关于加强建筑工程资料管理的思考

彭天英

摘要：文章主要阐述在工程建设过程中资料管理普遍存在的问题，产生问题的主要原因以及解决问题的办法和对策，从根本上抓好工程建设过程中资料管理工作，为工程竣工验收后的归档工作奠定扎实的基础。

关键词：建筑工程；资料管理；工程质量验收

中图分类号：U655文献标识码：A

文章编号：1674-1145(2009)09-0116-02

“工程资料”即在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图等。在建筑工程中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。建设部与各省市建设部门对工程资料管理工作都非常重视，多次强调要做好工程资料工作，明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权。随着建筑业的发展迅速，建筑市场的不断规范，注重工程建设的管理尤为重要。

一、工程资料管理中存在的主要问题

建设工程资料主要包括工程项目的依据性文件、基础性文件、工程设计性文件、施工文件、竣工验收文件等。尽管“基本建设项目档案资料管理暂行规定”对建设工程资料编制内容及工程图纸资料编制都有明确的规定和要求，但由于种种原因。在工程资料的质量及管理中仍存在以下问题：

(一)施工综合管理文件原件不齐全

个别设计、监理、建设单位下发的施工管理重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。

(二)工程质量验收签证资料不齐全

为了急于满足施工进度的要求，建设“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。

(三)竣工文件编制不规范

有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确；有些分部工程存在使用代用图的现象，而在竣工文件中又要求竣工图以分部工程组卷，导致图纸缺量较大。(四)施工验收原始签证资料格式不规范

原始施工验收签证资料不是开工前统一规定的内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。

(五)施工原始资料书写不规范

原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期工程资料编制工作带来极大的困难。

(六)工程资料移交不及时

不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致工程资料丢失。

二、工程资料管理问题的成因分析

(一)档案意识薄弱

由于对档案法、档案知识和有关工程资料编制的质量标准规范的宣传力度不够，造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人的档案意识薄弱，存在重建设、轻档案的现象。

(二)档案管理制度不健全

虽然各参建单位建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，规格不统一，给整编工作造成困难；对资料的保管与移交没有制定专门制度，人员变动时资料交接手续不严密，造成资料的遗失，给归档工作造成很大的损失。

(三)责任落实不到位

一是建设单位与施工单位签订的合同中对工程资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；二是施工单位缺乏完善的管理网络，相关人员档案管理知识匮乏，业务素质低；三是缺乏有效的监督考核机制。

(四)人员素质不高

一是施工单位技术力量薄弱，管理水平差，造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范或质量不高；二是监理单位人员有专业技术但施工管理水平较差，档案管理知识不足，导致对现场签证资料把关不严；三是现场缺乏既懂档案又懂技术的人员，从事档案管理的人员只懂档案不懂技术，而工程技术人员又只懂技术而不懂档案，两者不能很好地结合起来，从而影响了工程资料质量。

(五)过程控制不到位

资料编制与施工进度不相符，反映了资料员在资料编制过程中“闭门造车”现象。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。

三、加强建筑工程资料管理的对策

(一)从工程项目立项抓起

目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的工程资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位工程资料的指导、监督。针对管道建设工程项目规模大，周期长，监理及施工单位多等特点，工程资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与工程资料收集同步；工程施工过程与工程资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。

(二)建立健全资料管理制度

施工单位、监理单位大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个工程项目，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，项目管理部门在工程建设初期(而不是中后期)就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的工程资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

(三)加强过程控制

工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。

(四)运用合同法律手段

目前，市政建筑工程一般实行招投标制度、工程建设监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、工程资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。

(五)重视档案知识宣传教育

工程建设管理部门工程管理人员、监理工程师、承包商等对工程资料的重要性认识参差不齐，因此，在项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对工程资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、工程资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。

(六)严格把住竣工验收关

进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保工程资料档案的真实性和准确性。使工程资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。

综上所述，建设工程资料管理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用。