基层档案室推行电子文件归档的几点认识

苏江涛

[摘要]随着社会的发展和科技的不断进步,随着单位办公自动化、无纸化与信息网络化条件的普及,单纯的纸质文件归档方式已不能满足档案管理和适应当今社会发展的要求。推动实施电子文件归档,是当前档案管理的必然趋势,也是社会发展的需要。

[关键词]趋势质疑困难过程

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0820180-01

随着办公自动化、无纸化条件的普及,使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的生成、保存、签发、归档、调阅等运作过程可以通过计算机,局域网及网络通信中进行。电子档案提高工作效率,提高了档案的利用价值。由于档案生成方式的变化,人们对档案本质属性的质疑还没有定论,也有人对档案原始性的甄别表示忧虑。目前国家制度的保障,高新技术的支撑,管理人员整体素质的提升等等都是耗时耗力的工程,因此推行档案信息电子化管理还需要一个漫长的过程。

一、电子文件归档的优缺点

所谓电子文件是指以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体储存文字材料的文件格式。与纸质文件比较,电子文件有其独特的优势即“归档方式操作简单”、“归档时间可随时调整”、“可实现档案室对档案信息资源的源头控制和管理”,具体是:(1)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的大容量,高效率是纸质文件所无法比拟的;(4)电子文件的生成与管理是一个动态的,可以由系统软件来操作,节省人力,物力。与纸质档案相比电子文档归档的缺点也是显而易见的。(1)电子文档的推行与实施受制条件较多,需要必要的设备与网络支持,需要高技术的系统支持,也需要技术人才的支持。(2)电子文档的保存与纸质档案不同,虽然对保存场地的面积要求不高,但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多,一般仅为5-15年。就档案使命而言,电子档案的保存更复杂一些。(3)电子文件的保密工作变的较为复杂,从保存的环境、监管的系统、工作人员的自身保密等环节增加了防范的难度。对电子文件而言,信息与载体是可分离的,这样电子文件中的信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。电子文档一旦因人为或技术原因造成丢失或损坏,就当前技术将是无法弥补的。(4)电子文档的生成并不能完全取代纸质档案的地位,无论从档案的本质属性,原始价值和社会效用方面都是电子档案目前所替代不了的。(5)档案的真伪鉴定,由于电子文件信息与载体的可分离性,电脑黒客,电脑病毒的攻击将会使电子文档面临被篡改的危险,因而在与纸质档案相比,缺乏依据,甄别的难度是显而易见的。

二、电子档案在实践中遇到的问题

1.在基层推行档案电子化改革,最难的是转变思想,打破常规和固有的模式,领导不重视,现有的档案管理人员怕麻烦,安于现状。

2.电子文件归档的基本条件还不具备。办公自动化,网络化,管理程序化,目前还没能在基层普及。与纸质文件相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,档案部门现有的人员素质还不能完成此项工作。推行电子档案管理。需要电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三家的力量作为实施电子文档管理的技术与能力支撑。作为基层档案管理部门无论从物力、财力、还是技术力量都不具备。所以实施电子文件归档管理还需时日。

3.基层档案室电子档案的效能发挥不明显。一是传统的思想束缚,部分领导对基层档案管理的创新发展重视程度不够。使基层档案管理在人员编制配备,物资经费的保障方面得不到有效落实。二是电子档案还不能纸质档案的社会效能。由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件,电子文件还取代不了。对于基层档案的归档恰恰凭证类卷宗较多,真正能够共享的信息相对较少。目前,一般采取“双轨制”,以两种生成方式将电子文件、纸质文件转化为档案,同时保存两套档案。作为基层档案馆、室,无论从馆藏的种类、规模、社会效能等方面,电子文件归档较纸质文件归档的优越性体现还不够明显,有时操作起来,反尔不方便。因此基层档案馆、室,推行档案电子化不能急于求成,还应该立足实际条件,量力而行,对需要共享的信息或利于电子文件形式归档的按“双规制”的模式归档。

4.档案管理立体化建设还缺乏制度规范。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。标准是工作的规范,有了标准,工作的开展就有了可以共同遵守的依据,在电子文件的管理中尤为明显,电子文件在网络上传输需要遵循规范的网络传输协议,跨部门、跨系统的电子文件信息交换和共享需要遵守共同的交换格式。目前档案管理的现状是档案信息系统和网络建设各行其是,档案软件的开发、利用与管理没有一个系统的规范。不能适应档案信息资源共享的要求。对于信息共享,数据交换,网络传递等电子文件归档的优点也得不到充分利用和发挥,这制约了档案信息电子化的进程。因此政府职能部门加强建章立制工作,管理系统的规范统一,以及系统软件的研制与开发工作。显得尤为重要,避免无序发展,避免无谓的浪费。

5.档案管理人员的素质制约档案电子化进程。档案管理人员的素质决定了实现档案信息电子化进程。从目前看,大多数基层档案馆室对计算机的应用比较单一,有的甚至没有条件开通网络,条件好一点的能够开发一些简单的应用功能,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,现有的档案管理人员的基本素质,是无法适应信息技术和档案事业的发展需要的。虽然有些单位引进了现代化设备但没有配套的高技术人才,档案、信息处理复合型人才就更奇缺,因此人才的培养是当务之急。

三、基层档案电子化管理对策

如何推动电子文件归档,应从本单位办公自动化与信息化管理的普及程度出发,根据本单位服务的范围,规模,及纵横联系以及信息产生的源头,来促使电子文件归档,纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一是要认清档案电子化的发展趋势。端正思想认识,参与和支持档案管理的改革创新工作。随着现代高新技术发展,档案信息载体的多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化这是将来档案管理的真实写照,这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大的冲击。因此推行档案电子化进程首先要转变思想。二是立足现有条件,不等不靠。目前乃至今后一个相当长的时期内,期望国家拿出经费对档案部门进行电子化、信息化改造是不现实的,目前只有依靠自身解决,还要发扬点自力更生,艰苦创业的精神。积极探索研究档案电子化管理的思路和办法。三是加强人才引进与培养。人才是档案管理改革的根本保证。要实现档案电子化必须要有一批具备较高素质的电子档案建设、运行、管理及维护等方面的复合型人才,为电子档案建设提供管理、技术上的保障。要适应信息技术和档案事业的发展,必须加快档案人员知识结构的变革。人才的引进,知识的更新,在基层是非常困难的,甚至要靠几代档案人努力。