高职院校教务秘书信息化下的工作探讨

杨　明

摘要：教务秘书，是整个高职院校教务管理系统中的一个重要角色，在日常的教学管理中起着举足轻重的作用。随着高职院校信息化水平的不断提高，教学管理的信息化、现代化是未来的发展趋势。因此对教学秘书的工作提出了新的要求，本文主要讨论信息化情况下的教务秘书的工作特点。

关键词：教务秘书信息化特点

中图分类号：G64

1教务秘书在教学管理中的位置

设立高等院校的目的是为了社会培养适合并且是优秀的人才，以适应社会主义市场经济的发展需要，就像企业必须生产出合格的产品满足市场需要一样。公司用现代企业管理制度来保证产品的质量，同样，高校必须用现代化的教学管理手段来保证教学质量。高效的教学管理方法才能生产出优秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教学管理是重中之重。

在教学管理的各级各类管理队伍中，有一个角色即特别，又重要，这就是教务秘书。在绝大多数实行二级管理的学院中，都设置了教务秘书一职，该职位主要负责本学院的日常教学管理工作，并是学校教务处和二级学院联系的纽带。然而本文并不是讨论二级学院的教务秘书，而是教务处的教学秘书。不论从工作任务的繁重程度还是在教学管理中所处的位置，教务处的教学秘书要比二级学院的教学秘书起着更大的作用。

首先，在教务处跟各个二级学院之间所有教学工作的连接当中，教务秘书担当主要作用。教务秘书是教务处对各学院、系部的日常教学工作进行组织、管理的联络人，是命令和任务的主要传达者和具体执行者。教务处下达的各类教务文件和通知，都由教务秘书安排执行，并在过程中进行必要的催促督察。最后，由教务秘书统一汇总和整理，上交到教务处处长。在教务教学的整个具体执行过程中，教务秘书既是命令的下达者，又是执行者和管理者。另外，学校的其他职能部门，如人事处、财务处、保卫处、后勤处、工会等，都跟教务秘书进行经常的工作联系。

其次，教务秘书作为教务处处长的得力助手，直接参与各项教学管理工作，是高校教学管理队伍中的精英力量。从课程教学大纲、计划的制定执行，教师授课计划表的验收上交，到每学期的公选课、必修课、体育选项排课，再到教师备课、上课情况的督查，以及每学期协助质控部进行期中教学质量检查等等。在各种形式的教学管理活动中，教务秘书都是直接的参与者。

最后，教务秘书接触的人群远远比二级学院秘书广泛很多，教务秘书不仅仅要面对二级学院秘书、各个系部的一把手，教务处的各个同仁，还要面对全校的不同教职工和在校生。

教务处的各项工作，例如学生对任课教师课堂教学效果的收集和处理；选课的组织；专业的分流和学籍移动，四、六级考试；实习材料收交归档；毕业生资格审查；毕业生证书发放等各种大小事务，都决定了教务秘书必须面对复杂的人群。

2教务秘书在信息化下的工作要求

2.1具备较强的业务能力。教务教学秘书的基本要求是必须懂得教育教学规律，了解和掌握教学管理常规工作，明白教学各个环节的要求和标准。要非常熟悉教务处制定的规章制度，确保教务管理的规范化和制度化，掌握教务工作规范及流程，不断增强教务管理运作能力、组织能力和协调能力，具备与所从事教务管理相关学科的基本知识。了解全校教学大纲、教学计划和课程设置，了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系，熟悉教学过程和教学规律。虽然不能面面俱到，但是一定要做到心中有数。具备一定的档案管理与归纳能力。从管理实践经验来看，计算机和信息化类专业比较适合担任教务秘书。

2.2教务秘书必须具有掌握和运用计算机、网络技术为代表的信息技术的能力，以便于提高工作效率。教务秘书自己必须提高认识，树立全面的信息化工作观念，适应教务教学管理的信息化和科学化，必须确立以现代教育理论为指导的信息化工作理念。必须变革传统的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行业信息化管理的有益经验，探索基于信息化、现代化条件下的高校教务秘书工作新模式。

教务秘书必须能够熟练的使用计算机进行日常工作的文档、表格处理，应用网络和教学管理系统实现办公自动化。这不但能提高工作效率，而且能减轻管理中的部分工作量，为各级教学管理部门提供便捷优质的服务。教务秘书要重视收集教育教学各方面的信息，例如老师对管理工作的意见、对专业设置的感受和人才培养方案的评价。同时，教务秘书要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相关专业的设置和调整及教学管理模式。对已经收集到的信息，教务秘书要及时地整理归纳，然后向教务处领导反馈，以便领导能全面的掌握整个学校的教学现状，做出正确的决策。所以，信息化的资料管理和积累，对积累教学经验，改进教学质量，提高管理水平，探索信息化条件下高校教学管理规律具有重要的意义。

教务秘书要加强自身信息化能力的培养。随着现代化教育技术的迅速发展，教务秘书不能仅仅满足于打印文件、查询成绩等简单的计算机操作，还应该会运用现代教学管理系统进行日常教学管理，回答教师和学生的管理咨询，网上办公等计算机应用技能。随着网络技术的普及、教学技术的网络化已成为必然。因此，为了保障教育教学适应教育现代化的要求，要求教务秘书能娴熟地运用各种现代化的教育技术装备，为教师提供一流的教学服务。教务秘书要抽时间参加必要的计算机类应用技能的培训，加强对网页制作、图像处理等基本的多媒体应用技术的学习和使用，以便于对学生的照片等多媒体类资料的存档和编辑。为了适应管理的需要，保证教学管理系统的畅通，必须充分利用校园网，学习并使用现代化的校园计算机管理信息平台，熟练操作排课系统、学籍与学历系统、成绩管理系统、教学质量监控系统、命题与考试系统等教学管理系统，提高自动化管理工作中的水平，减少人工管理和人为因素的影响，达到即时、规范、高效的管理。将教务系统管理员和教务处秘书的职位合二为一，是一种不错的管理尝试，在实际管理中也取得了不错的管理效果。

2.3教务秘书要有较强的组织管理能力和协调沟通能力。教务秘书应该具备独立开展工作的能力，在完成上级下达任务的同时，依据实际情况灵活主动的工作，对责任范围内的工作能得心应手的组织实施。同时应具备驾驭复杂局面的能力，协调好各部门的关系，尤其是教与学的关系，学校和家长的关系，应该积极的避免矛盾的激化，作为学校、希部、教师、学生之间的桥梁和纽带，在日常工作减少不必要的摩擦和争端，创造一个和谐的工作氛围，提高工作效率。良好的协调沟通能力是教务秘书必须具备的主要素质能力之一。具体表现为要做好教务处与二级学院的协调沟通工作，保证教学任务、考试、调停课、计划和大纲等各项工作的顺利开展，做好教务处内部的协调沟通工作，保证开学初课表的发放，教学任务的下达、期中教学检查、期末考试安排，监考的落实以及听取教师对教学管理工作的建议，最后是与其它系部的教学秘书保持良好的关系，这样不仅有利于教务处开展工作，并且可以真实的反馈各个系部的教学信息和存在的问题，必须迅速与相关领导联系，向有关方面反应，及时的解决问题。由此可见，教务秘书必需具有良好的协调沟通能力，与方方面面都建立起一种稳定默契的关系，才能顺利地开展工作。

3教务秘书工作中的新问题

高校教务秘书承担繁重的教学任务，在教学管理中具备重要的作用。但是教务秘书工作内容繁杂、不易量化，非常琐碎，且工作难度和业绩不易体现，因此教务秘书往往不被重视。

在工作、学习和生活中遇到困难和阻力时，需求和动机无法得到满足，由于高校管理体制的原因，对于教务秘书缺乏有效激励、晋升机制，在政治待遇{利益分配和职称评定等方面长期处于劣势地位，高校在教务秘书的出路和未来发展问题上缺乏相关政策。因此，教务秘书在工作中看不到希望，致使积极性受挫，悲观失望，甚至消极怠工，影响了心理健康和工作效率，这都是目前急需解决的问题。