财务软件核心数据库设计探析

刘梅玲　张　涛　朱学义　毕明曦

[摘 要]本文是继“财务软件数据库设计探析之账务处理子系统”之后,又一篇描述财务软件核心数据库设计的文章。本文借助Sybase公司的CASE工具PowerDesigner 6.0,结合当前国内流行的财务软件用友U8的数据库特征,给出了一个完整的固定资产管理子系统的数据库设计模型,包括描述E-R图的概念模型(.CDM)、由概念模型直接转换而成的物理模型(.PDM),以及直接生成的基于Access的物理数据库。

[关键词]财务软件;核心数据库;固定资产管理子系统;PowerDesigner 6.0

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.14.001

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)14-0005-03

一、PowerDesigner 6.0中E-R图转换为物理模型的原则

在PowerDesigner 6.0中,E-R图中的实体转换成表,E-R图中联系的转换结果依赖于联系的基数和类型。在一对一的联系中,只对dominant(强制规定)的一端生成表;在一对多的联系中,为“一”的一端实体中的关键字就转换为“多”的一端的表的外码,在多对多的联系中,则产生一个新表,新表的关键字由两个实体中的关键字组合而成,可以添加联系表的属性。

二、固定资产管理子系统的数据库设计

按存储空间最优、兼顾运行效率的原则设计出的,符合第三范式的固定资产管理子系统的E-R图见┩1,

图中共10个基本实体、11对实体间的联系;图2为固定资产管理子系统的物理模型,由PowerDesigner 6.0从图1转换而来,自动生成4个联系表(固定资产增加表、固定资产减少表、折旧表和凭证明细表)及联系表的关键字,并添加了联系表的相关属性;图3为基于Access的固定资产管理子系统的物理数据库,共计14个表,由PowerDesigner 6.0从图2直接生成。

三、固定资产管理子系统E-R图及物理模型分析

因固定资产管理子系统E-R图及物理模型较为复杂,本文把实体表间的联系拆分为两个部分(与“固定资产基本表”相关、与“科目表”相关),分别表述如下:

固定资产基本表,存储固定资产卡片的基本信息,一张固定资产卡片为一条记录。仅存在于固定资产基本表中的固定资产,当月计提折旧;若固定资产增加表中也存在该项固定资产当月增加的信息,则当月不提折旧;若固定资产减少表中也存在该项固定资产当月减少的信息,则当月照提折旧。

1.与“固定资产基本表”相关的E-R图及物理模型分析

(1)固定资产类别表—固定资产基本表:一个固定资产类别(如机器设备、生产线、办公设备等)包括多项固定资产,一项固定资产只能属于一个固定资产类别,因此固定资产类别表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,固定资产类别表的关键字(固定资产类别编码)成为固定资产基本表的外码。

(2)部门表—固定资产基本表:一个部门可以使用多项固定资产,一项固定资产只能对应一个部门,因此部门表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,部门表的关键字(部门编码)成为固定资产基本表的外码。U8固定资产管理系统中允许一项固定资产为几个部门所使用,固定折旧费用将在多个部门之间分摊,若考虑多部门共用固定资产情况,则部门表和固定资产基本表之间的联系为m∶n,在物理模型中生成联系表固定资产使用部门表,存储固定资产被不同部门使用的信息,包括固定资产编码、部门编码、分摊比率等信息,详见U8固定资产部门比例构成表(fa_DeptScale)。

(3)折旧方法表—固定资产基本表:一种折旧方法(如年限平均法、工作量法、双倍余额递减法等)适用于多项固定资产,一项固定资产在一个会计期间只能对应一种折旧方法,因此折旧方法表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,折旧方法表的关键字(折旧方法编码)成为固定资产基本表的外码。

(4)使用状态表—固定资产基本表:一种使用状态(如在用、未使用、不需用等)对应多项固定资产,一项固定资产在一个会计期间只能对应一种使用状态,因此使用状态表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,使用状态表的关键字(使用状态编码)成为固定资产基本表的外码。

(5)增加方式表—固定资产基本表:理论上,一种增加方式(如直接购入、投资者投入、在建工程转入、盘盈等)下可以有多项固定资产,一项固定资产只能有一种增加方式,因此增加方式表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,增加方式表的关键字(增加方式编码)成为固定资产基本表的外码。在本数据模型设计过程中,考虑到单独存储本月增加的固定资产信息(包括单据号、增加人、审核人、转账标志等),以区别期初存在的固定资产,需要生成联系表固定资产增加表,根据PowerDesigner 6.0中E-R图转换为物理模型的原则,因此将增加方式表和固定资产基本表之间的联系设为m∶n。

(6)减少方式表—固定资产基本表:一种减少方式(如出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废等)下可以有多项固定资产,一项固定资产只能有一种减少方式,因此减少方式表和固定资产基本表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,减少方式表的关键字(减少方式编码)成为固定资产基本表的外码。在本数据模型设计过程中,考虑到单独存储本月减少的固定资产信息(包括单据号、减少人、审核人、转账标志等),以便下月正确计提固定资产折旧,需要生成联系表固定资产减少表,根据 PowerDesigner 6.0中E-R图转换为物理模型的原则,因此将增加方式表和固定资产基本表之间的联系设为m∶n。

U8中,固定资产卡片主表(fa_Cards)保存原始卡片及卡片变动后的值,将固定资产的原始信息、增加主要信息(增加方式编码)、减少主要信息(减少方式编码)都放在此表中,相当于本文中分析的增加(减少)方式表与固定资产基本表之间是1∶n的联系,生成物理模型后,增加(减少)方式表的关键字增加方式编码(减少方式编码)成为固定资产基本表的外码。

固定资产卡片主表中以业务类型(iOptType)字段来区分期初的固定资产(iOptType=1)、新增的固定资产(iOptType=2)、减少的固定资产(iOptType=3),以及固定资产的变动(如折旧方法变动,iOptType=13)。

此外,录入原始卡片时的卡片附表信息,主要是固定资产曾经的变动信息,保存在固定资产卡片子表(fa_CardsSheets)中。表中记录标识字段(sID),对记录修改时不覆盖原记录,使用此标识新增一记录,保留修改痕迹。

(7)固定资产基本表—固定资产变动表:一项固定资产在使用过程中,可能有若干次变动(如使用部门、使用年限、使用状态、折旧方法等),每张变动单仅针对一项固定资产,因此固定资产基本表和固定资产变动表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,固定资产基本表的关键字(固定资产编码)成为固定资产变动表的外码。

在U8中,固定资产变动单表(fa_Vouchers)只存放固定资产管理系统启用后的固定资产变动信息。

(8)固定资产基本表—科目表:固定资产计提折旧时涉及多个科目,每个折旧相关科目对应多项固定资产,因此固定资产基本表与科目表之间的联系为m∶n,在物理模型中生成联系表折旧表,以折旧凭证中的每行分录为一条记录。

U8固定资产模块中设了固定资产折旧分配凭证主表和固定资产折旧分配凭证明细表两个表,分别存放固定资产的年折旧信息和月折旧信息。

2.与“科目表”相关的E-R图及物理模型分析

(1)科目表—凭证主表:凭证主表是存储凭证信息的表,每张凭证为一条记录。一个科目可以在多张凭证中出现,一张凭证中也可以涉及多个科目,因此科目表与凭证主表之间的联系为m∶n,在物理模型中生成联系表凭证明细表,以凭证中的每行分录为一条记录。科目表与其他表(科目类型码表、科目性质码表)之间的联系见账务处理子系统,此处略。

U8固定资产模块中对于折旧凭证,则是暂时存放在固定资产折旧分配凭证准备表中,待固定资产系统将折旧凭证保存后,凭证会传递到总账系统中的凭证及明细账(GL_accvouch)表中,之后在总账系统中审核、记账等。需要注意的是传递过来的凭证对于总账系统来讲属于外部凭证,因此需要记录外部凭证的相关信息(如外部凭证账套号、会计年度、系统名称等),以及控制该凭证的相关信息(科目、金额等)不能修改和删除。

(2)科目表—部门表:固定资产折旧是按部门分摊的,分摊折旧时,一个科目(如管理费用——折旧费、制造费用——折旧费等)对应多个部门,而一个部门分摊的折旧只能计入一个折旧科目,因此科目表和部门表之间的联系为1∶n,生成物理模型后,科目表的关键字(科目编码)成为部门表的外码。

四、结束语

本文设计的固定资产管理子系统数据库为独立运行的子系统,若与账务子系统数据模型合并,需要将基本表凭证主表、科目表、部门表,以及联系表凭证明细表共享即可。希望本文固定资产管理子系统的数据库设计能与广大财务软件的分析和设计人员共享,使我国的财务软件的核心数据库研究不断发展进步。

主要参考文献

[1] 刘梅玲,朱学义,黄岩.CASE工具在电算化会计实验教学中的应用[J].中国管理信息化,2008(22).

[2] 陈旭,毛华杨.会计信息系统分析、设计与开发[M].北京:清华大学出版社,2006.

[3] 刘自伟,等.管理信息系统开发技术[M].武汉:武汉理工大学出版社,2003.