《归档文件整理规则》实施对档案馆室的影响和对策

张兴文

2001年开始实施的《归档文件整理规则》(简称《规则》)是机关纸质文书档案工作的一次改革。这对于主要保管和利用机关、社会组织形成的纸质档案的档案馆室,提出了新的更高的要求。因此,认真研究《规则》实施对档案馆室工作的影响,及时解决出现的问题是十分必要的。

一、对档案馆室检索、利用工作的影响。笔者认为“简化整理,深化检索”其核心是取消立卷,即简化信息整理(指从文件内容反映的主题概念出发对文件的种类加以区分,目的在于提供多个检索途径,解决单线排列和检索角度多元化的矛盾),保留实体整理(指文件来源、时间等角度对文件实体分门别类),深化检索。而简化整理,必须在高效的检索体系和计算机信息管理系统的支持下,才能实现便于提供利用的目的。《规则》实施后,没有案卷标题的指引,必须采取地毯式查阅方式。这对于不熟悉馆藏内容、检索工具的利用者来说既浪费时间,又容易产生烦燥情绪和对档案馆工作的误解,对树立良好的档案馆形象有负页影响。因此,急需解决因简化整理、未能及时建立高效检索体系而文件之间的相互联系有所减弱或甚至割断,利用不便的弊端。笔者认为应采取以下措施:①要求基层档案人员整理档案材料时,将内容相近和因果关系的档案尽量集中排列,装在同一盒内。如不能装在同一盒内,归档文件目录备注栏中需做一些關联标记。②档案馆利用档案信息管理系统软件,对进馆档案及时编制多方面、多层次、多角度的检索工具,为社会各方面提供多个检索途径,提高档案查全率和查准率;接收办公自动化较发达的单位的档案时,不仅要接收纸质档案和手工检索工具,还要接收电子档案及有关档案管理系统软件。

二、对档案保管工作的影响。文件级管理具有简化整理,便于档案复制、扫描、保密的特点,但有容易散失而不易发觉的弊端。特别是利用者多、管理人员少、监管设施落后的情况下,除案卷级管理中出现的档案被涂改、撕掉的现象外,还存在文件易散失、放错、复印过程中文件丢页等现象,且不易发觉,将严重威胁档案的安全与完整,使文件级管理所具有的优势不能充分地发挥出来。笔者认为解决这个弊端应采取以下措施:①档案提供利用人员和档案保管人员要以对历史负责的态度,认真履行监管责任。在文明办公、热情待人的同时,及时向利用者宣传档案利用制度和注意事项。接待人员和保管人员要严格执行档案管理规章制度,办理有关手续,分清责任,从而有效防止档案的散失和损坏。②要加大档案馆监控工作力度,购置监控设施,用现代化手段及时制止档案散失、损坏的现象。

三、对档案统计工作的影响。《规则》实施后,档案保管单位“卷”、“件”并存的状况,对档案统计工作提出了新的问题。解决档案统计单位不统一的问题有以下办法:一是尊重现实,《规则》实施前的进馆档案按“卷”管理,实施后的进馆档案按“件”管理,分别统计;二是一段时间内,维持馆藏档案基本单位以“卷”、“件”并存的现状,《规则》实施前已进馆档案在信息化建设过程中逐渐改为按“件”管理。笔者认为第二种办法切实可行。

四、电子档案接收问题。《规则》在立足适应档案现代化管理需要的前提下兼顾了计算机和手工两种管理方式,为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理中的有效应用铺平道路,促进机关文档一体化管理的实现,为设计合理的电子文件整理方法打下基础。《规则》实施和机关办公自动化的普及,将促进电子档案的大量产生,对档案馆接收工作提出了新的要求。电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案。档案馆对电子档案的接收工作是一项很复杂的工作,需要必要的设备条件、技术条件和业务标准。接收过程中应注意以下方面。

1.电子档案原始性的认定问题。而电子档案由于其信息和载体可以分离、易被人弄虚作假;其载体与字迹材料没有特性真假难辨;易被复制、修改、破坏档案的原貌,因此其原始性难以确认。特别是进馆后不熟悉该单位情况的档案管理人员来说更难以辨别其真伪。因此,要求电子档案形成单位采取文字签署技术,设置加密防护、防火墙,建立磁盘文件登记制度和前端控制制度,使用只读式光盘等措施。电子档案的原始性认定和法律地位问题不能得到解决的情况下,应实行电子档案和纸质档案双套进馆制度。

2.电子档案可读性和安全性检测问题。不同机关的办公自动化系统差异大。一个机关内部的计算机软、硬件环境大都经过统一规划,兼容性能较好,而不同机关的系统差异则比较大,产生不同格式的电子档案,且难以统一。目前能对各种格式的电子档案进行转换的工作站技术比较复杂,价格也比较昂贵,要求各机关按照统一要求自行完成格式转换是比较困难,因此,需要配置专门的电子文件格式转换设备,解决对不同机关进馆的不同格式的电子档案的识读问题;部分电子档案的载体存在不安全隐患。为了确保电子档案的准确性、完整性,应配置专用的电子文件检测设备,用以检测进馆档案的载体质量情况。目前大部分单位电子档案载体是软磁盘和光盘。软磁盘按《磁性载体档案管理与保护规范》检测,光盘文件可暂参照上述规定执行;此外档案馆还需要对进馆档案的存储介质、数据结构等进行充分的研究和规划,才能使接收进馆的档案达到可利用状态。

3.接收电子档案时,应接收背景信息和元数据。背景信息是指伴随着电子文件的生成和动作过程产生的人员和机构等方面的信息,如文件产生经历的各个环节及责任者、为保证电子档案的可理解性而保存与其内容相关的信息、文件的存贮位置与这些文件的相关关系。如果背景信息丢失,会直接影响电子文件凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据,只有内容信息,缺乏背景信息和元数据的电子文件其原始性、真实性将无从谈起。因此应注意保存,及时接收进馆。

总之,《规则》的实施和办公自动化的深入,给档案馆室的各项管理环节产生了影响。为了尽快适应这种变化,档案馆应采取以下措施:

1.加强人员素质培养,信息资源的研究、开发、运用、服务要靠人,不仅要掌握传统的档案管理知识和领悟《规则》的实质,还要掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络技术等基本技能。

2.加大对自动化设备和技术的投入,不断更新技术和设备,用现代化信息设备和技术来武装档案馆。在档案馆信息化建设中,数据库的数据录入必须标准、规范化,减少重复、分散,提高信息含量。

3.组织人员研究和解决保证电子档案数据格式统一,保证档案数据在不同系统下的安全应用、相互转换及网络上实现档案信息资源共享等问题。□

(编辑/丹桔)