会计系统控制与文件记录控制

李孝林　李国兰

【摘要】 本文以内部控制方法为主线，对睡虎地秦简中的内部控制方法进行分析和探讨。研究发现早在战国晚期的秦国就已经采用会计系统控制与文件记录控制的内部控制方法来对全国的经济活动进行管理。

【关键词】 睡虎地秦简；内部控制方法；文件记录控制；会计系统控制

本文以体现内部控制要素的内部控制方法为主线，探讨秦国的内部控制的系列论文的第二篇，依据反映战国晚期经济、管理活动的云梦睡虎地十一号秦墓竹简（以下简称“秦简”）来分析和探讨秦简中会计系统控制的内部控制方法，内部控制的另外五种方法在后续的三篇文章中讨论。

四、会计系统控制

会计系统控制要求设置会计机构，配备会计人员，加强会计凭证、会计账簿和财务会计报告的基础工作，保证会计资料真实完整。

（一）会计人员

秦国郡县许多部门安排有会计人员。“秦简”《效律》：“尉计及尉官吏节（即）有劾，其令、丞坐（承担罪责）之，如它官然”（P.124）。“有劾”犯了罪，“尉计”负责管理县中军务的会计人员。又如：“司马令史掾苑计，计有劾，司马令史坐之，如令史坐官计劾然。”(P.124)“苑计”负责牧养军马的苑囿的会计人员。“官计”官府会计。

（二）会计凭证

见之云梦“秦简”的会计凭证有《金布律》：“县、大内皆听其官致, 以律禀衣”。（P.66）“官致”官府发给的领衣凭证，意为凭券向大内领衣。“禀”领取、发放。《厩苑律》：“假铁器，销敝（破旧）不胜而毁者，为用书，受勿责（勒令赔偿）”（P.32）“用书”报销损耗的文书，相当于注销财产的原始凭证。

“秦简”的会计凭证不仅有“官致”、“ 用书”和“券”，还出现了叁辨券。《金布律》：“县、都官坐效、计以负赏（偿）者，啬夫即以其值钱分负其官长及冗吏，而人与参(叁) 辨券, 以效少内, 少内以收责之”。(P.61) 叁辨券，可以分成三份的木券。县、都官在点验或会计中有罪而应赔偿者，经判处后，有关官府啬夫即将其应偿钱数分摊于其官长和群吏。发给每人一份木券，以便向少内缴纳，少内按券收取。看来，叁辨券分三份，由缴款人，收款单位和主管单位分持，它是现代多联凭证的鼻祖。相对于两联凭证，叁辨券可以更有效地监督和控制钱的及时和足额缴纳。

（三）会计账簿

云梦“秦简”证明秦国的会计账簿已经形成。《仓律》：“入禾稼、刍槁、辄（总是）为廥(仓库)籍, 上内史”。（P.38）“书入禾增积者之名事邑里于廥籍”。（P.36）“名事邑里”姓名、身份和籍贯。类似于当代会计明细分类账的摘要。说明秦国账簿的基本结构已经形成。《田律》：“禀大田（官名，主管农事）而毋(无)恒籍者，以其致（领取饲料的凭卷）到日禀之，勿深（超过）致”。（P.29）“恒籍”固定账目。

廥籍如何设置与登记呢？“秦简”《仓律》：“计禾，别黄、白、青”。（P.41）记谷子的账，要将黄、白、青三种区别开来。“已获上数，别粲、糯黏稻”。（P.41）收获后上报产量时，应将粲（籼，不粘稻）和糯稻区别开来。廥籍须按照粮食的品种、规格立户。可见秦国已经有了明细分类账。又如《效律》：“器识耳(标记次第) 不当籍者，大者貲官啬夫一盾，小者除(免罪)。”（P.121）这里的“籍”是器物明细账。器物的标记、编号也要在明细账上登记。《工律》：“为计，不同程(规格) 者毋同其出（销账）。”

（P.70）计账时，不同规格的产品须分项记账。

除了“籍”，“秦简”还有一种由实物保管部门记录的财物收支账簿，相当于现在的保管卡片。《仓律》：“其他人是增积，积者必先度故积，当堤（题），乃入焉”。（P.36）谷物入仓不满万石由其他人增加堆积，堆积者必须先称量原积谷物，与题识符合，然后入仓。题识记载的内容主要是粮仓库存粮食的数量及有关人员的签字。如《效律》：“某廥禾若干石, 仓啬夫某, 佐某、史某、禀人某”。（P.119）“禀人”管理谷物收藏的出纳。“题”一般由仓库出纳人员进行登记，属于实物保管账。“题”上面有关人员的签字可以起到明确责任的作用。

从秦国的账簿设置和记录可以看出“籍”与“题”可以相互核对，互相监督。

五、文件记录控制

文件记录控制是确保主体运行有序、顺畅，提高决策效率的基础和保障。文件记录形式多样，既包括主体制定的各种规章制度，也包括各种管理类记录文件和会计类记录文件等。上文介绍会计类记录文件，下面介绍管理类记录文件。

在睡虎地秦简中管理类记录非常丰富，以法律的形式颁布于全国，强制执行。如“秦简”《语书》：“发书，移书曹（吏）”（P.20）发文书到所属各办事的吏。《仓律》：“……以书言年”。（P.40）以文书报告其产年。《金布律》：“以书时谒其状内史”。（P.64）应以文书将其情况及时报告内史。“秦简”《行书》（传送文书的法律规定）：“行命书及书属急者，辄行之；不急者，日毕，勿敢留。留者以律论之”。（P.103）“命书”即制书，《史记·秦始皇本纪》集解引蔡邕云；“制书，帝者制度之命也。”传送命书及标明急字的文书，应立即传送，不急的，当天送完，不准搁压。搁压的依法论处。又如“行传书、受书，必书其起及到日月夙莫（暮），以辄相报殹（也）。书有亡者，亟告官。”（P.104）传送或收到文书，必须登记发文或收文的日月朝夕，以便及时回复。文书如有遗失，应立即报告官府。

从上面可以看到，“书”即现在的文件，秦国的管理和法律制度用文件加以记录并规定其传输的方式和要求，以提高政府各办事机构的工作效率，便于对全国的政治与经济进行管理。

【主要参考文献】

[1] 李孝林.睡虎地11号秦墓竹简反映的时代[J]. 重庆工学院学报，2008，（8）.

[2] 睡虎地秦墓竹简整理小组.睡虎地秦墓竹简[M]. 北京：文物出版社，1978.

[3] 李孝林.《周、汉审计史新证》.审计研究，2008，（1）.人民大学报刊复印资料《经济史》. 2008，（3）：3～8.

[4] 李孝林，罗勇，孔庆林著. 比较会计史学[M].中国财政经济出版社，2007.

[5] 李连华. 内部控制理论结构[M]. 厦门：厦门大学出版社，2007.