医院药库盘点计算机帐物不符原因探讨

梁宇锋

【摘要】 目的 分析药库计算机管理药品库存账物不符的原因,提出解决办法。方法 通过药库计算机系统运行各个环节查找原因,并对应采取措施加以解决。结果 采取严把盘点、出库、入库关等,帐物相符率大幅提高。结论 加强管理可实现帐物相符。

【关键词】 药库;计算机管理;药品盘点;账物不符;原因

21世纪是科学技术迅猛发展、计算机普及的信息时代,利用计算机网络技术构建的医院信息系统已成为医院现代化管理的有效手段之一, 计算机在药库的应用,极大方便药库各项工作,同时要求药库管理更加细化、严密、科学。定期对药品进行盘点,是医院药库药品管理中的重要工作之一。药库要求的是100%的准确度，但盘点中会出现一些问题使药品实物数量和计算机上记录数量不符,影响药库工作正常运转。因此有必要探究影响帐物相符的因素,分析产生帐物不符的原因,然后有针对性寻求解决办法，为提高药品管理水平提供参考。

1 影响因素

1.1 盘点不准确。

1.1.1 盘点前清库不彻底,仍有公司送货单没入库,有退货单、报损单、药房借药单没有出库,而造成账物不符。

1.1.2 盘点数据输入不准确 在数据录入时,有时因疏忽出现输入数量错误，出现差错。

1.1.3 漏盘、误盘 是由于盘点人员对于药品的单位规格、包装规格、摆放位置不熟悉、不了解而引起的。漏盘会使盘点到的实有库存量减少,误盘则会导致2个或多个品种的账物不符。

1.2 入库误差

1.2.1 药品入库时录入数据可能把1支录成1盒,或把10片录成10瓶而没被发现。

1.2.2 入库时验收不准确 送药时间多集中在药品采购计划发送后的两天,仓管人员同时要进行药房发放药品的工作和药品质量和数量验收,疏忽时可能出现入库差错。

1.2.3 药品借入 临时从医药公司或其他医院借入的药品未及时入账。

1.3 出库误差

1.3.1 计算机账出库与实物出库未同时进行计算机数据时刻因自动记账将库存进行扣减,而药房进行电脑领药出库时,药库当时未将药品实物调剂发放,造成实际库存量大于应有库存量。

1.3.2 发药差错 在药房打单领药时,可能会发生发错、漏药现象。

1.3.3 药品借出 医药公司或其他医院临时借出的药品未及时销账。

1.4 电脑系统原因

1.4.1 系统漏药 盘点时,有时盘点表会出现漏药情况。

1.4.2 系统在盘点时取出的库存有误。

1.4.3 系统在药房做退药后未增加库存,造成账物不符。

1.4.4 系统在药品分装时价格产生变化,造成药品入库调价盈亏。

2 解决措施

2.1 提高盘点准确度

2.1.1 重视盘点工作 盘点数据是盘点后电脑运行的原始数据,应重视盘点工作,认真组织，建立专人负责制度,提高责任心,将账物的查对工作分类分柜责任到人,药剂科建立抽查、巡查相结合的监督机制^[1]。

2.1.2 科学安排盘点时间 盘点时间应选择在每月的最后1 d,与医院财务部门的财务统计同步; 与药房盘点时间同步，将盘点安排在月底最后1周“大领药日”后1晚进行,因此时货架和库存的药品最少,可大大减轻药品盘点的难度,有利于下月工作的开展。

2.1.3 对所有药品按表摆放 在平时工作中,库管员应按照盘点表上的药品顺序设置药品的摆放位置，并设置编号。若有遗漏应及时补充,以免盘点过程中出现药品漏盘现象。不同厂家同一药品的,应设置不同编号，并避免使其出现在同一张盘点单上,以免造成信息混乱,影响盘点结果。

2.1.4 检查所有单据上帐情况 在打印盘点单前, 做好清库工作,该入库入库,该出库出库,确保盘点前帐目清楚、准确无后遗症。同时,应将药库微机退出“药库药品发药程序”和“药库药品入药程序”,并刷新桌面,以免因后台数据未及时更新而影响盘点的准确性^[2]。

2.1.5 盘点过程中,采取两人负责制盘点人员要认真清点每一种药品,防止错点、误点、漏点。每次盘点后,盘点数据应由另一人严格核对(包括编码、规格、数量、单位、效期),确保数据准确无误。药品盘点结束后,库管员应复核盘点单。对数量差别较大的药品品种,可与药房对帐,以弥补漏发药或错发药等差错。

2.1.6 输入电脑的盘点数据采取两人负责制。一人负责数据输入，另一人进行严格校对(包括规格、数量、单位),保证数据全部无误。

2.2 药品出入库建立专人负责制。药剂科指定专人负责药品出入库的一切清单,包括入库、记账、科室领药、报损、报废、退药、借入借出。

2.3 药品入库所用的凭据采用四联单 一份仓管员留底、一份采购员做发票、一份药剂科会计核对、最后一份财务科保留挂帐。药品出库所用的凭据采用三联单。一份仓管员核对、一份领药员留底、最后一份药剂科会计保留对帐。环环相扣，层层核对，确保做到帐物相符。

2. 4 坚持按实物数入库的入库制度,严格实物入库验收制度,做到货到电脑上也确认到帐,保证药品入库的帐物相符。药房退回的药品包装破损或无法辨认影响正常使用的药品,计算机上退药入库后还需及时与医药公司联系外退出库。

2.5 出库准确及时 严格环节核对,严格核对计算机记账、发药与实际发放药品的一致性,一人发药,另一人复核,药房领药时再核对,杜绝发药差错。

2.6 建立核对请领单制度 为了消灭药品请领过程中的差错，我们建立二级库库管员核对出库单与请领单制度，及时改正尚存的差错。一般差错系请领单上下联不一致或出库员错将不同规格、不同剂型的药品出库。

2.7 对各种各样的药品外借,须经药剂科批准方可借出。并且设置专人负责、专用借药本,使药品外借能够规范化。盘点前及时督促借药方还药，使盘点时能够帐物相符。

2.8 经常和电脑信息系统软件供应商保持密切的联系，对一些电脑系统上的问题、缺陷及时反映，及时更正，保证盘点的准确性。

3 结语

药品盘点结果是衡量药剂科药品管理水平的一个重要指标,药品管理的好坏可由账物相符率来反映。经过大家的努力,我院药库帐物相符率一直保持着100%,药品管理严谨规范,往来账目清晰明了，标志着我院药库药品管理工作迈上一个新台阶。

参 考 文 献

［1］ 黄炳川,黄金标.影响药房计算机账物相符的原因及对策.海峡药学,2003,15(5):152.

［2］ 彭海莹,季波.我院门诊西药房药品盘点方法的实施及讨论.中国药房,2004,15(12):728.