如何做好单位档案管理网络化工作

李　响

吉林省辽源市疾病预防控制中心136200

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，档案管理工作对本单位制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于本单位管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式。单位档案管理系统的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。

一、建立单位档案管理的网络化条件已经具备

1、网络硬件的发展。９０年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建立单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2、单位档案管理自动化建设初见成效。许多单位均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建立单位档案馆（室）网络化建设的构想

1、建立单位档案馆网络化协调机构。 建议由主管部门组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2、加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。单位档案馆网络化协调机构应档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，制定出网络化遵守的各项标准。

3、开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。同时各单位应扬长避短，充分利用档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库。

4、培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。

随着新材料、新技术被逐渐地应用于档案的载体和计算机技术被应用于档案管理这些新型载体档案的保护问题也日益显露出它的重要性和紧迫性。

一、各种新型载体档案的管理、利用及保护

新型载体档案因其载体制成材料各异化学稳定程度不同在保管过程中应针对其特点尽量按类别做到分库保存统一管理。

不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中各种不同载体的存贮应配备专门柜架，再就是各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进行其他保护性处理。

二、计算机档案管理系统的应用和维护

在计算机档案业务管理系统的使用中，也时刻存在着安全保护问题。应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作时，应设定不同操作人员对不同内容的访问权限如检索统计工作中不允许对档案目录进行登录、修改等操作（这一般可通过软件设置口令密码来达到）防止外来借档、查档人员直接操作计算机修改文件对不同密级的档案也应设置不同的保护措施。对于长期保存不需要修改变动的档案可以刻录在一次性写入的只读光盘上以保证其不被修改。

为了保护计算机系统中数据的安全系统数据应定期进行备份重要数据应有两个以上的备份分开保存。另外采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的因为系统一旦染上计算机病毒将可能对数据产生毁灭性的破坏故应从建立计算机安全使用制度等方面来预防不允许随便使用外来磁盘、光盘等必须使用时应严格进行病毒检测在确认无病毒后方可使用。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向２１世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。