档案信息化建设与档案管理的研究

张梦娜

［摘 要］采用信息化手段进行档案管理已成为现代社会发展的必然趋势，是档案工作适应新形势、满足人民群众日益增长的精神文化需求的客观需要。然而，我国目前档案管理信息化建设仍存在着许多问题，如：管理理念滞后、缺乏统一规划和统一部署、缺少必要的基础设施支撑、信息资源分散且利用率低、专业人才匮乏等。基于此，本文重点探讨档案信息化建设与档案管理研究，从档案管理信息化概念入手，分析了当前档案信息化建设的必要性和可行性，并提出优化策略。

［关键词］档案信息化管理；建设路径；档案管理策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050

［中图分类号］G270.7；TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0166-04

0     引 言

做好档案信息化建设是档案管理工作的一项重要内容，也是实现档案信息资源共享和服务社会发展的重要途径。档案管理工作者必须要充分认识到这一问题，并采取切实有效的措施来提高其自身素质与水平，不断推进档案管理工作现代化进程，从多个角度、多个层面上加强对档案信息化建设工作的重视，从而为我国档案管理事业的进一步发展奠定良好基础。

1     档案信息化建设对档案管理的价值

1.1   有利于增加档案信息储存量，提升档案管理水平

当前，在档案信息化建设管理大背景下，档案管理部门能借助计算机网络技术实现对各类信息的收集、整理和保存，为社会各方面提供服务［1］。同时，通过加强档案管理信息化建设能有效提升我国整体档案管理水平，实现对档案资源的开发、利用与共享。一方面，有助于提高档案管理工作效率，另一方面，对于促进档案管理现代化发展具有重要的现实意义。

1.2   有利于推进档案标准化建设，推动档案管理自动化

信息化时代大背景下，对信息技术的应用程度逐渐加深。档案管理工作作为一项基础性管理工作，其管理水平和效率直接影响单位各项业务开展情况。档案管理与信息技术的结合能实现信息资源共享，同时还能对档案进行有效整合，为档案管理提供更多便利条件。例如：在档案管理工作期间，通过计算机、网络等现代化技术手段可将大量的数据存储于数据库之中，以便于管理人员能及时了解到相关数据的变动，并根据这些变动调整管理方式。这对提升单位整体管理效率具有重要作用，有利于推动单位稳定健康发展。

1.3   有利于查询档案资料，降低管理难度，打造智慧档案系统

信息化与档案管理工作的深度融合，能有效提升档案信息资源建设水平和服务质量。通过信息化与档案管理的全面融合，能实现“互联网+”环境下档案管理模式创新发展，提高档案管理工作效率，增强档案利用服务能力，为社会各行业领域提供更为优质高效的服务，更好地发挥档案在推动经济社会可持续发展中的重要作用。同时，用电子档案保存和管理档案资料也是现代档案管理工作的主要发展趋势，不仅可以减少传统纸质档案材料带来的损耗问题，还能够最大限度保障档案信息安全。随着信息化建设逐渐推进，档案信息化管理工作不断深化，对相关工作人员也提出了更高要求。因此，要想使档案管理工作取得更大成效，就必须从多个方面入手进行综合协调，以确保档案信息的安全性与完整性，从而达到优化档案管理效果的目的。

2     档案信息化建设与档案管理三大原则

2.1   技术规范性原则

在档案信息化管理中，档案管理部门必须遵循技术规范性原则，确保信息资源的完整性和安全性［2］。档案管理部门要立足于现实条件，结合自身实际情况，科学地制定相关规章制度，构建完善的信息管理体系。立足于本单位发展目标，建立合适的软件平台，提升数据整合能力，注重与其他系统间的衔接与沟通，实现数据共享，推动档案管理工作水平全面提升。与此同时，档案管理部门还应制定明确的规定，以规范化、精细化为导向完善各项操作流程，强化工作人员职业道德素质的培养。

2.2   安全保密性原则

档案信息化建设是一把双刃剑，在促进档案管理现代化发展的同时也存在诸多问题。档案安全保密性原则是档案信息安全管理中最基本的原则之一。档案信息作为一种特殊的文化产品，其真实性与可靠性必须得到保障，而确保档案信息安全的基础就是保证档案的安全性、完整性和可用性。操作人员应严格遵循档案信息管理工作的各项制度和规定，按照相关标准对档案进行整理，并将其中具有重要价值的数据或资料保存下来，避免由于人为因素造成档案丢失或者损坏等情况发生。科学的档案资源分类体系是做好档案信息保护和开发利用工作的前提，是实现档案信息安全的关键，更是构建数字档案馆系统的核心要素。同时，档案管理部门还要立足“用户需求”，建立一套以数字化技术为支撑的高效便捷的档案信息檢索机制，以真实、精确的内容为依据规范档案管理行为，从而达到有效利用档案资料的目的。

2.3   效益统筹性原则

档案管理效益统筹性原则是指通过对档案资源的开发、利用和管理等各个环节进行统筹规划，从而实现最大程度地提高档案信息服务价值的一种科学方法。它主要包括以下几个方面：其一，在收集与整理环节中，要注重整体性，系统性。其二，在提供使用环节中，要突出服务性，实用性。其三，在保管期限表编制上，要做到科学性和合理性相结合，力求科学合理。其四，在确定归档范围时，要注意完整性与准确性。对于大型档案信息化建设项目而言，由于其涉及范围广，参与人员多，技术复杂，投资巨大，因此必须加强对项目各阶段工作的科学管理，高效、合理、安全、可靠地完成档案信息化建设任务。

3     档案信息化建设与档案管理策略

3.1   加强对信息化建设的重视程度，为其奠定可靠的理论基础

档案信息化建设中，首先应该做好电子文件的管理与保护工作。电子文件是以计算机为主要存储和处理手段的一种信息记录形式，其在保存过程中易受各种环境因素影响。因此，应建立一套完整、系统的管理制度来保障档案电子数据的安全，并对电子文档进行有效备份，以便及时查找利用。档案管理部门要准确认识到档案信息化管理的重要性与必要性，以此革新管理层、决策层和操作层等各方面的观念，制定完善的规章制度，规范电子档案的收集、整理、保管［3］。同时，档案管理部门还要积极实施档案数字化转化策略，通过开展“数字档案馆”建设活动，实现档案资源的共建共享。其次，相关管理人员要提高思想认识，将信息化建设作为一项长期任务，树立全新理念，不断学习先进技术方法，提升自身业务能力水平，加强队伍建设。以规范化、标准化、制度化、程序化为原则，建立健全档案管理制度体系，确保各项管理工作落到实处，从而切实提升管理水平，促进档案事业健康发展。再次，档案工作人员也要充分认识到自身的责任与义务，认真履行岗位职责，努力提高业务水平与综合素质，增强责任感和使命感。积极学习先进信息技术知识，熟练掌握使用技能，努力适应新时代发展要求，更好地发挥档案职能作用。最后，还应重视对外部先进经验的引进、借鉴，从全局出发，统筹考虑档案信息化建设问题，充分利用好现有网络资源，整合各类信息资源，构建统一平台，使之成为支撑档案信息化建设的重要基础条件。

3.2   構建完善的信息化管理体系，推动文档一体化

建设

3.2.1   立足自身发展，客观开展建设性工作

档案管理部门在信息化建设中遇到问题时，需从档案信息资源开发与利用的角度寻求解决途径，实现档案工作的数字化、网络化和社会化。目前，我国档案事业正处于向现代化转型的关键时期，档案管理部门要从宏观角度，结合自身特点和实际情况，通过制定合理的发展规划和政策，加大资金投入力度，加快人才培养等措施，推进档案管理信息化进程，提高档案馆（室）服务水平。同时，各部门之间应加强合作，建立资源共享机制，形成以服务为中心、以创新为驱动的良好局面。

3.2.2   从实际出发，借助管理软件推动文档一体化建设

在档案信息化建设已成为必然趋势的今天，档案管理工作也从传统管理向现代化管理转变。档案管理部门要充分利用现代信息技术手段和网络技术，实现资源共享，更好地为社会提供服务。将各种信息资源通过计算机网络整合成一个统一、开放、共享的平台，形成以“数字档案馆”为基础，集电子文件归档与数字化加工、网上在线浏览等功能于一体的综合信息系统［4］。文档一体化建设作为档案信息化建设的重要组成部分，是一项系统工程，涉及诸多方面，包括思想观念、体制机制、业务建设、队伍培养等，必须统筹规划、分步实施。总之，文档一体化建设既是一种理念，又是一项具体实践活动。

3.3   积极建设专业化人才队伍，为档案信息化建设发展提供人才支持

3.3.1   积极开展线上人才培训

如今，线上学习逐渐成为人们获取知识的重要渠道之一，也是单位拓展业务、提高竞争力的有效途径。档案管理部门应借助“互联网”，以档案数字化为依托，通过建立线上线下互动机制，构建新型教育模式。同时，充分发挥云计算、大数据、移动互联、物联网等信息技术的作用，实现在线学习过程中教与学双方的信息交流和资源共享，从而使学习者能更加高效地获得更多有价值的学习资源，促进其学习效果的提升。除此之外，线上培训平台的建设还应考虑到行业特点以及用户需求的差异性，充分考虑不同年龄段、性别、学历层次、职业发展方向等特征的人群对个性化服务的要求。例如：根据学员年龄、职称及岗位类别来设计针对性强的课程模块，档案信息化管理系统则可将学员个人基本情况、专业能力水平、兴趣爱好、学习态度、个人经历、成长环境等方面数据信息进行记录并上传至系统数据库内。此外，在开发培训平台时，还可以利用现有的各类App软件或其他工具搭建相应的服务平台，平台应具备在线考试、在线答疑、在线测试、在线讨论、在线练习等功能。在此基础上，还应保障线上教学平台安全运行，设置专门的安全策略，制定相关制度规范，严格管控信息安全风险。注重培养员工安全意识和责任意识，强化内部管理，确保系统安全稳定可靠地运行，加强网络安全防范意识和措施，做好网络防护工作。

3.3.2   积极开展线下人才定向培训活动

为更好地贯彻有关档案管理法规，规范企业档案工作，促进企业档案管理的规范化和标准化建设，使之与现代信息技术发展相适应，提高档案信息资源的利用率和服务水平，充分发挥档案在国民经济建设中的作用，应加大线下人才定向培训力度。所谓线下人才定向培训是指针对某一具体岗位（或领域），对工作人员进行有目的、有计划、有步骤的系统培训，从而实现“零距离”上岗就业的一种职业教育模式。该培训形式具有针对性强、内容新颖、实用性强等特点，能有效弥补传统职业培训方式的不足，满足用人单位需求。

3.4   创建档案信息远程查阅系统

档案信息远程查阅系统是基于计算机技术，网络技术和数据库技术相结合的新型信息管理系统［5］。构建过程中，要根据实际情况设置不同公开类别，并有针对性地进行建设。在数据存储方面采用分布式结构，以适应各种数据类型。建立“一站式”服务模式，实现档案信息的在线查询与浏览功能。针对已经公布的信息，各部门要对其真实性和完整性给予充分保障，利用规定格式将有关内容录入到相应的文档库中，以便于日后查找使用。对于已完成归档工作的纸质档案，可以通过扫描或复印方式获取相关信息资料，便于后续的开发利用。另外，也要促进档案内部查阅服务系统和外部检索服务系统之间的有机融合，充分利用现有资源，方便用户检索。创建完善的档案馆业务应用体系是开展档案管理工作的基础条件。以此为基础，贯彻试点先行，先试为主的原则，按照统一领导，分级管理，分工负责的要求，积极探索符合本单位特点的档案管理新方法和新途径。

4     结束语

综上所述，档案信息化建设是实现档案管理现代化的必然要求，也是档案事业适应时代发展、与时俱进的重要标志。当前，我国已进入全面推进社会主义市场经济高质量发展的关键时期，档案部门作为政府职能部门，在促进经济增长方式转变中发挥着越来越重要的作用。因此，在未来的发展中，相关部门应加快档案信息化建设步伐，努力构建以信息化为基础、网络为支撑、数字为手段、服务为目标的新型档案管理体系。

主要参考文献

［1］孟凡强.档案信息化建设与档案管理的研究［J］.兰台内外，

2023（1）：13-15.

［2］侯中英，刘岐.档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.才智，2022（5）：145-147.

［3］刘想想.档案管理与档案信息化建设的探索研究［J］.林业科技情报，2022，54（1）：170-172.

［4］赵丽颖.档案信息化建设与档案管理的认识与思考［J］.科技资讯，2021，19（34）：89-91.

［5］朱明国.档案信息化建设与档案管理分析［J］.数字通信世界，2021（4）：279-280.