信息化与中小企业的竞争优势

方金水

对于任何企业来说信息化都是一个有力的武器，而对于中小企业来说，信息化更有着特殊的意义。

一、信息资源的共享性和信息技术的低成本使中小企业也可以将信息化提升到一个较高的水平

一个好的竞争者知道自己生产什么产品和服务，知道谁是自己的顾客和竞争对手。所以，能否获得并保持竞争优势，关键要看能否对自己的产品和服务、顾客、竞争对手知道得更多（Callon，1996）。信息技术为获得和保持这种竞争优势提供了可能。由于信息化建设的投资相对于其它资本品的投资要少得多，从而使中小企业也能够轻易地将自己的信息化水平提高到和大型企业相当的水平。现在，信息产品的关键技术成本降低的速度是任何产品都无法比拟的，中小企业由于业务量少，生产流程和管理机构较为简单，只使用其价格低廉的中低端产品就可以满足信息化建设的需要。对于中小企业来说，实现信息化并不是如想象的那么复杂和教科书上对信息化的定义那么严格。中小企业的信息化可以简单理解为，对内来说，通过建立局域网，利用进销存软件、财务管理软件及办公自动化软件，实现所有业务流程的信息化和自动化，使公司内部信息交流畅通，公司内各环节能够受到实时的监控，从而提高整个公司运行的效率；对外来说，利用现在已经十分成熟的互联网技术，充分利用丰富的信息资源，加强和客户及供货商的联系。建立一套这样的系统并不需要太多的资金投入和人力投入，中小企业还可以通过一些中介公司提供的主机托管等服务进一步降低财力和人力的消耗。

信息对企业来说既是一种重要的资源，又是一个基本的生产要素。而信息的最大特点就是共享性，就是说，信息资源并不可能被少数企业垄断和独占，信息多次被使用也不会降低价值。这种特性和资金及物质产品有着根本的不同。信息资源的这个特点意味着中小企业可以和大型企业共享有用的信息资源。对信息资源的使用和企业规模是无关的，而仅仅和企业的信息观念、对信息的识别、加工、开发、利用的能力有关。

二、中小企业的信息化大大拓展了可竞争的边界

中小企业之间通过建立一种跨组织的信息系统（Inter-organizationalSystem）来扩展自己的竞争空间。这大致有三个方面的含义，一是信息技术可以突破现有的市场边界，中小企业可以到更广阔的国内和国际市场上参与竞争；二是通过供应链管理改变原有的企业和客户与供应商的关系；三是与同类企业建立战略联盟。

目前，电子商务已经成为发达国家广泛使用的一种商品交易方式。电子商务是在计算机和网络基础上，利用电子工具如电子数据交换（EDI）、电子邮件、电子公告板系统（BBS）等来完成商品交换的商业行为过程。利用高度发达的信息技术所提供的手段，可以使商业活动效率得到大大提高。例如公司通过在Internet上设立自己的站点来全方位、全天候地介绍自己的商品和服务，使产品和服务突破时间和空间的界限迅速在全球范围内找到买主。电子商务在零售商业领域已经取得了较大的成绩，网络已经成为软件销售的重要渠道和软件商为用户提供服务的主要方式。但是，电子商务并不是只有大型企业才能够采用，就现有的技术设施和技术水平而言，中小企业也能够十分方便地采用这种手段。通过电子商务，中小企业可以使自己的业务范围突破区域的界限，扩展到全国甚至全球。如果没有信息技术的支持，这种市场领域的扩展是不可想象的。

中小企业通过信息化可以大大改善公司与客户及供应商之间的关系，从而使公司运作效率提高，运作成本下降。研究表明，一部电脑70％的输入是另一部电脑的输出。传统的公司之间的业务往来是靠纸质媒介实现的，例如，客户将购货单打印到纸质媒介上，然后通过邮递的方式传送到另一家公司，另一家公司再将购货单上的有关信息人工输入到本公司的电脑里。这个过程不仅耗物耗时，而且难以保证信息的准确性。如果通过电子方式将有关信息直接由一家公司的电脑系统传递到另一家公司的电脑系统，会使相关成本降低，速度提高，同时提高数据的准确性。电子数据交换正是基于这个原因产生的。竞争优势还可以通过优良的客户服务获得。客户服务大部分通过Internet在线实现，还可以通过E－MAIL、讨论组等方式向客户提供帮助。

三、信息化带来了生产方式和管理方式的变革

工业社会标准化、大规模生产方式逐步被信息社会的个性化、柔性化生产方式代替，生产流程由机械化时代的大规模流水线转变为小批量、多品种的柔性生产线。管理方式上进入了所谓的“后福特时代”，强调从高技术到高情感、从高度集中到适度分散、从专制独裁到民主参与的转变，管理组织由传统的金字塔结构转变为网络结构，劳动组织、生产系统等都趋向于分散化和小型化。这种转变给中小企业提供了更多的机会，或者说，在信息化时代，中小企业的各种优势充分地表现了出来。

信息化对传统物质资本和人力的替代使沉没成本大大降低，中小企业进入和退出市场的难度相对减小，中小企业灵活性的特点得以更好地发挥。

信息化也使中小企业学习周期缩短。虽然在信息时代有相当一部分技术创新是中小企业创造的，但是对于大部分中小企业来说，模仿和学习是它们生产和管理活动的一个重要特点。在技术创新与推广的演进过程中，他们往往处于潮流的中部或尾部。在工业化时代，中小企业和大型企业之间技术上的差距往往很大，它们的学习周期往往很长，致使中小企业在竞争中经常处于劣势。信息化使这种学习周期大大缩短，中小企业获得新技术的难度缩小，增强了他们与其他企业的竞争能力。

四、信息技术使中小企业可以在更广阔的空间内和利用更灵活的方式招募使用人才

目前信息技术已经使远程办公成为可能。所谓远程办公是近年来随着社会经济的信息化和信息技术的发展特别是Internet的普遍使用而出现的一种崭新的工作模式，工作人员使用自己的通讯工具与公司的电脑网络连接，通过电子邮件、电话、传真等实现远距离工作。这种远距离工作可以在家庭办公室完成，也可以使用笔记本电脑在车站候车室、宾馆等地完成。远程办公在80年代时开始出现，90年代中期盛行，目前已经成为一种十分流行的办公方式，成为一种时尚。据统计，美国在家工作的人数在1990年时为370万，1995年为850万，到本世纪初则激增到1110万，是1990年的3倍多。美国还有一半以上的公司设立有“远程工作办公室”或“远程工作规划部”。德国经济研究机构的调查也表明，目前在欧洲仅英国、法国、德国、西班牙和意大利五国就有一千多万人在家上班。因为远程办公是通过网络来实现，并不需要职员经常亲临公司办公室现场，所以雇员的居住地及空间上的距离都不再构成限制，同时，雇员和公司的关系事实上简化为工作成果和工资的交换，因而一些优秀的技术人才可以同时成为几家公司的职员，这对由于资金的限制不能长期雇佣更多优秀人才的中小企业尤其具有重要的意义。

五、通过信息化降低生产和管理成本

企业生产和销售活动中有相当一部分工序是传递信息，而管理活动则基本上可以认为就是信息的收集和处理的过程。通过信息化可以使生产和管理的效率大大提高，相关的成本开支大幅度下降。中小企业在竞争中的一个弱点就是难以通过扩大规模降低生产成本，难以获得规模收益。而信息化为中小企业降低成本提供了可能。

信息技术在供应链管理中的成功应用就是一个通过信息化降低成本的典型的范例。供应链管理就是把客户需求和企业内部的生产活动以及供应渠道有机地整合在一起，并对供应链上的所有环节进行有效的管理，这些环节包括订单、采购、库存、计划、制造、质量控制、运输、分销、服务、财务、人事等。供应链管理是一种跨企业的协作，覆盖了从原材料到生产再到销售的全过程。信息技术对供应链管理起到了有力的推动作用，从60年代以来MRP、MRPll及ERP等软件的广泛采用使企业对供应链的驾驭能力大大增强。一些公司使用信息技术减少了货物积压，甚至实现了零库存。