浅析行政单位后勤内部审计与管理

张　俐

（中国人民银行淮安市中心支行，江苏淮安223001）

摘要：目前，对行政单位后勤管理审计是内部审计工作中的薄弱部位。本文结合内审工作实践，从后勤管理审计应把握的重要环节和审计内容入手，对审计中易发现的问题、原因和风险隐患进行了深入分析，并提出了进一步完善行政单位后勤内部管理，控制风险的审计建议。

关键词：行政后勤审计管理

后勤服务部门掌控着行政单位的资金支出、固定资产及办公设施的购置及管理、公务接待、公车使用等，是一个风险相对集中的部门，有较强的内部控制要求，加强对后勤服务部门的内部审计是规范资金和财产管理、有效控制风险的重要手段。

一、后勤审计应把握的环节

后勤工作内容多、涉及面广、审计难度大，要达到预期的审计效果必须抓住四个重要环节。一是把握重点关注事项。在开展后勤审计前必须进行摸底调查，摸清审计工作量，合理调配审计人员，明确审计组应重点关注的事项；二是制定操作性强的方案。根据审计要达到的目标及单位行政后勤工作管理模式、服务内容，制订切实可行的审计实施方案；三是掌握依据的法规制度。组织审计人员认真学习审计方案、审计依据、相关的法规制度，并按固定资产、低值易耗品、公务接待和临时用工管理等业务类别，对审计依据进行分类梳理；四是分类确定审计面。根据审前摸底调查情况，以及房屋、车辆、临时用工、电子设备、低值易耗品、公务接待管理的不同特点确定审计面，采用质询、现场盘查、对工作底稿实施三级复核等方式加强现场审计质量管理，控制审计风险。

二、后勤审计应涵盖的内容

（一）内控制度建设审计。对后勤服务部门而言，完善的内控制度应包涵财务管理、办公楼管理、车辆管理、办公用品管理、公务接待管理、临时用工管理等诸多方面，包括管理办法、岗位职责、操作程序、应急预案等。对内控制度的审计不能仅仅局限于制度种类的齐全，而应重点关注每项制度内容的科学性、完整性和可操作性，避免制度制定和制度执行的分离。

（二）财务费用审计。对一定时期的现金、银行存款、费用账、表、凭证等相关资料进行核实、调查、计算、对比、分析，重点审核会计凭证的真实性、合规性，会计账簿核算的准确性，费用列支的合理性，每笔费用的列支是否符合会计制度和政策法规，每类费用是否存在超预算列支现象。

（三）固定资产及低值易耗品管理审计。对房屋、设备等固定资产实物管理应审计其是否由专人负责日常管理；固定资产购置时，能否履行规定的审批程序，购货合同、发票、相关的技术资料和清单是否齐全，能否按规定办理固定资产入库手续。对于固定资产报废、毁损等，能否按规定的审批程序进行处置。办公楼的装修改造能否按规定进行招投标。对车辆管理的审计应包括固定资产账实、车辆使用、车辆维修和油料管理等方面。对低值易耗品管理的审计应检查低值易耗品入库和出库登记情况、出入库手续是否齐全规范、账实是否一致等。

（四）公务接待与招待所管理审计。公务接待重点审计公务用餐与住宿能否遵循一定的程序和标准，相关费用报销的原始单据是否真实，开支范围及开支标准是否符合财政部门关于差旅费、会议费列支的有关规定。招待所管理重点审计会计核算情况，是否按规定建立了有关会计科目和会计账簿，物资采购的原始单据内容和签章是否完整，财务报账是否履行必要的审批手续；物品采购管理是否严格规范、库存物品是否定期盘点等。

（五）临时用工管理审计。重点审计临时性用工人员的招聘形式、环节是否合规，是否对其进行岗前教育和业务培训、明确劳动纪律和工作内容，对临时性用工人员的日常管理职责是否明确，在工资待遇上是否符合相关部门管理规定。

三、后勤审计中易发现的问题

（一）内控制度不建全。未按规定制定有关内控制度。在资产方面缺少《固定资产使用、保管和财产领用登记制度》、《房屋、车辆和低值易耗品管理操作流程》、《车辆发生严重故障或事故应急预案》等；在资金方面缺少《公务接待管理实施细则》、《招待所财务管理办法》等。制度的缺失不利于风险防范和管理，易造成监管的真空和财产、资金的损失。

（二）固定资产及低值易耗品管理不规范。一是部分电子设备类固定资产未落实管理责任人；二是少数固定资产管理员变动不按规定办理相关手续。固定资产管理员发生变动时不向财产管理部门报备，且不办理交接手续；三是不及时更新固定资产管理系统信息。人员调动时，系统中固定资产卡片、分类登记簿上使用责任人仍为原责任人；四是个别电子设备类固定资产不能及时入账，特别是接受捐赠的设备；五是不能做到定期清查固定资产并出具书面报告；六是一些采购项目存在先采购后审批现象，或合同签订程序不规范；七是低值易耗品领用手续不够齐全，盘查工作不够规范。

（三）公务接待与食堂管理不严密。一是部分招待用餐安排无后勤服务部门开出的“接待通知单”；二是有些部门接待用餐不经单位分管领导审批；三是部分餐费结账超过核定标准；四是个别在外招待用餐无原始签单凭据；四是招待所出纳会计无会计人员从业资格证书；五是部分大额的物品采购手续不够规范；六是少数物品验收入库手续不够齐全，所附物品验收入库单无验收人签章；七是个别报销发票不规范。发票上单位印章模糊，无法辨认，有些收款收据上无单位名章也无填制人员名章；八是会计报表签章不齐全；九是少数记账凭证填写不够规范。有些记账凭证摘要栏不填写事由，制作日期与所附原始凭证日期相矛盾，有些记账凭证科目填写不规范；十是重要空白凭证管理不够规范。

（四）临时用工管理方面有欠缺。一是合同制用工部门对续聘人员的申请签报资料不全；二是对合同制用工人员的年度考核流于形式，缺少完整的资料；三是签定的《劳务派遣协议书》中委托代理人授权不规范。

四、问题产生的原因及风险隐患分析

（一）对内控制度建设重视不够，易引发管理风险。后勤服务工作接触面广、琐碎繁杂，在实际工作中，往往注重具体事务的处理，对规章制度建设重视不够，致使某些行政后勤工作无章可循，无据可依，易引发管理风险。

（二）部分内控制度执行不严，易引发责任风险。由于少数行政后勤经办人员对规章制度学习了解不够，或者碍于情面、责任心不强，以致在工作中不能严格按照管理制度、办事程序进行操作，造成个别采购项目先采购后审批、固定资产销账通知单代签字、个别低值易耗品出入库漏登记等问题的发生，易引发责任风险。

（三）审核监督力度不够，易引发经济风险。后勤工作的性质决定其掌握行政单位一定的财权、物权：权力的运用一旦不能得到有效监督，就容易滋生腐败，造成诸如未经领导审批安排酒席、部分餐费列支超过核定标准等问题的出现，易引发经济风险。

（四）相关部门沟通不够，易引发财务风险。如果资产管理、使用部门之间不及时联系沟通，容易导致某些固定资产不能及时入账，从而引发财务风险。

（五）人员配备不符合制度，易引发操作风险。有些单位招待所或培训中心未配备会计主管，或会计人员不符合岗位任职条件，对招待所会计核算的合规性、真实性、完整性和有效性把关不够，造成会计基础工作不够规范等问题的发生，易引发操作风险。

五、完善后勤内部管理及审计的相关建议

（一）加强对后勤的审计监督。强化对后勤部门的现场审计，针对后勤工作的特点制定审计标准，规范后勤审计实务操作程序，避免审计操作上的盲目性、审计内容上的随意性及审计口径上的不一致性，提高后勤审计工作质量和效果。

（二）进一步建立和完善后勤管理制度。针对行政单位后勤管理工作制度缺失问题，应督促有关部门认真梳理和完善后勤管理制度、操作流程，进一步明确各岗位人员的权限和责任，规范后勤管理行为，通过制度约束降低行政成本。

（三）严格执行固定资产及低值易耗品管理制度。严格落实固定资产管理责任人，固定资产管理员变动时及时办理相关手续，定期对固定资产进行清查并出具书面报告，规范低值易耗品盘查和低值易耗品出入库登记领用手续，要加强对经办人员依章办事教育，充分认识资产购置、管理中存在的风险隐患可能带来的后果，严格按照规章制度要求进行业务操作。

（四）进一步规范集中采购行为。严格执行行政机关集中采购管理有关办法，杜绝采购项目先采购后审批以及采购项目合同签订程序不规范等问题，堵塞采购中的漏洞，促进单位党风廉政建设。

（五）加强公务接待管理。规范招待所大额物品采购入库手续，严格执行招待用餐管理程序和核定标准，后勤服务部门要依据国内公务接待暂行规定等制度制定实施细则并严格执行，同时会计、内审、纪委等部门应加强检查监督，强化机关节约意识，制止铺张浪费，严防腐败。

（六）加大对招待所会计核算业务的辅导与检查工作力度。一要严格按规定配备专职或兼职会计主管，提高会计核算质量，把好费用开支的第一道关口；二要将招待所会计核算纳入单位会计业务培训检查范围，加强检查监督，做好检查记录，对检查中发现的问题要认真落实整改，及时向有关领导汇报，通过检查和整改，保障资金活动的真实性、合规性。

（七）建立内部沟通和联系机制。在固定资产管理上，会计财务部门要充分履行职责，加强与科技、后勤等部门之间的配合、沟通和联系，确保房屋、电子设备等固定资产及时入账，保证单位财产的安全与完整。

（八）加强对后勤人员的业务培训和风险防范意识教育。督促后勤人员通过自学、参加岗位培训及有关业务培训提高素质，强化内部管理；同时有关部门要加大责任与风险方面的宣传和教育力度，增强后勤人员的工作责任心和风险防范意识。◆

参考文献：

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