提高高校财务票据审核质量的建议

　　此文为2007年度江苏省教育厅哲学社会科学基金指导项目(JSD630069)的阶段性成果
　　
　　【摘要】笔者认为，要做到全面、科学、辩证、准确地审核财务票据，财务部门要分析影响票据审核质量的原因，通过坚持“先审后批”健全经济责任追究体系，确立财务审核的权威和预算管理责任体系，不断提高财务人员的整体素质等。
　　
　　一、全面、科学、辩证、准确地审核财务票据
　　
　　审核原始凭证是会计机构、会计人员结合日常财务工作进行会计监督的基本形式，它可以保证会计核算的质量，防止发生贪污、舞弊等违法行为。根据笔者的切身经历，认为必须全面、科学、辩证、准确地审核财务票据。
　　(一)合法性。发票必须符合《发票管理办法》、《行政事业性收费票据管理的暂行规定》的有关规定。但在工作中确实发现有假发票现象，一类是伪造的，另一类是变造的。这就要求财务票据审核人员首先要具备鉴别不同类型发票是否合法的能力。
　　(二)适用性。主要是不同的行业存在着不同的发票版式，发票开据内容必须与所属行业一致，不能使用跨行业、跨种类票据；发票的版式要符合有关规定。如服务业和商业使用的是两种不同的发票，审核时就应注意有没有商业销售单位开出服务项目的发票，或服务单位开出商业销售发票的问题。
　　(三)一致性。一是要审核发票中填写的购货单位与报销单位是否一致。二是报销人与费用归属部门是否一致。三是报销人、费用归属部门与分管领导是否一致。四是费用与事由是否一致。五是票据笔迹是否一致。六是票据大小写金额是否一致或缺项。
　　(四)时效性。一笔业务处理完毕要及时报账，原则上当月发生的业务要当月报销，有特殊原因，要向财务人员写出书面说明，但最迟也必须在次月报账完毕，否则，财务不予结算。
　　(五)要素性。发票的基本要素一般为：发票名称、编号、联次及用途、客户名称、购物名称、计量单位、数量、单价、合计、大小写金额、开票日、开票单位、印章等；行政事业性票据的基本内容为：收据名称、收据联次、编号、交款单位（或个人）、支付方式、收费项目、收费标准、合计、大小写金额、开票日、开票单位、印章等。对于内容不全的票据不予报销。
　　(六)真实性。第一，经济业务双方当事单位和当事人必须是真实的。第二，经济业务发生的时间、地点、填制凭证的日期必须是真实的。第三，经济业务的内容必须是真实的。第四，经济业务的“量”必须是真实的。第五，也是最关键的一点就是单价、金额必须是真实的。
　　(七) 合理性。在购置货物、商品时，要就近不就远。对限额发票不能超限额度。对定额发票要在定额范围内。
　　(八)违规性。主要表现为发票要素不全，内容不具体，不符合正常规律和一般规定。
　　(九)悖逻辑。主要是有些票据虽然是合法的，但事项明显不符合逻辑。
　　(十)重复性。如报销的不是发票联，必须追究原因，防止利用多联发票重复报销。
　　(十一)附件性。报销票据的附件材料是对报销票据的补充、说明和界定，必须仔细核对，在取得会计信息准确无误的前提下方可支付。
　　(十二)关联性。报销票据中涉及到固定资产范围的必须到有关部门办理固定资产登记入账手续，否则不予办理财务报销手续。
　　(十三)结算性。同城结算千元以上金额必须采用转账方式结算，千元以下可以采用现金付款方式；异地购置货物、商品可通过银行汇票（或电汇）方式支付；大宗物资采购、基建工程建设或维修项目，必须根据合同上所界定的银行账户信息给予转账；人员工资、奖金、课时酬金、人员劳务、出差可以采用现金结算。
　　(十四) 程序性。财务人员初审，最后是领导签字、财务报销。
　　(十五)白条型。主要是以种种借口，白条支付各种费用。
　　(十六)背实性。突出表现是报销的发票明显与该开支范围不符、或开支数额与实际明显脱节。
　　(十七)节约性。各项工作都要反对浪费，反对铺张，精打细算，对于不必要的费用支出，能省则省，节约费用。
　　(十八)明确性。就是各项经费开支必须界限分明，不能相互挤占和挪用，以保证经费的专用性。
　　(十九)必要性。就是该项支出有无必要。
　　(二十)冒名性。要审核经管人员及批准人员的字迹是否一致，有无冒名签字问题。
　　
　　二、高校财务票据审核质量不高的原因分析
　　
　　根据笔者的切身体会，认为造成高校财务票据审核质量不高的原因主要是：
　　
　　（一）“先批后审”的传统报销方式，导致财务票据审核被忽视
　　所谓“先批后审”是指在财务报销时的流程是：事项经办人制单——部门负责人批准——分管院长——分管财务院长——院长签批同意报销——财务部门审核后予以报销。在这种支出模式下，财务票据审核的环节很容易被忽略，会计审核监督的作用也经常被削弱。因为在现实生活中，如果已经分管院长、分管财务院长或院长签批同意报销后，财务部门提出疑义时就面临着两个难题：一是事项经办部门的相关人员往往不从规定方面考虑可否报销的问题，而是绝大多数人认为：只要领导签批同意就可以报销，财务票据审核可有可无，否则，就是刁难。二是尽管分管院长、分管财务院长或院长知道该项开支是实际发生的，但他们不一定了解该项支出是否合理、合法。院领导批示过后，财务人员明知此项支出不合理，如果提出后，不但得不到院领导的理解，反而因此而得罪院领导，也就睁一只眼闭一只眼，明知不合适也给予报销。长此以往，必然导致财务票据审核等于虚设。
　　
　　（二）会计服务要求日益突出，监督功能不断弱化
　　服务与监督是会计的两大职能。在高校内部，财务部门更多的是处于服务服从的地位。学校对财务部门的要求就是提供会计服务，除非在特定环境下才强调会计要坚持原则，大胆监督。会计服务与会计监督明确失衡。财务部门只能在处于不断改进服务方式，提高服务质量的氛围下工作。特别是考评形式日益大众化、全面化，而考评又缺乏相关衡量指标，仅体现“民意”，对财务人员的评价往往失之公允的情况下，会计也只能是提供优质服务，而无法坚持既可能得罪领导、又惹同僚不悦，骂声飞扬的会计监督。
　　
　　（三）审计监督约束乏力，旧病未除新题再现
　　近年来，教育主管部门确实正在加强对高校的审计监督。高校内部审计也健全了机构、配备了较强的力量。但笔者认为，审计整改力度不够，而且更多的是审计时“好好”，审计后不仅旧的问题没有解决，而且同类问题还是层出不穷。
　　
　　（四）财务人员综合素质欠优，识别票据的能力不强
　　要提高财会人员的综合素质，一是必须熟悉《会计法》、《高校会计制度》、《高校财务制度》等一系列法律、法规，同时严格执行校内有关涉及事业财务和基建财务方面的各项制度。二是具备复合型、多元化的知识结构，保证教育业务工作与财会工作的有机结合。只懂会计工作，不懂教育管理是无法搞好会计教育工作的，也就无法识别教育管理中众多经济行为的真实性。三是熟悉校内各级领导人的业务范围和财务审批权限，对待每一笔报销业务必须严格按照财务操作程序办理。四是有广泛的社会阅历，见多识广，鉴别真伪的意识比较突出。但从目前众多的财会人员来看，绝大多数与上述标准差距明显，导致识别票据的能力不强，也就失去了高质量审核票据的队伍保障。
　　
　　三、提高高校财务票据审核质量的措施
　　
　　(一)充分认识高质量审核财务票据的作用，奠定财务规范化管理的基础
　　财务票据审核是会计监督的最基本形式。如果审核结果不当、不准确，那么就会带来一系列的问题。从财务管理和审计监督检查的情况来看，也确实证明了这一观点。如违犯现金管理规定：同城结算千元以上金额仍采用现金方式结算；异地购置货物、商品仍通过银行现金方式支付。发票要素不全、内容违背逻辑、关联性不够、合情不合理(规定)不合法、发票失实失效、甲事项用乙理由等，这些在财务票据审核中时常遇到，但又屡出不尽。究其原因，有的是由于不懂，初次遇到，保证下不为例；有的是院领导已经批准，甚至打招呼指令报销等。对此，财务人员是清楚的，各种内外部审计也会不断提出，但效果甚微。因此，必须高度重视财务票据审核的作用，从源头上做到全面、科学、辩证、准确地审核财务票据，从而奠定出财务规范化管理的基础。
　　
　　
　　(二)坚持“先审后批”，淘汰“先批后审”
　　“先审后批”是指每项财务开支经过部门负责人签批，再由会计机构负责人(会计主管人员)对原始凭证进行审核：对于不真实的、不合法的原始凭证有权不予接受，并应当报告单位负责人；对于记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求更正或补充。对原始凭证审核通过后，送分管财务的领导人或单位负责人签批报销。这种变事后监督为事前监督的方式，有利于发挥会计的监督职能，增强会计人员的责任感，为领导签批把好第一道关口，从源头上遏制虚假票据流入和虚报、重报等违规违纪现象的发生。由上分折可知，“先审后批”明显可以加强会计监督的作用，而“先批后审”削弱了会计监督的作用，应该逐步予以淘汰。
　　
　　(三)健全权责分明的经济责任追究体系，形成覆盖全校人人负责的高质量审核财务票据的良好氛围
　　根据分层管理和权利归民的原则，经济责任追究体系应包含两部分：第一部分是前一层对后一层负责，如经办人对部门负责人负责，承办部门对财务部门负责，财务部门对分管院领导负责，分管院领导对院长负责。后一层审核(批)前一层，如部门负责人审核(批)经办人，财务部门审核(批)承办部门，分管院领导审核(批)财务部门，院长审核(批)分管院领导。下级对上级负责，上级审核(批)下级。第二部分是院长对学院财经领导小组、双代会及上级主管部门负责。为有效约束院长的权利，财务部门有权对院长的批示提出疑义，如果院长仍然坚持，财务部门则可以报学院财经领导小组、双代会及上级主管部门确认。
　　
　　(四)广泛宣传财会知识，着力培训管理人员鉴别票据的能力
　　应该看到，绝大多数人的不规范报销行为是由于对经济事项和财务知识缺乏造成的，而非故意行为。因此，完全有必要对有关人员进行一般性的经济知识和财务知识的培训，使他们明白规定，鉴别真伪，不断规范自己的财务行为。
　　
　　(五)加强会计监督，确立财务审核的权威地位
　　把会计监督首先体现到高质量审核财务票据的全过程中。而财务审核的成效在很大程度上是与领导审批相关联的，甚至可以说，领导审批制约、影响、决定着财务审核的结果。如果这种财务审核受制于领导审批的局面不能改观，财务审核不能独立于行政职级管理，财务审核人员在票据审核过程中没有形成应有的权威效应，那么，会计监督、票据审核等很难真正见到成效。因此，笔者认为，应将票据审核的财务业务工作与院领导的行政管理决策适度分离，院领导不干预具体的票据审核业务，交由财务人员独立行使票据审核的权利。
　　
　　(六)实施预算管理，建立责任体系
　　责任预算管理体系的主要内容包括：一是划分责任中心。根据高校的经济活动和管理体制、组织结构特点，高校责任中心大致可划分为两个层次，即一级责任中心和二级责任中心。一级责任中心，即院部责任中心；二级责任中心是高校内部隶属于院部责任中心的次级责任中心。二是制定责任目标，确定指标体系。划分责任中心的目的是为了便于落实各责任中心的责任目标，保证高校总体发展目标的实现。尽管有的责任中心的责任难以完全量化，但无论如何，对各责任中心都必须确定责任指标体系。三是责任预算的分解。通过指标分解，制订各级责任预算，并形成一个自上而下的系统的责任预算体系。四是责任预算的执行与管理。通过实施预算管理为财务审核提供计划保障。
　　
　　(七)不断提高财务人员的整体素质，增强高质量审核财务票据的本领
　　一是要强化高校内部财务人员的职业道德教育。会计人员要搞好票据审核，没有良好的职业道德是不行的，在这方面可以通过对会计人员进行政治理论，世界观，人生观等方面的教育来提高其思想觉悟，树立起遵纪守法，廉洁自律，忠于职守，严格监督，实事求是，搞好核算，精心理财，优质服务的良好职业道德。二是要提高会计人员对问题的判断力，在思想上把票据审核从单纯的“检查、督促”观念中纠正过来，克服那种一讲票据审核就是“管、卡”的陈腐观点，树立起票据审核是为发展教育事业服务的指导思想。三是要提高会计人员对新形势的适应能力。以微电子技术为基础，以计算机、网络和通信为主体的生物、信息技术已经渗透到各个领域，使会计人员正逐步摆脱手写笔算的笨重劳动，纸质的账目报表变成了无形的磁质载体，同时，如果计算机操作管理不善或串通作弊，其隐蔽性和多变性必然会给会计监督工作带来很多麻烦。可以通过微机知识的培训提高会计业务的处理能力和速度，搞好票据审核。四是要通晓财经法规，宣传国家有关财经方面的法律法规，严格把关，当好领导的参谋和助手。当与领导在财经方面发生不同意见时，如果不涉及原则问题，除了详实向领导做好解释外，应无条件地服从领导的决定；在涉及原则问题时，要依法行使会计的监督职能进行坚决的抵制，确保国有资产不受损失，充分发挥会计人员的监督作用。五是要敢于监督。财务监督不是空话，而是要通过日常费用报销时严把审核关来体现的。因此，审核人员要把事前、事中、事后监督有机地结合起来，把监督职能落在实处。总之，要不断学习，努力提高自身的综合素质，不断增强高质量审核财务票据的本领。