架构的应用系统具有无需安装用户客户端、用户界面更加人性化等优点，因此当前主流的电子公文处理系统已经基本采用B／S架构。故而本文中的电子公文工作页面的讨论范围也仅限于于基于web的工作页面设计。

(一)工作页面设计

1．公文表单页面设计

在电子公文流转过程中将公文的三类信息安排在两个页面：公文表单和附件信息在一个页面，公文正文信息显示在另一个页面。公文表单按照其不同种类以及各使用单位的具体要求提供不同的数据字段和不同的外观。为了保持用户的使用习惯，其最终的设计外观基本和原来基于纸质公文表单一致。公文表单页面程序模块可以动态与流程管理模块结合，按照公文样式和权限来决定每类公文信息的显示以及编辑状态。其通用框架如图4所示：

2．正文页面设计

电子公文正文在草拟流转过程中最基本的要求是能够实现对电子文件的在线编辑和保存功能。在下发、签收流程中只需要实现对文件的浏览即可。“手写签名”、“电子印章”、“痕迹保留”、“意见批示”等功能在当前也被逐渐引入电子公文处理的正文页面。目前在项目中采用第三方web插件可以圆满解决这些问题。国内的江西金格等中间件厂商已经提供了成熟的Office在线编辑插件，而且这些插件目前已经被国内主流的D^开发商所采用。图5为Office在线编辑插件体系构架图。

(二)流程定制

根据本文2.2节和2.3节分析可以清晰的看出，流程定制设计时首先需要建立流程模版，记录流程对应的公文表单类型，以及流程模版名称。然后分别建立工作节点、工作流的流转模式和流转关系。

1．工作流程模版。每一个公文表单可以对应多个公文流程模版。流程模版包含如下字段信息：流程模版编号、工作流编号、流转开始节点、流转结束节点、工作流程描述等。

2．工作节点。工作流的工作节点要包含的字段信息如下：节点编号、节点名称、节点操作说明、节点类型(分为流程起始节点、流转节点、终结节点)、节点默认办理人、节点办理人员范围等。工作节点信息还要体现公文流转要素中的公文样式：要说明处理此流程的该节点时，公文处于什么模式(公文模式需要单独定义)，当前办理人对数据的操作权限。

3．工作流的流转模式。工作流流转模式的包含如下字段信息：流转编号，上一节点，下一节点，优先级，提交方式，流转描述等。三种流转关系可以转化为节点办理人提交方式：一人完成提交和全部完成提交。在此，特别讨论驳回型：如果此节点是多人全部完成提交，而其中某人批阅后要求退回上一节点的办理人，这时候要和管理员沟通，确定节点处理优先级。

4．公文流转事件。流程定制信息记录完毕后，公文在流程流转过程中，需要记录公文流转事件。公文流转事件表包含字段信息如下：节点ID、经办人、经办意见、处理方式、办理时间。通过此事件表，可以回溯公文流转的实际过程计算出公文的办理时间，对比公文办理期限，可以计算剩下办理期限，强调显示和提醒，并实现追踪和督办功能。

四、结束语

本文中基于工作流实现的电子公文流转系统对于其他一些信息系统的建设同样具有指导和借鉴作用，在实际应用中也得到了很好的效果。当然在公文表单和正文实现自动流转后还需要进一步针对整个系统实现流程的进一步优化，完善整个的流程，真正提高效率。此种基于工作流的公文流转系统满足了用户的需求，减少了开发人员的开发量和管理人员的维护量。