基于网络的学校教育装备工作管理平台的设计

方　顾　沈永翔

摘要：针对当前学校教育装备管理工作相对落后的现状，本文以“将现代教育技术手段服务于学校教育装备管理工作”为指导思想，提出基于网络的学校教育装备管理工作办公自动化解决方案——《学校教育装备工作平台》的设计方案，以期为今后相关软件的开发提供参考和借鉴。

关键词：教育装备管理；办公自动化；设计方案

中图分类号：TP315文献标识码：B 文章编号：1673-8454（2009）14-0067-03

引言

当前，随着科学技术的不断进步与发展，各种现代教育技术设备逐步在中小学校园的普及率不断增加，而地方教育装备管理部门对教育技术装备的建设、配备、管理、使用等方面的工作却没有随着教育现代化和装备信息化的发展而同步发展。面对每天产生的大量教育教学装备管理信息，教育装备管理部门通常只使用上世纪70年代遗留下来的报表、账册、使用统计等传统管理方法，在教育装备管理部门工作范围、管理职责方面不断扩大的趋势下，这些手段已越来越无法适应。因此，如何充分利用现代教育技术管理教育装备工作，提高其工作效率，适应现代管理的发展趋势成为我们面前的新命题。

为了解决教育装备管理工作中的办公自动化问题，本文描述了一种能够充分利用现代教育技术手段管理教育装备工作的自动化管理网络平台（《学校教育装备工作平台》）的设计方案。事实证明，该平台作为学校与教育局、装备部门联系的桥梁，显著地提高了教育装备管理工作的效率，为教育行政部门评价、决策教育装备工作提供重要依据。

一、《学校教育装备工作平台》的功能设计

1.学校教育装备管理工作的主要工作流程

为了使最终设计出的系统功能更合理、更科学，首先必须了解学校教育装备管理工作的主要工作流程以及内容。当前，学校教育装备管理工作按工作流程的顺序可依次归纳为发布计划、项目申报、项目审批、组标、招标、验收、结算备案这七个阶段（图1），各阶段的主要任务说明如下：

* 发布计划：教育装备管理部门发布教育装备计划，要求学校在指定期限内上报各自对教育装备的需求。

* 项目申报：在教育装备计划规定的日期范围内，学校向教育装备管理部门提交自己的教育装备申请，包括内容、数量、预算金额等。

* 项目审批：申报日期截止后，教育装备管理部门对各校的申请逐条审批，并在审批工作完成后统一将相关的审批意见发送至学校。具体的审批意见种类有同意、暂缓、不实施三类。

* 组标：对于通过审批的申请，存在统一招标和自行采购两种情况。前者在正式招标前，首先需要对申请记录按一定方式进行归类，将其组成不同的标项。如有必要，还将对其中的一些大标项进行分解，将其分成多个小标段分别进行招标。

* 招标：按标项（段）进行招标，在招标结束后，及时发布中标信息（中标单位、中标价）。如果发生流标情况，还需要对相应标项（段）重新组织招标。

* 验收：由学校和教育装备管理部门共同对中标单位提供的教育装备进行验收，并登记决算价。

* 结算备案：将相关教育装备的全部信息存档，以备查询统计所用。

结合教育装备管理工作的上述阶段描述，整个平台在功能上可以分为以下模块：

* 进度管理模块：用于控制记录的不同状态。在平台中，可以将某条申请记录的状态用数值来表示：-2不实施、-1暂缓、0申请、1初审、2终审、3组标、4结标、5验收。

* 查询统计模块：用于返回满足指定条件的记录及其统计信息。

* 系统设置模块：对平台运行所需要的全部系统数据（如允许申报的内容、申报计划起止时期等）进行维护。

2.进度管理功能模块的设计

进度管理模块是整个平台的控制中枢，也是平台中唯一能够对数据库中的用户记录表执行写操作的模块，决定着每条记录的状态信息，而记录的状态将直接影响到查询和统计操作的结果。

根据上一节所描述的教育装备管理工作的工作流程，可以把进度管理模块进一步细分成以下子模块：

* 物品申报管理模块：该模块用于学校用户录入教育装备的申报信息。每一条教育装备申报记录都与某个教育装备申报计划相对应，每个申报计划都存在有效时段，只有在特定的时段内才能够录入教育装备申报记录（图2）。

* 审核管理模块：该模块用于对申报的教育装备进行审批。审批的结果有同意、暂缓、不实施三类，每一类都有具体的审核意见。需要说明的是，对学校用户申请的审批意见并不立即可见，而是等到某个申报计划中的全部申请都审批完成后，才统一地向学校用户公布这些审批信息。此外，一旦某条申请记录通过了审核，无论审核的结果如何，学校用户都不能删除或修改该记录（图3）。

* 组标管理模块：该模块可以进一步细分成“组标”、“分标段”两个子模块。组标模块用于将通过审核的指定申请记录集组成一个标项，而分标段则是进一步把标项分解成若干个小的标段，每个标段分别对应唯一的中标公司（图4）。

* 验收存档管理模块：确认申请记录的相关工作流已结束，并录入最终决算价。

3.查询统计模块的设计

查询统计模块扮演的是数据提取与数据分析的角色，该模块执行数据库读操作，向用户反馈不同查询结果的记录集，并提供该记录集的相关数据统计信息，其功能有：

* 按任意组合条件返回特定的记录集：根据将字段值的自由组合转变成不同查询条件来返回特定的记录集，并按用户指定的方式进行排序后分页显示。

* 提供关于查询结果的统计信息：向用户显示满足特定条件记录集的统计信息，包括预算经费合计、审批经费合计、不实施经费合计、暂缓经费合计等。

4.系统设置模块的设计

系统设置模块用于维护平台运行所必需的环境信息，包括定义、维护用户可申报的教育装备种类、公司库，以及对申报计划的相关内容（如申报周期等）进行管理：

* 申报计划管理模块（图5左）：该模块用于对所有的教育装备申报计划进行管理，包括新建计划、修改计划的申报时限等操作。学校提交的任何申报记录都隶属于唯一的申报计划。此外，申报计划管理模块还用于决定是否向学校公开审批意见。

* 教育装备种类管理模块（图5右）：用于对学校可申报的教育装备种类进行管理。由于这些教育装备的种类繁多，所以在具体管理时，需要引入分组管理机制——将拥有相同属性的设备编成一组，从而方便学校用户在申报查询时选择。

* 公司信息管理模块：用于管理应标公司、中标公司的相关信息。这些信息将向学校用户开放，以便日后对教育装备的售后服务进行及时跟踪。

二、结束语

应该看到，在当今计算机及网络技术高速发展的背景下，将办公自动化手段应用到学校教育装备管理工作中是必然的趋势。目前，依据本文所述而设计的《上城区学校教育装备工作平台》（下简称平台）已于2008年开发完成，并于2009年正式应用于杭州市上城区的教育装备管理工作。从该平台的实际使用情况来看，确实达到了比较好的效果。

首先，使现代教育装备工作的管理更规范。学校教育装备工作的各个流程，都能从平台上得到及时反馈，从而使之能够根据教育装备实施的阶段及时调整自己的计划，而教育局则可以利用平台来了解各校装备的投入情况，从而在决策上使教育装备的发展更均衡。

其次，有效地避免了学校教育教学装备配备的浪费和资源闲置。通过平台，学校可以及时了解自己的现有装备及使用现状、了解目前的区教育局装备标准，从而在申报装备计划时避免重复申报、超标申报的情况发生，提高了工作效率。

再次，加强了基层学校对教育装备管理的意识及能力。基层学校抓好教育装备利用率，管理是关键，相同的设备管理好可延长其使用寿命，管理不好则缩短了使用寿命，无形之中可以为国家节省教育装备的投入。通过平台提供的网络管理功能，可以及时了解学校的日常管理是否到位，从而促进教育装备投入的效益最大化。

最后，便于学校进行资产管理。平台中所涉及的数据，如产品名称、数量、金额等信息可以直接为学校的资产管理所用，因而可极大地减少管理人员的工作量，避免资产统计错误的产生。

（编辑：郭桂真）