浅议医院库存物资管理

贾庆丽

摘要:库存物资是医院为保证医疗服务活动正常进行而储存的消耗性流动资产。长期以来,受传统观念影响,医院的库存物资管理处于无序,效益低下的状态,与现代市场经济快速发展的形势不相适应。如何规范医院库存管理,做到计划采购,保障供应,减少流动资金占用和损失,降低医疗成本,提高医院资金使用效益,是值得我们研究和探讨的一个重要课题。

关键词:医院 库存物资 管理

医院物资管理是医院为完成医疗、教学、科研等工作,对所需物资进行计划、采购、保管、供应等组织管理工作。目前物资管理主要以库存管理的形式进行管理,其中也包括为医院进行科室成本核算和管理决策提供基础数据的功能。加强医院库存物资管理是医院整个资产管理的中心环节,已经成为医院管理的主要内容。因此,医院必须根据医院财务制度,结合医院实际情况,建立健全内部控制制度,以堵塞漏洞,减少损失,切实管好用好库存资产,提高医院资金使用效益。随着医疗体制的改革,目前我国加入了WTO导致医疗行业开放程度和竞争强度不断增加,医院更加迫切需要对经营活动进行有效的管理,而库存物资管理是经营管理中的关键问题之一。

一、医院库存物资管理存在的重要问题

(一)库存物资管理重视不够

重钱轻物,重购轻管的错误观念的普遍存在,造成物资年年添,管理松散,大量积压,物资去向不清。由于医院行业性质的特殊性,认为库存管理是财务部门的事,与其他部门无关,要做好管理工作有一定的难度。

(二)物资管理中,物资购买、领用、维修、报废没能及时办理

报废等手续不全,造成账、物不一致,资产管理状况混乱。物资管理部门不配合,物资报废、减少或调价,不及时报送财务部门,造成财务账面数与实物资产的数量、价值不符。

(三)无偿占用,流失浪费严重

由于医院后勤管理工作没有得到足够的重视,管理人员素质参差不齐,而且基本上是兼职的,内部制约机制不健全不完善,管理工作相当薄弱,导致部分库存物资被无偿占用,流失浪费。

(四)库存管理人员责任心不强

物资管理人员不能按要求定期进行盘点,调整。物资管理部门造成会计核算不准。物资使用人员对物资不加爱护,损坏的库存物资往仓库里堆积了事。或堆放在科室里常年不销帐,虚增资产账面价值。

(五)对于盘点结果账务处理不及时,查找原因拖延时间太长

由于库存物资品种多,出入库频繁、数量大、价格变动加上操作上的失误等原因,物资管理部门和财务管理部门的数字往往不一致,操作的失误当时发现不了,月末对账再去查找原因,虽然可以进行账务调整,那也是事后处理。

(六)付款形式多样化,造成账物不符

库存品种繁多,价格品种变动频繁,有些品种一年内可能有几次价格变动;付款形式多样,现购现付只占有很小的比例,大多数是先进货使用,后期付款或分期付款的方式;有的厂家先提供货物,待使用满意验收合格后付款,这样就会出现没有发票,财务做账不及时,出现账实不符的情况。科室接收的捐赠物资没有入账等等。以上问题的存在,势必会造成会计核算不准确,很难为决策提供准确的会计信息,影响医院合理利用资金。

二、规范库存物资管理的几点对策

(一)建立库存物资采购预算审批制度

医院应根据实际需要,合理安排预算,防止盲目购置,从严控制。如果一项物资多个科室能公用的话,尽量公用,防止重复采购造成浪费。

(二)采购审批制度

规定物资采购的授权批准方式、程序和责任。未经审批不得采购。对贵重、量大的医用材料实行分开招标采购,实现物资供应的质优价廉。降低采购价格和采购成本。

(三)推行招标采购制度是医院遵循市场运作规律,规范医院物资供应途径及程序,保证采购物资质量和节约采购成本的有效措施

1.要坚持公平、公正、公开的原则,以维护医院利益、保障医院物资正常供应为原则,在物资供应环节中引入市场运行机制,由市场调控采购物资的质量和价格,提高采购物资工作效率,降低采购物资成本。

2.要将药品、医疗器械、一次性卫生材料、检验试剂、办公用品、低值易耗品等物资纳入公开招标采购范围。招标前要认真进行市场调查,了解基本行情,拟定各招标物资的底价,防范投标方可能存在的串标行为。

3.要通过电视台、报刊杂志及互联网广泛发布招标信息,吸引更多企业参与投标竞争;严格审定各投标公司的生产经营证件(营业执照副本及复印件、经营许可证及复印件、税务登记证及复印件、法人委托书等)和投标资格;参加投标的公司应交纳保证金,公开招标结束后。未中标的公司给予退还,中标公司则作为合同履行保证金暂由医院保管,合同期内无违约行为,再返还投标方。

4.要明确招标程序。参加投标的公司应购买标书,理解标书中的招标事项和招标项目内容;各公司填写报价,并由医院将标书进行汇总;召开招标工作现场会,现场进行开标、唱标;对唱标情况进行统计,公布评标结果;宣布各中标公司及中标价格,签订供货合同,对药品、医疗器械等重要物资与中标公司签订物资质量保障协议。

5.要建立中标公司的信誉档案,收集中标公司的生产经营证件、投标资格证件,履行供货合同情况,供应物资的质量和价格情况,售后服务情况。同时,应在合同期内对药品、医疗器械等重要物资中标公司的质量保障体系进行评估,为下一轮招标采购工作打好基础,为合理选择物资供应公司提供详细的信息。

(四)健全实物资产的计量、计价验收、收发、领退、转移、核对、盘点、管理责任制度

1.合理分工,明确物资产管理主体,对购买、验收、保管、使用和维护环节指定专门部门和人员负责。做到职权分离,相互稽核。

2.严格执行物资供应管理制度,实行材料物资集中采购供应,降低流动资产的采购成本。可以批量采购,价格较优惠; 可以减少资金占用,节约采购成本;可以避免浪费; 可以减少对房屋的占用,减少库房管理人员和管理成本。

3.对各种物资的采购、入库、出库,应严格按医院制度办理。计划外采购和验收不合格的物资不得办理入库手续。各种材料、物资的出库,应由使用科室主任或护士长填写领用单,经供应科室负责人审批,由记账员出具出库单,方可办理物资出库。

4.财产物资登记盘存制度,单位可以根据实际情况选择每月、每季、年末进行实地彻底盘存并对结果进行进行处理,按照财务规章制度,该核销的核销,该报废的报废,建立健全原始记录,使帐物一致。

(五)完善物资的核算制度,健全三账一卡制度,财产物资部门要定期与财务部门进行核对,做到账账相符

对于贵重物资设备、药品实行专人管理,建立物资技术档案和使用情况报告制度。财务部门负责全院物资总账,按类设置二级明细分类账的建账和核算工作,对各管理部门的实物会计进行业务指导,定期进行盘点清查,保证帐目清楚、账物相符,实行会计监督。科室建立了资产明细账和领用物资台账,定期清仓、查账、盘点。对低值易耗品,财产物资部门要按科室分品种进行累计登记,科室调换负责人时,需财务部门、财产管理部门、科室三个部门共同核对物资,帐实相符后,进行交接。对于低值易耗品,还要建立以旧换新制度,严格控制低值易耗品的新增支出。

(六)物资资产报废、处置制度

明确规定报废处置条件、报批程序,对重大物资的处置,应采取集体审批制度并建立记录机制。其处置收入必须纳入医院财务统一核算。

(七)健全科室成本核算制度,节约成本

对医用材料实行动态定额控制,按照材料实际消耗和医疗服务需要等因素合理制定物资开支预算定额,严格控制材料的增长定期检查有关预算执行情况分析消耗原因。 建立较完善的各种费用的各类开支标准、审批制度,实行财务审批“一支笔”,有效地减少不必要的开支。实行科室内部成本核算,将科室成本消耗与科室、个人利益直接挂钩,重视投入与产出的关系,牢固树立节约成本意识。科室结余奖励比例按科室实际结余数进行动态控制,结余越多,绩效工资越高。各部门负责人对成本数字特别敏感,他们每月都来关心自己科室的消耗,对超支部分分析原因,在下个月消耗时做到心中有数。同时,他们和医院签订节约责任书,医院以一定成本指标考核他们,对完成任务者给予一定奖励。

(八)加强物资的使用变动管理

定期分析物资的储备情况和使用效果。对材料库房实行“零”存货,限量库存,尽量加快周转,在保证正常医疗业务开展的前提下降低库存成本,减少资金占用。加强管理,防止盲目采购造成的挤压和浪费,防止资产流失,制定最高库存量。医院传统的模式存在大量材料、药品等的库存,占用了大量的资金和场地,仅专用材料购置费就占总支出的50%左右。目前,网络、交通四通八达,送货及时,对有些材料、非急救药品医院应根据业务量作为采购的基本出发点,尽可能地在购入、使用各个环节实现“零”存货,对非医疗用品毋需建立库存准备。

随着医疗技术水平提高,医用贵重耗材和一次性医用卫材广泛使用,医用材料费用在医疗总费用及医院运行成本的比重逐年加重。总之,只有加强医用材料的管理,进一步降低医疗服务成本、合理制定医疗服务项目价格、减轻病人负担,才能促进资金使用效益的不断提高。

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