电算化会计系统的内部控制

　　摘要：内部控制关系到企业财产的安全完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为保证发展，需建立起了一整套内部控制制度。
　　关键词：电算化会；内部控制
　　企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。
　　
　　一、电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面
　　
　　1、计算机的使用改变了企业会计核算的环境企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了变化，会计部门的组成人员转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。
　　2、电算化会计系统令会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。
　　3、计算机的使用提高了利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动。由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件或复制、销毁企业重要数据。
　　
　　二、系统开发、发展控制
　　
　　计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。
　　1、授权和领导认可。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都较大，对企业整体管理目标的影响也较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，需得到授权和领导认可。
　　2、符合标准和规范计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。
　　3、人员培训计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。
　　4、系统转换新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的汇总结算，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。
　　5、程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方，因此，软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该存档。
　　
　　三、管理控制
　　
　　管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。
　　1、组织机构设置。企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。
　　2、职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，须分别由几个人或部门承担。
　　3、上机管理。企业用于计会计系统的计算机应尽可能是专用的，对计算机的使用应建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。
　　4、档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。
　　
　　四、日常控制
　　
　　日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
　　1、业务发生控制。业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生是，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。
　　2、数据输入控制。由于计算机处理数据的能力很强，处理速度快，但相应的结果容易出现差错，影响整个计算机会计系统的正常运行。
　　3、数据通讯控制。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。
　　4、数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。
　　5、数据输出控制。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种数据控制措施。
　　6、数据存储和检索控制。企业应对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。
　　（作者单位：鸡西矿业集团培训中心）