新形势下如何做好企业档案管理工作

摘要：文章提出如何才能更好的适应企业发展的需要，做好企业档案管理工作，更好地为企业改革发展提供优质高效的服务，是企业档案管理工作的新课题。

关键词：企业档案管理；企业发展；企业员工素质

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）15-0028-02

随着社会主义经济体制的日趋完善，企业成为市场竞争的主体，其地位、功能、内部机制和外部环境等都发生了重大变化，使企业的档案管理工作的内容、范围和其复杂程度都在不断地深化、扩展，其收藏管理的档案信息数量日趋庞大，内容不断丰富，利用查询频繁，如何才能更好地适应企业发展的需要，做好企业档案管理工作，更好地为企业改革发展提供优质高效的服务，是企业档案管理工作的新课题。本人认为，从以下几个方面做好企业档案管理工作。

一、提高认识，加强领导，健全机构，落实责任

第一，要加强档案管理工作的领导，成立由企业领导挂帅，部门负责人专门抓落实的领导体制，把档案管理列入企业管理工作的重要议事日程，与其他工作同研究、同安排、同部署，年底与其他工作一起考核，要定期召开会议，研究部署档案工作，协调解决档案工作中的问题，同时挑选责任心强、整体素质高、有奉献精神的同志做档案管理工作，强化其责任意识和大局意思，形成以兼职档案员收集，专职档案人员整理、保管的工作流程。真正做组织健全，制度落实，形成了层层有人抓，级级负责任的局面。

第二，档案工作人员要充分利用宣传栏，电视录像，网络等舆论工具大力宣传，学习贯彻《档案法》《国营企业档案管理暂行规定》，增强职工的档案法制观念，同时要把宣传、贯彻、实施档案法规，作为企业精神文明建设的一个重要内容，提高职工档案意识和法制观念。档案工作者利用各种各样新闻传播媒介和各种宣传形式，宣传党和国家关于企业档案工作的方针、政策和法律、法规，宣传本企业有关档案工作的规章制度，宣传企业档案的利用效益，取得领导的重视，增强企业有关部门、有关人员的档案意识和参与、支持档案工作的自觉性，为企业档案工作创造良好的条件和舆论氛围。在年度文件立卷归档之前，集中兼职档案员和科室有关人员认真学习

国家和有关行业档案工作标准，提高兼职档案员和科室有关人员依法开展各项档案业务的自觉性和责任感，克服工作人员不懂档案的缺陷，保证归档文件的准确、齐全和完整。

二、加在投入，合理规划，“软硬”结合，奠定基础

基础设施的完善是档案管理中的硬件之一，直接决定着档案的安全保管和信息资源的利用效果。因此，为切实做好档案管理工作，落实了建设专项经费，不断改善档案的保管条件，首先，为档案室配备足够的库房，并且与办公室、阅览室实行三分开；其次，档案室应配备微机，安装档案管理软件，实现档案数据全部微机存储，利用微机进行检索，同时配备复印机、摄像机、数码照相机、消非法经营柜等。在库房现代化管理方面，购买空调、除温机、灭菌机，吸尘器等，安装防盗门、红外线报警仪，使库房管理达到防火、防盗、防鼠、防尘等“八防”要求，确保档案的安全管理与最佳利用。

三、坚持标准，严格要求，强化素质，规范管理

第一，建章立制是档案规范化管理的保证，企业在制定明确的档案管理人员岗位制的同时，要完善《档案室职责范围》、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案管理考核与奖罚制度》等，使档案工作有章可循、有规可依，做到档案工作“三纳入”和档案人员“四参加”，即纳入本单位企业发展规划，并加强督促检查；纳入企业经济责任制和岗位责任制；纳入领导的议事日程，切实加强对档案工作的监督、检查和指导等项工作。参加本单位生产技术重大会议，事故分析等项工作会议；参加本单位科研成果论证、鉴定等重大事项；参加本单位基建工程竣工验收工作；参加购置设备、仪器等开箱验收。把各类规章制度尽可以地细化、量化，增强可操作性，为实现档案管理工作规范化、标准化提供有力保证。

第二，档案工作人员要有较高的职业道德。首先，档案工作人员要不断提高自己的政治思想水平，有正确的政治方向，要认真遵守党的路线、方针、政策，以“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，把理论学习和档案工作实际相结合。其次，档案工作人员要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务思想。档案工作是一项默默无闻的工作，档案人员要做树立愿为人梯，甘作无名英雄的无私奉献精神。把自己的工作与崇高的理想联系起来，从平凡中看到伟大，在奉献中得到升华，让档案内容来源于社会，服务于社会。

第三，档案工作人员要不断提高自己的能力素质。档案工作人员从事本职工作应具备语言文字能力、信息开发能力、运用现代化科技手段的和创新能力等。为顺应时代的发展源流，档案工作人员应通过业务培训和自学相结合的方法不断地学习新知识，掌握新技能，以满足现代化档案管理工作的需要，满足利用者的要求，更好地为广大利用者服务。

四、合理开发，充分利用，服务发展，注重成效

企业档案是企业的宝贵财富，档案的利用工作是整个档案管理工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。如何做好档案的开发利用工作：

第一，明确服务方向，树立服务观念。档案工作是为企业的改造生产服务的，这是服务的方向。有了方向就有了目标，档案工作人员也就有了工作的动力，就会为之去奋斗。多年以来，档案工作始终坚持这一服务方向，紧扣企业的中心工作，突出服务重点。当今的服务重点是围绕企业的经济建设、为企业发展服务。

第二，健全主动服务机制是做好企业档案信息服务的基本条件之一。当前应从以下三方面努力构造服务机制：首先，要针对不同利用者主动服务，监狱领导和内部的业务部门对档案的需要存在着多向性选择和时间性要求，并且，由于职能的不同，对档案的需要也有不同需求，分别组织信息资料，满足不同的需求。其次，档案部门要主动地与档案管理协会、团体、专业性研究机构建立经常性的联系，共同研究和探讨服务对象及变被动为主动服务的手段与方式，在广度和深度上下工夫，提高档案业务技能，以尽快实现对档案利用者的主动服务。

第三，多维开发档案资源，为监狱经济建设服务。首先，逐步采用计算机等现代技术建成数字化档案室，完善检索体系，提高档案查全率和查准率。建立企业档案数据库及各种专题数据库，是企业档案管理信息系统的基础，采用网络技术，借助信息高速公路，实现系统内部各部门联网，实现网上查询。其次，做好档案的编研工作，档案编研是档案提供利用的较高形式，能够广泛、集中、系统地提供档案为企业所利用，是档案部门主动开发档案信息资源的具体表现，做好这项工作能够获得很好的社会效益和经济效益。并有针对性地进行档案专题开发。作为企业档案部门，应盯住市场变幻，调整服务方向，大胆探索针对专门课题的信息开发。再次，运用其他类型现代化技术手段开发档案资源。积极运用现代化技术设备，开辟缩微阅读、录音、录像等视听服务，发展复印、复制工作，方便利用，为各部门提供有效服务。

作者简介：焦淑静（1967- ），女，供职于山东省微湖监狱办公室。