工程备品管理信息系统的开发与应用

刘　娜

摘要:本文详细介绍了工程备品管理信息系统的设计思路,开发方法和具体应用,克服了传统工程备品管理的缺点,提高了工作效率。

关键词:工程备品 管理 信息系统

0 引言

在市场经济发展的当今社会,企业竞争激烈,加强成本管理是提高企业产品竞争能力、实现企业又好又快发展的有效方法。宁夏华澳铁路综合工程公司管辖范围包括甘肃、宁夏两地的6个工程公司,点多线长,分散性大,不易管理。目前公司内部的计算机主要用于文字处理、信息存储、查询等简单应用,对工程备品管理还停留在传统人工加手工台帐的纸质办公基础上。这种管理模式工作繁琐容易产生人为的错误,可靠性及查询效率低,备品的档案不完整;信息检索、分类、统计工作量大,速度慢,信息反馈不及时。无法解决公司内大量的数据处理、信息流通等问题,造成人力、物力资源的极大浪费。本文介绍了宁夏华澳铁路综合工程有限公司工程备品管理系统的开发与应用。该系统基于SQL SERVER2000数据库平台,使用Power Builder软件开发,主要是对备品台帐、维修维护备品信息进行全面的管理,工程备品管理信息系统将为公司的工程备品管理工作提供及时、准确、安全、高效的信息。

1 系统调查与分析

本系统是一个工程备品管理信息系统,它主要是为工程备品管理人员开发的。系统调查的目的是对原手工登账建卡管理工作的所有环节进行全面深入的调查分析,弄清各个环节需求、信息源、数据流向、处理方法等。

1.1 通过对工程备品管理信息系统进行详细的调查和分析后,绘制出系统流程图,如图1

1.2 数据流图(DFD),就是采用图形方式来表达系统的逻辑功能、数据在系统内部的逻辑流向和逻辑变换过程,是结构化系统分析方法的主要表达工具。数据流图可以用来抽象地表示系统或软件。它从信息传递和加工的角度,以图形的方式刻画数据流从输入到输出的移动变换过程,同时可以按自顶向下、逐步分解的方法表示内容不断增加的数据流和功能细节。因此,数据流图既提供了功能建模的机制,也提供了信息流建模的机制,从而可以建立起系统或软件的功能模型。本系统的数据流图如图2所示。

图中,F1采购设备;F2发放设备;F3盘点库存。

2 系统功能及设计

2.1 软件配置

2.1.1 网络操作系统 网络操作系统为Windows 2000 Server,Windows 2003 Server网络操作系统具有很好的移植性和图形化的界面,安装简单、维护方便;支持多种协议,网络的互连性很强;具有较高的安全性,保证用户数据安全与完整,同时也更大程度的减轻了维护人员的工作负担。

2.1.2 数据库管理系统 数据库管理系统是整个系统的核心,工程备品管理系统采用了具有强大分布式功能的大型数据库Microsoft SQL Server 2000数据库管理系统,MS SQL Server主要具有如下特点:①一流的管理工具;②自动锁功能使得用户可以安全而高效地访问数据;③系统高度的安全性,提供方便而灵活的数据库备份和恢复功能;④全面的数据完整性保护;⑤提供方便、易用的分布式功能;⑥与Window 2000 Server操作系统结合紧密;⑦支持大规模应用。

2.1.3 开发工具 Power Builder是美国Powersoft公司开发的客户机/服务器应用程序开发工具。采用面向对象的开发方法完成了系统的核心层部件(即控件、窗口、菜单)设计,通过对核心层的扩展完成应用层软件设计。在系统的开发过程中,使用客户机/服务器(C/S)模式,前台开发工具使用Power Builder,后台数据库使用SQL Server,系统运行在Windows网络操作系统环境下。

2.2 系统功能设计 在系统流程图的基础上,对数据流程图进行分析,然后进行功能分解,这样不断进行下去,直到分解为含义明确,功能单一的单功能模块,从而绘制出系统的功能模块图。如图3所示,本系统具有以下功能子系统及模块:

2.3 系统结构设计 本系统设计了入库、领用、统计及查询(库存统计)、数据维护(数据备份,数据还原、密码修改)、报表打印、帮助、退出等7个子系统(如图3),可以全面实现对工程备品入库、领用、库存节余统计的计算机管理,大大减轻了工作人员的工作量,全面提高了工程备品管理的效率和服务质量,使工程备品管理水平跃上一个新的台阶。应用本系统可以在计算机上灵活、方便地管理工程备品,从而大大的的提高了工作效率,使管理更加现代化。

本系统是根据实际情况和具体内容,按一定的要求,科学合理进行系统分析,从而使本系统完全能满足经济性、灵活性及可靠性的要求;系统考虑到设计与用户两方面,使其尽量具有好的兼容性,速度快,功能强的特点,可让程序运行相对变得简单而方便,可使用户根据功能提供的提示,完成各类操作。

3 工程备品管理信息系统的应用

3.1 入库登记 工程备品入库:由库管员将设备材料的购置信息(如名称、数量、单位、单价、总价、建造单位、建造时间、购置时间、供货商单位、联系方式)填入工程备品管理信息系统的入库子模块。库管员应及时录入有关新购置工程备品的信息,并相应更新库存信息,以便查询。

3.2 出库登记 库管员根据已批准的各项目部提报的领用设备计划,到工程备品管理信息系统的统计及查询模块,对现有库存信息进行查询。当库存信息中未显示该设备时,表明库中没有该设备;反之,进入出库模块,对所领用的工程备品认真填写出库信息(如名称、数量、单价、总价、领用人、领用时间),同时对库存信息进行及时更新。

3.3 统计及查询 每当工程备品入库和出库时都及时更新库存信息,保证库存信息和出、入库信息的一致性,确保系统的准确、可靠。当进入统计及查询模块时,不仅能查询现库存信息,还可根据需要查询某种备品的使用、消耗信息,如能用数字反映出哪种备品在哪个项目部使用数量多、消耗大,哪种备品使用频率较低,从而为公司管理者采购工程备品时提供信息服务和决策。同时系统管理人员还可以进入入库查询或出库查询模块通过输入不同的关键字(例如:工程设备名称、购置时间、出库时间等)来查询入库信息和出库信息。

3.4 数据维护 这一模块包含三个子系统:①数据备份是防止当计算机由于感染病毒导致系统瘫痪前能将库存信息复制到系统盘区以外的其他盘区,有效保护数据不因为重新做系统而丢失。②数据恢复就是当系统瘫痪时,对系统恢复后从其他盘区将备份好的库存信息导入工程备品管理信息系统的数据库中,保证数据不丢失。③密码修改:当系统管理者需要更改登陆密码时,通过这一子系统进行更改。

3.5 报表打印 在本系统中,根据需要选择打印时间范围对备品信息打印报表。例如可以每月打印出本月入库汇总信息、出库汇总信息和库存信息。也可以每季度打印季度入库汇总信息、出库汇总信息和库存信息。

4 系统应用

工程备品管理信息系统的应用主要是满足管理者和工程备品使用者的需要,即:

4.1 为管理者提供服务和决策 该系统可以从总体上反映本单位所有工程备品的入库信息、出库信息、库存状态、使用状态等,从而为管理者提供宏观、方便的信息,更好地为工程备品管理进行服务。

4.2 为使用着提供服务 该系统可为使用者提供全面、便捷的服务,如:入库统计、领用统计、库存统计、数据备份、数据还原、密码修改、报表打印等多种全方位的服务。不仅大大减轻了工作人员的工作量,全面提高了工程备品管理的效率和服务质量,而且保证了系统的安全运行。

5 总结

系统在公司使用后,实现了备品管理信息的计算机管理,并能方便地通过企业内部网络实现信息共享;可以省去人工建立备品台帐的繁重工作,大大节约了工作时间。不但提高了提高工作效率,而且减少了错误率,保证了库存工程备品数据的准确性、可靠性,提高了对工程备品的管理水平,能够及时地给公司领导提供准确的数据。