当前档案管理存在的问题与对策

王玉芝

摘要:当今社会和经济处于快速发展时期,档案管理面临前所未有的挑战;加强管理,提高工作人员素质,应用现代化管理手段等,是目前提高档案管理效率的重要任务。

关键词:档案管理;对策;创新

1 当前档案管理存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低,主要存在的问题如下:

档案管理人员专业素质不高。目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

档案管理不够规范。目前,在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题,主要表现在:第一,档号不规范。第二,案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前,传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作,编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象,误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

2 提高档案管理效率的对策

改观目前档案管理工作状况,提高档案管理效率,实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标,我们还有很长的路要走,首先我们要注意的问题解决的问题主要有:

2.1 提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

2.2 调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式,传统而落后的工作方法,谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场,服务于社会和企业,而服务的落伍,必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此,应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

更新观念,实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性,这是因为他们以前纯粹为了工作而工作,忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作,使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取,对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位,一改过去收摊看点,仓库保管员的现象,在埋头苦干的同时,多一些敏感和睿智,有为才能有位,使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

2.3 档案的现代化要与企业的信息化同步

企业档案必须适应信息化要求,把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展,对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前,在企业信息化建设过程中,也有档案部门不了解、不懂的东西,特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有机结合,同步发展。

企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去,档案部门要参与到企业信息化当中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题,电子文件看不见,就一张光盘,对于它的完整性、版本等从外观上看不出来,所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件,如果保存的电子档案有误,将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展,另外也要适应企业信息化建设的流程,两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式,企业信息化应用起来可以很潇洒,实现无纸化办公,财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公,最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去,而是要借助现代化信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识,要求我们不断学习,吸纳新知识,努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

参考文献

[1]李国庆.档案馆档案的价值取向.中国档案2001,(1).

[2]童志.立身之本在于特色发展之基在于创新.中国档案2003,(11).