高职高专实践档案的积累与保存

马学华

高职高专院校教学工作的最大特点就是通过实践教学活动加强学生实践能力的培养。高职高专院校在培养学生实践能力的教学过程中形成了丰富的实践档案，这些实践档案不仅反映了实践教学管理、实践教学活动的全过程，又能反过来服务于实践教学活动。

1、实践档案建立的必要性

目前，高职高专院校还没有实践环节的专题档案，可是用人单位对“实践经验”的要求，以及将来对毕业生就业的要求，都决定了建立实践档案必须提到议事日程上来。多年来，高职高专院校学生个人档案主要是人事档案和学籍档案。内容简单，形式呆板，透露的个人信息相当有限。具体情况仍然是老模样：个人基本信息、学业成绩、实习情况、老师评语、鉴定、奖惩记录、论文等，仅凭这些无法全面反映一个人的具体而真实的素质和能力。在培养创造性人才和竞争激烈的社会背景下，这显然成了高职高专院校毕业生就业和社会选拔人才的不利因素，时下的人才招聘市场是买方市场，谁都希望使用现成的人才。调查发现，很多用人单位希望能通过客观、真实、系统的学生实践档案选拔出需要的人才。很多企业招聘时都强调“工作经验”，欲知道应聘者曾经做过什么，其能力、技能、素养怎样，以求毕业生一到单位就能上手，不用培训。如果高职高专院校能严把实践关，通过建立系统规范的实践档案，就既能提高学生的实践技能，又能省去用人单位的考核环节。因为，实践档案作为记录学生个人经历等内容的资料，发挥着凭证、依据和参考作用，通过实践活动评价，对学生的实践能力和实践品质的提升起到导向、激励作用，促进学生优良素质和综合能力的发展，使学生成为适应社会需求的实用型人才。

2、如何建立实践档案

高职高专院校实践档案所收集的材料内容广、题材多、数量大。因此必须根据教学的需要加以整理、分类、汇集成册，并编排次序和目录，以便在教学中随时查阅参考。

2.1遵循自身的形成规律。高职高专院校实践档案同其他档案一样，具有“自然形成”的一般属性，但它的内容和范围不同于其他档案，是一种具有记录成套性、时间周期性、来源分散性的专业档案。实践教学工作一般是以一个学年为限的，实践教学方面文件、材料一般应在学年结束后立卷归档。我们在根据《归档文件整理规则》对它整理时，应按照不同年度、不同机构(问题)等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系，依据“事由原则”将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

2.2确定科学的分类方案。对实践档案归档文件进行合理地分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义，经实践证明，采用“年度——问题——保管期限分类法”比较科学，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类，采用这种分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案，设置类别不受内部机构的限制。分类方案一旦确定，就应有规律地进行，保持其连续性和相对稳定性，不能根据一时需要随意更改，以免给查找利用带来不便。

2.3重视文件的随办随归。实践教学改革试验和科学研究试验是高职高专院校的重要活动之一，这些活动一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，试验活动的实验记录、阶段性实验总结(报告)和终结性的实验成果(报告)以及其他有关的原始材料，是高职高专院校教学、科研活动实际情况的真实记录，对研究教学改革、提高教学质量及日后工作查考、总结经验等，都具有科学价值和依据作用。我们应该根据工作进展分阶段将材料接收归档，可以事先根据档案部门制定的分类方案，准备好不同档案盒，分别存放已归档但未整理的文件材料和已按事由整理完毕的文件材料，但不要编固定的件号，可以把归档章盖上，并标识年度、问题、保管期限，以便实践教学改革试验和科学研究试验活动结束后按事由形成将文件集中排列在一起，然后正式编件号。

2.4注重规范的编目装订。实践档案归档文件目录是检索归档文件的唯一工具，其条目与归档文件实体应该严格地一一对应起来；否则，就会出现漏检、误检等情况，增加档案提供利用的困难。因此，必须将每件归档文件材料分别编制为一个条目，如果几份文件作为一件时，只对排列最前的文件进行编目，但成套文件应和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。归档文件目录至少打印三份。一份作为全引目录，一年装订成一册，另一份按一级类目分开，一类为一册，逐年排列，可几年装订为一册，还有一份装入盒中，打开盒一目了然，对号入座。较薄的文件采用电动档案文件线缝装订机进行装订，既省力又省时，简便易行，又可以最大限度地维持文件原貌，便于管理，便于利用。较厚的文件材料，可采用三点一线的装订方法进行装订。