谈施工企业财务集中管理系统的导入与开发

　　摘要　在施工企业管理模式下，运用现代信息技术，导入财务集中管理系统，可以为财务集中管理提供载体：因此，从施工企业财务及会计核算的实际出发，开发应用系统，是实现财务集中的重要内容。本文对此问题进行探讨。
　　关键词　财务集中；财务信息系统；系统功能
　　
　　一、施工企业的传统会计特征及面临的财务问题
　　
　　大型施工企业一般采用项目部制的“总部一分公司一项目部”三级管理、二级(有时甚至三级)会计核算模式。即：以建筑施工合同所指向的工程作为自己的“产品”，按项目进行明细核算和效益评。价，一个分公司、一个项目部可能就是一个会计报告主体。
　　一般而言，一个工程项目(或项目部)实行合同管理，编制定额预决算，在会计结果控制上似乎可以实现项目利润的预期。但其在实务中具有如下特性：1.一般按统计的形象进度确定会计期间，分期计算项目的收入、成本和毛利。统计的误差影响会计计量的准确性；2.在施工期间，存在大量的施工性实物资产，除主材外，还包括组织施工的设备及机械，具有品种杂、数量大、采购环节多的特征；3.工程涉及的内部职能化分工细，如土建、水电、安装、结构、设计、装饰等：4.工程的区域分布比较分散，分公司或项目分属于不同的区域，与总部之间存在时空距离，影响了信息的传递。
　　这些特征，在三级管理、分级核算和传统的报账制财务管理方式下，都有可能弱化总部的财务信息的获取功能，也产生以下财务问题：
　　
　　(一)会计核算分散化
　　总部难于及时、动态地掌握各项目部(会计主体)的财务状况、经营成果和现金流量。进而影响整个企业汇总、合并财务状况、经营成果和现金流量的准确反映。
　　
　　(二)总部财务管治水平弱化
　　总部与下级会计报告主体之间，可能会由于财务人员的业务水平、职业操守的差异，使财务的上下控制水平弱化。
　　
　　(三)资金整体效率低下
　　项目部或分公司控制了工程收支的全部，资金只在单个项目的层面运转，不能在企业层面实现盈缺调配。降低了资金的整体财务效能。
　　
　　(四)分析与决策功能欠缺
　　由于总部掌握基础会计数据的能力受到影响，使基于会计基数据的财务分析和基于财务分析的财务决策功能弱化并欠缺，传统财务体制下的财务的重要性受到了挑战。
　　
　　因此，施工企业财务管理的核心，是要解决总部会计对项目部会计的控制问题。解决总部对项目部财务信息不对称问题。笔者认为，导入财务集中制。运用现代信息技术和工具，建立自上而下的财务核算体系，是解决上述问题的有效途径。
　　
　　二、施工企业集中财务管理系统的导入
　　
　　(一)标准化的、集中的财务管理信息系统的主要功能
　　1.集中会计核算。取消项目部或分公司的会计报告主体资格，实行总部一级核算制。2.集中资金管理。通过财务信息系统实现资金集中管理，资金计划、项目资金收支、往来对账、利息计算全部由总部信息系统控制，实现收支两条线等。3.集中财务管理。系统除会计核算集中外，还包括项目成本、全面预算、财务分析、往来对账等管理会计和财务管理功能。4.集中数据分析。通过信息系统，实现“总部一分公司一项目部”的三级管理、一级核算，建立依赖于总部数据库的财务分析机制和财务决策机制。从上述功能要求看，施工企业的财务信息系统，其架构和作业流程可归结如图1：
　　
　　(二)符合功能要求的财务信息系统，应当满足会计核算与财务管理的集中及财务与业务系统集成的需要
　　1.在会计核算集中方面，要建立主子账数据系统。在总部建立单一会计主账，它是集中的数据库，它确定整个企业的会计政策、科目设置和主要会计流程。在该主账下，可以按分公司或项目部建立多个相对独立核算的子账；在每个独立核算的子账下，又可以按照部门进行更加明细的核算与管理，但子账必须是在主账授权下进行核算的。其账套之间的控制关系为：总部主账→分公司或项目部子帐→部门账。主子账是进行集中核算、集中控制、实时查询统计分析的关键。在这种自上而下的账套控制关系中，在一个会计账套中集中了各分公司、项目部的所有财务数据和业务数据，保证了信息的共享，为业务、管理与控制、决策各层人员提供了直接、完整的数据，既能保证各核算主体数据相对独立、保密。又可保证在财务管理层面上整个企业财务信息的整体性。
　　2.以分级授权形式实现会计政策的统一。一个自上而下设计的会计账套系统为实现企业整体的统一会计政策提供了手段。如：统一会计期间，会计账套内的所有核算单元均采用相同的会计期间；基础数据控制，所有数据均可以定义是否要进行统一管理与控制，是否允许下级单位增加新数据；基本档案如总账的会计科目、固定的资产类别、增减方式、现金银行的现金流量项目等实现了系统性控制；运行参数得到控制：所有系统的运行参数，均能够按照组织结构，由上级来制定和控制下级单位。这种自上而下的控制。是以分级授权的形式实现的。如图2所示：
　　当然，在分级授权统一政策时，系统还应当提供个性化应用功能。例如。境外项目或分公司，可能存在记账本位币、会计政策、科目体系及凭证分类的差异，因此，系统在集中控制的同时，应当允许个性化的设置。系统需提供灵活的设置机制和控制手段，满足企业集中管理与分级控制的要求。
　　3.在系统中实现数据分级共享。在系统内，要实现总部、分公司和项目部之间的数据分级共享。共享是指产生于主子账内的所有企业工程项目和总部费用分摊。在企业内部各个子账中，可供使用者查询、提供加工使用；所谓分级是指根据授权，规定哪些数据下级分公司或项目部可用。这就需要系统具有提供实时汇总分析、跨账查询和审批预警控制的功能。当然，系统中还应建立各子账间的统计分析、账簿查询，跨项目汇总功能，在授权下可以跨账查询数据，也可以汇总、合并数据。这种由底层数据向上层直接汇总、合并的方式，可使信息不经过中间层的处理。能够保证信息的真实、完整和及时性。如图3所示：
　　另外，系统还可以建立跨账套的审批流机制与预警机制。审批流上的各个环节可以实现跨账审核审批，预警信息也可以跨账传递，这有助于解决传统审批审核可能带来的滞后对企业整体利益的影响。
　　
　　三、施工企业财务管理信息系统应用设计
　　
　　根据施工企业财务核算特点和内容要求，就财务模块而言，完整的财务管理信息系统，至少应当包括总账、应收应付、现金、对账、成本和预算等系统，每个系统分别承载了不同的管理目的。
　　
　　(一)总账系统
　　总账系统是会计核算集中的核心，所有业务最终都归集到总账系统中。主要功能包括：1.基础数据管理，如科目体系、凭证分类与编号方式设定、辅助核算设置等内容；2.凭证管理，如凭证录入及修改、审批和签字、入账、调整、打印等内容。3.往来管理，如对账、核销、账龄分析等；4.账簿查询打印，如总账、余额表、明细账、序时账、日记账、日报表、多栏账、综合账的查询及打印等；5.辅助账簿查询：6.期末处理，如期末损益结转、自定义结转；试算平衡，月末结账等工作。其架构流程如图4所示：
　　
　　(二)应收款系统
　　应收款管理系统主要提供业主管理、建筑发票和应收单据的录入、工程收款和核销的处理、坏账处理、账龄分析、欠款分析、资金流入分析等。主要功能如下：1.业主管理，如工程档案维护、业主信用评估、付款条件等；2.单据管理：保持各类发票和其它收款单据；3.收款、核销和坏账处理，及时处理工程收款，分析计提坏账准备等；4.统计分析，如账龄分析、欠款分析、催款和对账记录、坏账预估及资金预测等。其架构流程如图5所示：
　　
　　(三)应付款系统
　　应付款系统主要提供采购发票和应付单据的录入、向供应商付款处理、获取现金折扣处理、单据核销处理等业务处理功能。提供应付账龄、欠款分析，提供资金流出预测等。主要功能如下：1.供应商管理，包括供应商档案维护，供应商价格管理，供应商付款条件管理、供应商评估等；2.应付管理，如维护供应商采购发票和其他应付单据；3.付款和核销处理，对应付款进行付款处理并予核销，根据付款条件选择付款功能，提供应付并账等；4.统计分析，提供账龄、欠款分析及资金预测。其架构流程如图6所示：
　　
　　(四)员工管理系统
　　施工企业员工成本是主要的成本项目，合理的员工管理系统是财务信息系统应用开发的重要内容，其主要功能如下：1.档案管理，如员工基本资料等；2.薪酬管理，如员工的工资、社会保险和福利等；3.收付款管理，如员工借款、报销及费用；4.统计分析，如员工成本占比等。
　　
　　
　　(五)资金对账系统
　　各分公司、项目部及核算主体之间的资金往来。需要定期进行对账。资金对账系统针对上述业务，提供集中的对账平台。主要功能如下：1.对账设置。设置主子账之间要进行对账的科目，以及相应的对账规则；2.集中对账，定期对各主子账之间的资金往来进行对账；3.对账查询，对对符结果和未对符结果进行辨别，对长期未对符结果给予报警。其架构流程如图7所示：
　　
　　(六)项目成本管理系统
　　按项目归集收入、成本、利润；对项目预算与实际执行的控制和分析；涵盖了项目全程，项目管理是信息系统的核心结构。主要功能如下：1.项目建立，包括立项、建立项目类型和档案、建立责任中心、建立项目要素、设置成本动因、设置作业单位等内容；2.项目预算，按项目进行收入、成本预算的编制；3.收入、成本归集与核算，当与其他系统集成时，大部分收入成本数据通过动态管理会计平台进行收集，在项目管理系统中。也可以进行收入、成本数据的录入；4.查询分析。查询项目的预算执行情况，收入、成本、利润情况。状态查询等。其架构业务流程如图8所示：
　　
　　(七)全面预算管理
　　全面预算管理系统，可以帮助企业根据自身资源状况和发展潜力，制定合理的预算方案，对企业经营管理进行全面控制：1.预算体系建立，包括预算内容、预算样表、编制方法、各级预算间关系的确定等内容；2.预算编制，提供多种编制方法，编制收入、成本、费用、资金、资产、员工预算和其他专项预算；3.预算审批和调整，提供预算的审批流程，根据经营状况变动进行预算调整；4.预算执行与控制。预算控制于经营运作的全部过程，对主要业务都要实行严格、规范的申请、审批流程；5.预算分析，包括预算执行情况的分析，预算问的比较分析，预算多期间的分析等内容，也提供异常因素分析。其业务流程如图9所