信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力

杨　帆

摘要:本文就计算机信息技术的应用给企业档案管理工作带来了巨大的变化展开讨论,分别从企业档案管理的转变、企业档案管理集中统一管理等等几个方面阐述了计算机信息技术在企业档案管理信息化中,不仅有利于维护档案的完整与安全,而且有利于企业进行科学决策,有助于强化企业管理;还能发挥企业信息的整体功能,促进企业档案资料的信息交流和资源共享同时,为企业的生产和发展提供有力的空间保障。

关键词:信息技术应用 企业档案管理

0 引言

随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,企业档案管理的建设与研究成为档案界关注的热点。档案的本质是信息,信息对企业来说至关重要。随着档案信息化建设的逐步展开,人们越来越多地意识到,档案信息化建设不仅涉及大量管理问题,还涉及许多从未碰到过的技术问题。对绝大多数档案管理部门,特别是企业的档案管理机构而言,在实践中单纯依靠其过去的管理模式很难顺利进行有关信息化内容的建设。据作者调查,目前已经或正在进行档案网站与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位,都不同程度实现了档案管理的信息化、数字化和网络化。可以认为,各级档案管理部门在档案信息化建设中利用计算机技术将成为一种普遍性的做法。从表面看,这是一个技术问题,但实质上它是计算机技术和管理策略整合的问题。

在现代企业的社会化大生产中,劳动密集型的发展模式已不能满足于大机器生产的需求,而技术集约型发展则成为主导。在此过程中,计算机信息技术将扮演重要的角色。目前,计算机技术广泛应用于企业生产管理活动的各个领域。人们利用计算机技术可进行产品的辅助设计(CAD)和辅助制造(CAM),计算机可参与企业管理系统的文件制作、统计和数据处理,进而发展成为把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的现代企业信息集成系统。

在企业信息集成系统中,计算机信息技术的应用给企业档案管理工作带来了巨大的变化,具体表现在以下几个方面。

1 企业档案载体的转变

在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的共享和处理。在企业进行的各项管理活动中,电子文件以其快捷的办文速度度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以无可比拟的优势取代手工制作。借助计算机辅助设计的产品图纸的存储、查询和修改变得既快捷又方便。例如,生产或开发一项较大项目的产品就需设计制作大量的图纸,其中许多产品是在现代产品设计的基础上进行优化和改善而开发出来的,在此情况下,电子图纸比纸质图纸显示出旺盛的生命力和广阔发展前景,另外,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力,具有较大的经济意义。

2 实现了集中统一管理

实现了集中统一管理便于保持档案之间的有机联系,发挥其整体优势,有利于企业档案的保管和利用。这种“集中统一”是个相对概念,强调的是在总体上和制度上要管住企业档案目录,并不是把一个企业的全部档案集中到一起,保管在一处库房里,而是在统一领导、统一制度的前提下,分级负责,分库保存档案实体。这样做有两个前提条件:一是便于保管,二是便于利用,两者缺一不可。这样既有利于维护档案的完整与安全,又有利于企业进行科学决策,有助于强化企业管理,便于企业档案的有效利用。

3 企业档案的分类变化

过去的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案和人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之的是在企业信息集成系统中对各个管理模块和流程的设置。一份完整详实的档案信息被放置在各个管理模块中,计算机依照规定指令根据工作需求随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是在计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营和管理等各方面状况,分类也将更详细、更科学、更规范。

4 企业档案和情报资料的“一体化”管理发挥了企业信息的整体作用

企业档案和情报资料“一体化”管理是指企业将档案和情报资料纳入企业总的信息管理体制中,以实现对企业信息资源的统一管理,具体地说,就是把企业所有的档案、情报作为一个有机整体集中到企业信息中心,由企业统一组织管理,统筹协调企业的档案工作和情报资料工作,并使三者有机地结合起来,实现企业信息淘汰和综合利用的一种信息管理体制。企业实行档案、情报资料“一体化”管理,建立了企业信息综合管理系统,由档案工作和情报资料工作等各个子系统组成,其功能是对企业档案、情报资料进行集中统一管理,为企业研发、生产、经营活动提供“全、准、精、快”的信息。这样,实行一体化管理后,各子系统产生了横向联系,形成一个多层次、多元化的立体网络,实现信息数据库的相互检索利用,发挥了企业信息的整体功能,促进企业档案资料的信息交流和资源共享。

5 企业档案接收和保管上的改变

在计算机信息管理系统中,档案管理人员可按规定的操作流程或模块定义规则,对档案的接收和保管进行远程或过程操作,以确保最终归档的信息具有有效性、可靠性、实时性、完整性和确凿性。例如,在计算机辅助设计过程中,要求计算机详细记录设计和加工过程中的原始资料及相应的更改信息,要在不同的版本上注明当前的有效资料,以达到最终归档使用的是完整和确凿版本的图形或图纸。

6 充分发挥档案的依据、凭证作用

积极引导企业开发、利用档案,实现档案的价值,为企业的生产和发展提供有力的空间保障。档案是企业生存与发展的历史记录,是企业的宝贵财富,档案管理是企业管理的一部分,它在生产经营、产品设计和开发等工作中起着重要的凭证作用。档案可以转化为生产力,管好档案、用好档案可以为企业增加效益,可以维护企业的合法权益。同时,用好档案可以及时地了解竞争对手的生产经营状况,收集相应的材料,有目的地展开竞争。

7 充分利用系统文档“一体化”管理

利用系统文档“一体化”管理,达到信息共享,提高档案的利用效率。运用计算机管理档案,实行档案的自动编目、自动检索、自动统计,并按照不同要求,编制出全宗目录、分类目录、目录索引等,达到档案工作的标准化、规范化,有力地促进档案信息资源的开发利用。这样,档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来,从而提高档案工作的工作效率,档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识,使企业的档案管理工作达到人尽其才,物尽其用的一种良性循环的状态。

由此可见,计算机信息技术在企业档案管理信息化中有着举足轻重的作用。一方面,有利于维护档案的完整与安全,又有利于企业进行科学决策,有助于强化企业管理;另一方面,发挥了企业信息的整体功能,促进企业档案资料的信息交流和资源共享同时,为企业的生产和发展提供有力的空间保障。但是,在企业档案管理信息化的过程中,有的企业采用了信息技术外包策略。在信息技术外包过程中,档案管理部门要不断赋予外包商完成其工作职责的权利,而伴随这一过程则可能出现档案管理部门主动控制权的丧失及信息秘密的安全和有关知识产权的归属等问题。建立起一套科学、安全、多功能、高效、灵活和紧盯市场的企业档案信息管理体系,势必是企业档案管理工作者今后研究的课题。