中学档案信息化建设的思考

刘嘉卉

分析当前佛山市禅城区中学档案工作信息技术利用情况，指出中学档案工作在信息化建设过程中存在的问题，并对中学档案信息化建设进行初步的探讨。

校园信息化建设已在禅城区各中学普遍推行，公文靠手工传递、翻阅、查找等原始办公模式已逐步告别校园，“区教育局—学校”[1]一体化的政务电子化系统，实现了无纸自动化办公；教学教研的各类数字化活动也正在全面进行中。随着信息化校园的推进，档案信息化建设也势在必行。学校档案是在开展教学、教研、管理等活动中形成的具有保存价值的以各种不同载体形式体现的文件材料。档案信息化建设能更有效地使学校档案在教育事业发展过程中发挥其重要的作用，促使更快地实现教育信息化建设和教育事业的现代化。

中学档案工作信息技术利用情况

信息技术在教学、教研领域已被广泛利用，并且随着技术的进步在不断地更新和深化，而在禅城区中学档案工作中，应用信息化手段进行档案管理目前还处于初级阶段。

档案管理软件使用情况为了规范档案管理工作，禅城区中学档案室基本配备现代化管理设备，购买档案资料综合管理软件，实现微机管理。根据实际情况，档案室配置给档案员使用的是单机版的档案管理系统。通过利用档案管理系统，实现文书档案、教学档案、会计档案等各类档案文件目录的著录，基本建立档案目录数据库，为运用计算机技术实现档案信息的检索、查阅以及日常管理提供了基本的保证。在已建立的档案目录数据库基础上，档案管理系统中的基础性功能得以普遍利用，如编制报表、信息汇总、数据检索等。

另一方面，应用计算机进行档案的案卷级和文件级的检索已基本替代传统的人工检索方式，在一定程度上提高了档案资料查找的速度和准确度。可是，学校在管理、教学等各环节上对信息量和知识量的需求日益增长，作为提供重要信息资源的档案室，微机管理提高了档案资料提供利用的效率，但远远未能满足学校各方面对信息的需求。

档案信息数字化情况随着现代化设备如数码相机、数码摄像机等在中学档案工作中的投入使用，档案员利用设备适时采集各种档案，录入到计算机中，并以数字图像形式存储于计算机的存储设备中，大大地有利于快速、便捷地向学校各部门提供档案资料。现在，在中学里最主要的档案数字化工作是采用扫描仪、数码相机等输入设备把有历史价值的档案文件、图片以及声像资料按原貌存贮为数字文件，既能避免这些档案原件由于频繁利用而造成磨损或丢失，又能尽量地延长档案原件的寿命。因此，数字化档案的数量在中学档案资料中所占的比例在不断增大，实现少部分档案信息数字化。

中学档案工作在信息化建设过程中存在的问题

信息时代对禅城区中学档案工作提出全新的要求，档案工作面临信息时代的挑战与机遇。如今禅城区中学档案信息化建设还远远落后于校园的信息化建设，在档案工作中信息技术手段和方法的使用仍需进一步地提高。

档案信息管理系统功能利用不充分档案信息管理系统是档案工作实现信息化过程中一样重要的工具，在推广使用后，确实提高了工作效率，但存在功能单一化使用的问题。例如：仅有档案目录著录和编制、数据统计以及信息检索等几项功能被普遍使用；而系统中档案文件管理、全文著录、资料网络共享等多项功能均未能被实现。这些情况与中学基础条件不足、对档案工作不重视、投入少等多种原因有密切的关系。

档案信息网络化未能实现近年来，禅城区各学校校园信息化建设在不断地得到完善，但缺乏区里的统一的标准和规范，各学校只按照自己的使用习惯和技术水平来建立校内局域网和校园办公系统，并且未能把档案工作的信息化建设考虑其中。这样使得档案的管理和利用依然处于孤立地应用计算机进行工作而与网络脱轨的状态；使得档案信息管理系统与区教育局、学校其他部门的计算机应用软件、数据库的接轨无从谈起；使得区教育局和学校间的档案资源共享更是无法实现。

档案信息数字化程度不足中学档案数字化工作着重以对有重大历史价值的档案原件作数字化处理为主要内容。这些保持了档案原貌的电子数据，能够更容易、更便捷、更高效地为学校各部门以及师生提供利用之便。但是存在数字化档案数量少，经常被查阅和利用的档案资料未实现数字化的问题，严重阻碍档案资源的高效利用。

档案管理队伍的管理观念以及业务素质与信息化发展不相适应不少学校认为，教学部门的主要工作是教学，一直以来不重视档案工作，其中部分学校档案管理仍停留在可有可无的观念上，导致学校档案还是以收藏为主，“重藏轻用”的现象尤为突出。部分档案管理人员关于现代化档案管理和利用的意识薄弱，缺乏服务意识、开放意识。此外，具备一定理论水平，懂得档案政策规范，懂得档案工作基本理论知识和方法，接受过档案专业培训，具备基本信息技术能力的档案管理队伍严重不足。

中学档案信息化建设的几点思考

信息化建设是21世纪中学档案工作的发展方向，做好档案信息化工作，更好地发挥档案在学校发展中的效益。档案信息化建设是提高档案工作质量、管理水平的必要手段，是实现档案现代化的必要途径。中学档案室作为基层档案管理部门，必须有紧迫感，采取得力措施，加快信息化建设步伐，向着档案现代化方向努力。

档案信息数字化档案信息的数字化是档案信息化的基础部分，没有档案的数字化，就没有档案的信息化[2]。中学档案室属于基层档案部门，人员少，资金不充裕，如果把全部馆藏资料数字化，不但任务繁重、耗费大，而且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实现数字化。根据档案借阅情况的统计，课程设置、教师分工、考试成绩、学生学籍档案、教师考核情况等方面的档案都是利用率非常高的，这些资料一直以纸质文件为主要载体。档案室应重点筹划将这些档案信息优先数字化，存贮于计算机的各类存储器中，实现通过计算机对这些档案的快速检索、查阅。常用档案的数字化为各方面工作（如教师职称评定、履历证明，学生学历证明、成绩核实等）节省时间，带来便捷。此外，还可以对利用率高的档案编研材料进行数字化，如学校发展历史、大事记等方面材料，为多媒体教学活动提供有益帮助。

档案信息网络化单独地使用档案管理系统已不能适应办公自动化的要求，必须把档案管理系统接入到校园网，使之成为数字化校园的一个子系统，并使之与其他软件系统联接，形成一个巨大的信息网络，实现信息资源高度共享化。目前，学校使用的软件系统主要有EIC办公系统、校园行政管理系统、教育基础数据管理系统、人事工资管理系统等。这些系统与档案管理系统是独立存在的，需要存档的数据信息不能直接导入，致使档案管理不及时，信息传递速度慢，利用滞后。根据系统特征建立相应的接口程序，使各软件系统中的数据信息能方便、直接地导入档案管理系统中，通过与校园网连接，实现区域学校之间的网上查询和信息传递。

利用网络平台，使档案管理系统与办公系统紧密连接，对电子文件进行全面系统地管理，实现文档“一体化”管理，做到文件生成制发到归档整理全过程一体化，文件管理和档案管理一体化，以及现行文件开放利用服务和档案开放利用服务的一体化。因此，档案利用者不再受时间、地点的限制，只要通过网络就能查询、搜索和获取档案信息，有关的文件档案第一时间便能到达利用者手中，最大限度实现资源共享。

随着学校不断向前发展，各类评估活动、教研活动日渐增多，需求信息的用户也随之增加。学校档案是这些活动顺利开展的基础与依据，面对利用者范围的扩大，网络技术使档案组织与利用者之间的联系更为密切。

档案管理标准化有效的管理才能提供有效的服务。根据《电子公文归档管理暂行办法》《学校档案管理工作规范》等有关文件的规定，明确统一档案管理工作的规范和标准，使档案管理工作有章可循。积极利用档案管理系统核心功能——信息著录和信息利用。其中，信息著录指按照统一规范进行目录、全文、图片、音像档案的著录；信息利用指通过网络实现统一技术标准的高度共享。

与学校管理工作相配合档案工作的信息化建设已经与学校管理和教学的现代化进程密切相关，必须把档案信息化建设的这项工作纳入到校园的信息化建设工作当中。档案信息化建设的顺利开展，学校需要制定周密科学的计划，实施长远的规划，以及建立良好的管理机制，从而体现学校发展对档案工作的要求以及档案管理上台阶的需要。同时，学校需要重视硬件设施和人员的配备，不盲目追求“高、精、尖”，结合学校自身实际情况，力求经济投入最小化，实现效益最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度发挥[3]。

档案管理队伍业务水平要提高伴随着数字化校园建设的不断深入，档案管理人员将无法将计算机、网络、信息技术拒之门外。为此，档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理知识与技能，而且必须懂得计算机操作、数据库管理、网络管理等的基本技能。要有一支本领过硬的专业队伍，就必须重视对档案人员的培养，采用实行持证上岗、举办不定期业务培训班等措施，提高专业技术水平，保证档案信息化建设工作稳步向前。

结语

广东省档案局局长徐大章同志说过：档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作迈向现代化的必由之路[4]。档案工作者应当积极进取，不断探索适合中学档案信息化建设的道路，让中学档案信息资源为禅城区教育现代化事业向前发展提供有益的帮助。

参考文献

[1]岑健林.构建区域教育信息化生态系统的探究——佛山教育信息化理论与实践[M].第1版.西安:西安地图出版社,2008,8

[2]翟红.论高校档案信息化建设[J].重庆工商大学学报:社会科学版,2004(6)

[3]饶永.高校馆藏档案数字化基本原则与策略探讨[J].机电兵船档案,2003(4)

[4]沙叶云.档案管理在信息化建设过程中遇到的一些问 题[J].广东档案,2006(增刊)

（作者单位：广东省佛山市第三中学）