新时期档案管理工作的启示

柏 梅

摘要 :档案是时代进步的脚印, 是社会发展的记录仪, 是人类社会信息的储存库。随着科学技术的进步, 尤其是计算机技术在社会生活各领域的普遍应用, 档案管理现代化呈现出了新的发展趋向。本文探讨了档案管理发展的新趋势以及档案管理人员应当具备怎样的素质才能适应档案管理发展的需要。

关键词 :档案;管理;启示

中图分类号:C42文献标识码:A文章编号:1003-2851(2009)12-0184-01

档案是时代进步的脚印, 是社会发展的记录仪, 是人类社会信息的储存库。随着科学技术的进步, 尤其是计算机技术在社会生活各领域的普遍应用, 档案管理现代化呈现出了新的发展趋向。

一、档案管理发展趋势

(一)档案管理将实现无纸化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸,无纸化办公将变为现实, 传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。虽然, 人类从甲骨文、竹简记事到近代的纸张载文, 经历了几千年。但无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势, 并逐步改变档案工作的实际操作。丰富档案资源,不仅占地小, 容量大、投入少, 而且管理简便, 查阅方便。

(二)档案管理将实现信息化、网络化

当今社会是一个信息社会, 计算机技术和网络技术的普及应用, 为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。电子文件签署与纸质文件不同, 它是签署人在电子文件上面留下的“印记”。不仅表示对该电子文件的责任, 证实签署人特点的身份, 而且只有防篡改、防利用、防抵赖等功能。收文部门和单位据此可以认定文件签署人及文件内容的真实性。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性一是传播速度快, 二是传播范围广, 三是传播不走样, 四是传播成本低, 这已被全世界广泛认同。随着电子文件和网络建设的逐步完善,人们信息共存共享, 资源充分利用的局面将形成,档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。

(三)档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化, 就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆臧档案资料转化为电子档案代码, 变成电子文件, 实行档案信总数字化后, 可以通过计算机进行智能化检索, 检索速度快、范围广。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件, 数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理, 其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件, 形成数据库。这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力, 克服了档案管理过程中的诸多矛盾。缩微摄影技术和数码影像技术的应用,有利于影像的长期保存和准确复制, 便于计算机查阅照片案卷。缩微技术和数码技术的进一步发展, 为档案管理实现数字化提供了广阔的空间。电子文件具有快捷性与可塑性。它具有纸质文件和其他文件无可比拟的优越性。电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记, 可以达到一次录入, 多次、多种形式的输出, 方便文件的随时查找利用, 同时也为档案现代化管理奠定了基础。

二、管理工作人员应具备的素质

(一)高尚的职业道德素质

档案管理人员要有较强的事业心和开拓进取精神。档案管理人员不仅要热爱档案事业,还应有强烈的事业心、责任感,不图名利,不畏困难,为档案事业的发展努力工作、献计献策,为档案工作现代化建设勤奋学习,刻苦钻研业务,愿将自己毕生的精力投入到档案事业中。同时档案管理人员还应具有开拓进取的精神,这样才能不断完善档案管理方法,适应新形势。近年来,在改革开放的新形势下,对档案管理人员的素质也提出了新的要求,是否具有创新、开拓的精神已成为衡量档案人员是否合格的一个重要尺度。

(二)要勇于创新

创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。近年来,随着科技的发展,各种门类、各种载体的档案呈现多样化的趋势。档案工作者要勇于探索,敢于创新,善于在工作中发现问题、分析问题、解决问题,锐意进取,在务实的基础上促进创新,以提高工作效率和质量。

(三)努力练就过硬的业务技能

1.有良好扎实的专业知识。高校档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。

2.多元化的知识结构。在高校档案管理中,档案工作者必须具备四种能力,即现代化管理与服务能力、信息开发能力、多种相关知识综合利用能力与公共协作能力。因此,就要学习档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学等主干课程知识,学习档案管理自动化、档案检索语言、档案复制技术、特种载体档案管理等新兴的、亟待发展的辅助课程知识。增强办公自动化系统有关设备的实施操作等技能知识训练,优化自己的知识结构。

3.具备扎实的语言知识。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具,没有一定的语言文字功夫和写作知识是很难完成的。

总之, 随着现代科学技术的进步, 实现档案管理现代化已是必然的发展趋势, 这是档案管理的一次革命, 也是时代对档案管理提出的客观要求因此, 每一位档案工作者都要有紧迫感, 要进一步解放思想, 更新观念, 努力学习和掌握现代科学知识, 跟上时代的步伐, 适应形势的要求,积极推动档案管理现代化的进程, 把档案管理提升到一个全新的水平。