高校信息系统外包的风险及对策研究

陈光欣

摘 要：本文首先介绍了信息系统外包的概念及理论，并分析了高校进行信息系统外包的原因。然后从高校信息系统建设的实际出发，分析了高校信息系统外包在策略制定、承包商选择、协议签订和项目管理等方面的风险。最后，文章给出了降低高校信息系统外包风险的对策和建议。

关键词：信息系统外包 风险 对策

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1673-8454（2009）11-0004-03

高校信息系统建设是高校信息化的一个重要方面，在高校的教学、科研和日常管理中，信息系统已经成为一种不可或缺的工具。随着高校各种业务的不断发展和提高，高校信息系统也变得越来越复杂，系统规模越来越大，对于系统开发技术的要求也越来越高。但是，很多高校自身的系统开发能力满足不了在系统开发方面的要求，于是，系统外包就成为了一种必然的选择。系统外包虽然具有种种优点，但在外包开发的过程中，也出现了种种问题。国外有研究结果表明，信息系统外包的成功率并不高，Lacity与Willcock调查了实施信息系统业务外包两年以上的公司，其中60%的公司对外包结果不满意，40%的公司试图主动终止外包合同。[1] 笔者在负责学院的信息系统外包工作的两年内，通过系统外包模式建设了多个信息系统，也深切地体会到；高校信息系统外包过程中确实存在着多种问题。因此，对高校信息系统外包的风险进行研究并提出相应的对策，具有比较大的现实意义。

一、信息系统外包的概念及理论简介

信息系统外包是指一个组织将部分或全部的信息系统功能以合约的方式委托给外部的信息系统承包商，在合约期内提供下列范围的信息系统服务：应用系统的开发与维护、系统操作、网络通讯管理及维护、系统规划及管理，以及与信息系统相关的采购与咨询服务等。[2] 信息系统外包最早是从20世纪60年代开始的，最初进行系统外包的都是一些中小型的企业或组织，因为自身力量的限制，无法自行开发和维护信息系统，所以不得不进行信息系统外包。后来，一些大型的企业或组织发现，使用信息系统外包的形式，由专门的、技术水平高的信息系统开发公司为自己开发和维护信息系统，可以降低成本，缩短系统开发周期，提高系统的应用水平。因此，信息系统外包成为企业主动进行的一种信息系统建设模式。随着信息技术的快速进步，信息系统对企业或组织的重要性不断增加，信息系统外包的目的已经不局限于降低成本，通过信息系统外包，企业或组织可以专注于核心业务，更有效地利用信息技术，满足变动的业务需求并改变组织结构，增加企业或组织的核心竞争力。信息系统外包已经成为了企业或组织的战略型决策。

关于信息系统外包的研究大部分是从经济理论的观点着手，所运用的理论大都集中于交易成本理论、代理成本理论、资源基础理论和资源依赖理论，研究的主要问题包括外包决策、信息系统供货商选择、外包合约设计原则、外包关系管理、外包结果评估等。

二、系统外包是高校信息系统建设的重要模式

在高校信息化的初期，几乎没有高校采取外包模式来进行信息系统建设，这是因为以下几个原因。第一，与企业相比，高校在信息系统建设方面具有一定的力量，很多高校设有计算中心、信息化办公室等信息系统建设机构，可以自行开发信息系统；第二，高校信息化初期，“重硬轻软”的现象非常严重，多数资金用来购买硬件设备，对于软件方面的投资较少，而硬件设备有成熟的标准，购买程序相对简单；第三，高校信息化初期的软件系统多数是基本的应用，比如Email系统、OA系统，可以通过直接购买市场上的成熟产品来解决问题。

随着高校信息化程度的不断提高，信息化建设的重点从硬件建设向软件建设转移，高校在教学、科研和日常管理三大领域内对软件系统支持的需求越来越迫切。而随着业务的发展，高校信息系统也变得越来越复杂，系统规模越来越大，对于系统开发技术的要求也越来越高。但是，很多高校自身的系统开发力量，由于在编制、经费和待遇方面的诸多限制，已经满足不了系统开发的要求。因此，与校外公司合作，进行系统外包，成为很多高校在信息系统建设方面必然的选择，系统外包也成为了高校信息系统建设的重要模式。

三、高校信息系统外包的风险分析

1.高校信息系统外包的优点

高校采用外包的方式进行信息系统建设，优点如下：

（1）可以解决高校自身信息系统建设力量不足的问题，实际上，这是高校进行系统外包的最主要原因；

（2）可以充分利用承包方成熟的技术力量，节省开发成本，缩短项目周期，有利于高校集中精力进行教学与科研工作；

（3）通过与承包方的合作，有助于高校及时实现技术更新与升级，提高高校自身的信息系统建设水平；

（4）通过竞标厂商之间的竞争，能够选择最有利的承包方案，可以充分利用信息系统建设方面的经费。

2.高校信息系统外包的矛盾

虽然具有以上优点，但信息系统外包对于高校来说，并不是一条捷径与坦途，不论是外包的过程还是结果，均存在很多问题。如果对这些问题估计不足，系统外包很可能成为高校的巨大负担和隐患。

对企业信息资源外包的研究表明，企业所面临的首要风险是失控，一旦企业内部的信息技术任务或资源交由外部的服务商管理，则企业高层管理人员无法对外包的内容进行直接控制，也得不到来自外包商服务人员的直接报告，失控的风险显而易见，比如服务质量、提供效率、对服务需求变化的灵活性掌握、潜在费用上升、企业的商业秘密和内部信息乃至知识产权等都有存在风险的可能。其次，不确定性是企业面临的固有风险。信息技术的更新难以预测，企业的商业环境变化也难以预测，这两种不确定因素的结合，增加了外包信息技术资源支持企业商业目标的不确定性。再次，企业还将面临许多潜在的陷阱。比如，与节约成本、分享信息技术进步的初衷背道而驰，对信息技术的错误理解导致发挥核心作用的信息技术资源或业务被外包、服务商的稳定性和质量下降或不履行先前的承诺等。[3] 这些风险在高校信息系统外包过程中同样存在。而且，高校由于其自身的一些特点，还使得信息系统外包与高校的信息系统建设存在着以下几个矛盾：

（1）高校的信息系统规模与外包开发费用之间的矛盾。高校信息系统的一个主要特点就是规模较小。高校系统的使用者一般是几十个人，数据量通常不过万条，服务对象不过几千人。这种规模的系统使得高校很难拿出较高的外包开发费用，很难吸引到那些技术水平高的外包公司。

（2）高校的业务变动与外包开发的“一次性”之间的矛盾。高校中的人员和业务变动都是非常频繁的，很多业务不规范，由此造成信息系统的需求变动也是非常频繁的（比如某项规定的改变、领导新的统计要求等）。在外包开发过程中，这些需求变动就对开发工作造成了一定的影响。当开发工作完成、项目验收结束、进入项目维护阶段后，这个矛盾会更加突出。高校的信息系统，一定要能持续改进，才能满足高校因业务和人员变动而变化的需求，而在持续改进这一点上，外包开发模式难以满足要求。

（3）高校信息系统的“整体性”与外包开发的“局部性”之间的矛盾。高校信息系统建设的目标之一就是系统整合，比如统一身份验证和数据共享。各种通过外包模式开发的信息系统要进行整合，实现统一身份验证和数据共享，难度还是比较大的。

3.高校信息系统外包的风险

信息系统开发本身就具有较大的风险，高校信息系统的外包开发模式由于具有上述矛盾，更加容易出现问题。

高校要实施信息系统的外包开发，通常必须经历如下阶段，即：策略制定（确定外包的业务范围），选择合适的服务商，以协议形式固定双方合作关系，对合同进行实施、管理与监控。在以上阶段中，无不充斥着来自高校内外环境的风险。下面结合信息系统外包的活动如图1所示，来具体分析高校信息系统外包过程中可能遇到的风险。

（1）外包策略制定风险。高校的主要业务有三大块，即教学、科研和日常管理。与之对应的信息系统如果具体细分的话，可以分为招生、学籍、选课、排课、课程支持、教学评估、人事、财务、后勤等系统，这些系统构成了高校信息系统外包的应用域。高校在确定外包策略时，要根据自身的实际情况，确定外包的目标和范围，决定将哪些系统外包。如果目标过高，范围过大，很容易使外包活动超过自身的控制能力，造成外包项目失控，甚至失败。

（2）承包商选择风险。承包商选择是信息系统外包过程中至关重要的活动，选择了不适当的承包商，对外包项目的影响是难以估量的。但由于在承包商选择过程中存在着严重的信息不对称，高校难以准确地评估承包商完成项目的能力。

（3）外包协议签订风险。外包协议是约束承包方，保证外包项目按期、按质完成的主要手段之一。但由于部分高校在签订外包协议方面缺乏经验，签订的外包协议不完善，难以起到预想作用。还由于我国整个法律环境的原因，诉讼或仲裁的成本很高，一旦出现纠纷，对高校的影响也非常大。

（4）需求分析风险。需求分析是信息系统开发过程中的重要环节，需求分析的好坏，是信息系统开发成功与否的关键因素之一。由于承包方多是专业的软件公司，他们对于高校的运作方式与业务需求并不熟悉，因此，承包方的需求分析不符合高校业务要求是经常出现的情况。

（5）技术风险。开发平台、数据存储、用户界面、中间件等系统开发技术共同构成了信息系统外包的求解域。如何选择正确的技术路线也是信息系统外包中的重要问题。不少高校片面地追求使用最新技术和最新平台，但因为最新的技术往往并不完善，所以出现问题的几率也大大增加。

（6）项目管理风险。外包的信息系统项目的管理相比非外包项目来说，要复杂得多。在外包项目的项目团队中，有来自发包方的项目管理者和最终用户，还有来自承包方的管理人员和开发人员，这些人员的目标和利益都是不一致的，经常出现利益上的冲突。如何平衡各种人员的利益，维持项目团队的正常运作，是一项相当困难的工作。

（7）外包依赖风险。过分地依赖外包，忽视高校自身IT能力的保持和提高，会造成对外包公司的依赖，丧失与承包方的议价能力，使高校在外包活动中处于不利地位。

（8）内部资料泄露风险。在外包活动中，承包方一般会接触到高校的部分内部资料或者机密资料，这就导致了内部资料泄露风险。

四、高校信息系统外包的对策研究

基于以上的分析，我们提出以下对策和建议，作为降低高校信息系统外包风险的措施。

1.注意保持和提高高校内部IT能力。内部IT能力主要包括：

（１）追踪、了解和评价高校所需要的不断变化的信息技术的能力；

（２）准确地确定高校对不断发展变化的ＩＴ需求的能力；

（３）确定正确的方法来利用市场机会，规范和管理IT资源以及处理合同关系的能力。[4]

保持和提高高校内部的IT能力，是信息系统外包项目成功的关键因素，是高校在信息系统外包活动中获得主导地位的前提和保证。

2.选择合适的系统进行外包。应该尽量选择需求明确、业务规范、流程结构化的信息系统进行外包。并且，要尽量控制外包的规模，不要一味求快、求全，要做好规划，分阶段实施。

3.选择合适的外包商。选择外包商时应主要考虑以下因素，即项目报价、专业实力、项目管理水平、商业信誉、有无成功案例等。如果遇到合适的外包商，应尽量与其建立长期的合作关系，结成战略性的合作伙伴。

4.确定合适的技术路线。在确定外包系统的技术路线时，应尽量选择成熟的解决方案，最好是有过成功案例的解决方案，不要一味追求新技术。

5.签订详细明确的外包协议。协议中应该对最终系统的功能性指标和非功能性指标有明确的规定，还要对双方的权利和义务、项目进度、付款方式、保密内容、项目验收、后期维护以及违约处理等条款进行详细明确的规定。

6.进行规范严格的项目管理。应建立合适的项目管理团队，采用科学的项目管理方法，制定切实可行的项目计划，坚持对项目进行进度评估，保持发包方和承包方之间的有效沟通。

五、结束语

高校在进行信息系统外包活动时，要合理外包决策，细化和筛选可以外包的内容，选择合适的承包方，规范外包的实施流程，进行积极的外包项目管理，争取将信息系统外包的风险降低到最小程度。信息系统外包是高校和承包方互相信任、高度协作的共同行为，要尽量与承包方建立互惠互利的伙伴关系。同时，还要保持和提高高校自身的IT能力，归根结底，高校的信息系统建设还要靠自身的IT力量来完成。?筅

参考文献：

[1]王建军,杨德礼.企业信息系统外包机理研究[J].大连理工大学学报(社会科学版),2006(9):49-55.

[2]林俊,吴晓波.信息系统外包（IS Outsourcing）探讨研究[J].技术经济,2006(2):76-78.

[3]杨英,霍国庆.企业信息技术资源外包及其风险分析[J].中国软科学,2001(3):98-102.

[4]江兵,夏晖,刘洪.企业信息技术外包的策略分析[J].管理工程学报,2002(2):38-41.