关于自然资源数字档案馆建设的思考

常立新

［摘要］自然资源档案是对过去行政管理的历史记录的珍贵汇编，同时也是有效进行当前自然资源管理工作所需的关键信息资源。这些档案既是过去决策和操作的见证，也是我们深入了解自然资源变迁、制定可持续管理策略的宝贵财富。随着网络信息时代的到来，数字档案馆建设成为单位转型升级的迫切需要，在单位的发展过程中，各类业务系统文档、数据需要得到及时归档和有效管控。建设数字档案馆，做好各类业务系统电子文件的有效归档和电子文件、数字档案管理的有效衔接，助力单位加强依法合规管理和数据治理，提供档案信息资源的精准服务、有效支撑和决策支持极为重要。

［关键词］自然资源；数字档案馆；数字化管理

内蒙古自然资源档案包括各门类纸质、声像、电子、实物等，均记录了自然资源各项管理工作的全过程。随着自然资源建设的飞速发展，这些档案资料将在其行政管理中发挥着越来越重要的作用，它是数字自然资源的基础数据源，将为自然资源数字化管理提供真实可靠的依据性档案信息。下面笔者将对地质档案、土地档案管理调研情况及数字档案馆建设的思考与同行分享。

１ 国家对数字档案馆建设的要求

数字档案馆建设是落实党和国家对档案工作发展规划，推动档案工作数字转型的战略部署，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出发展目标为档案工作基本实现数字转型，档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化。加快推进档案信息化建设，建设数字档案馆是引领档案管理现代化的重要途径。数字档案馆建设成为党和国家、上级主管部门推动档案工作数字转型和档案强国建设的战略考量和重要抓手。随着经济社会和信息技术的高速发展，对传统档案管理模式提出挑战。

为了适应不断变化的档案环境，传统档案馆亟须进行数字化转型，以开创档案工作的崭新局面。这变革不仅是对过去行政管理的回应，也是迎合现代信息时代的必然趋势。通过将传统档案数字化，我们能够更加高效地管理和检索信息，提高档案工作的灵活性和响应速度。这一转变同时为档案工作引入了先进的技术手段，为保护、保存和共享档案提供了更多可能性。数字档案馆的建设不仅能够更好地满足当前需求，还为未来档案工作的创新和发展创造了有力的基础。信息社会产生大量电子文件和电子档案，需要具备接收电子文件和电子档案的手段，需要加快推进数字档案馆建设，实现档案管理和利用手段需要信息化、现代化。

2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出开展数字档案馆建设试点工作；截至2006年，中国数字档案馆建设已经初步探索，其关键焦点主要在计算机辅助实体档案管理上。此时的建设内容主要包括建设档案机读目录数据库、对传统载体档案进行数字化，并搭建档案门户网站。然而，从2006年开始，特别是在2010年《数字档案馆建设指南》发布前后，我国数字档案馆建设迈入深化应用的新阶段。

在这一深化应用阶段，数字档案馆的建设内容发生了显著变化。不再局限于目录数据库和数字化，建设工作逐渐转向更全面的方向，以满足各级政府和各单位在电子政务、办公自动化、业务工作信息化方面的需求。数字档案馆开始扩大其功能范围，包括接收电子文件、电子档案和管理重要数字信息资源。这一转变使得数字档案馆不仅能更好地管理传统档案，还能适应当时日益增长的电子信息化趋势，为信息资源的有效利用提供更为强大的支持。

2013年以来，国家和社会信息化正在蓬勃发展的新阶段，迎来了云计算、物联网、大数据、移动互联网等多项先进技术的广泛应用。这一时代特点是技术层出不穷、创新不断，各种新兴科技的涌现为国家和社会的信息化进程注入了强大的动力。新时期发展对数字档案馆建设提出了新的建设要求，可信管理、长期管理、智慧管理为主要特征，必将推动国家经济和建设健康、纵深发展。近年来，国家档案局先后发布了《数字档案馆系统测试办法》《数字档案馆建设评价办法》等系列规范性文件为数字档案馆（室）建设提供了建设规范。此外，很多单位的数字档案馆建设的成功案例为数字档案馆建设提供了经验借鉴，建设数字档案馆的外部环境已经成熟。

２ 自然资源业务档案管理及数字档案馆建设需要解决的问题

建设数字档案馆的内部条件基本具备，自然资源厅党组高度重视档案工作，对档案业务支撑机构建设、档案管理体系完善、数字档案馆建设等提出明确要求并给予重点保障。直属各事业单位档案信息化建设取得积极成效，纸质档案数字化工作稳步推进，为数字档案馆建设奠定了坚实基础。

２.１地质档案管理情况

内蒙古自治区地质档案馆藏是较为规范、完备的系统工程，不但数量可观，而且种类齐全、内容丰富，涉及区域地质、矿产地质、水文地质、工程地质、环境地质、地震地质、物化遥等9大专业、20 个大类、1万多种，数十万件档案。据不完全统计，每年接待借阅者3000人之多，提供借阅各类地质资料１万余档、15万余件次，向社会提供公益性基础成果资料数百套。内蒙古自治区地质资料馆于2002年开展了《地质档案资料目录数据库建设》工作，迈出了信息化建设的第一步。2002 年全面开展馆藏地质档案资料图文数字化工作，于2012 年建立了《地质档案资料图文数据库》，为后续地质资料深层次开发利用和数字档案馆建设奠定了基础。

2019～2021年度构建了全要素的自治区地质档案资料大数据中心，包括多個关键数据库，涵盖了地质档案资料目录、图文、电子文件、涉密资料、钻孔、监管平台等多个方面。总数据量达19Ｔ以上，囊括了广泛的地质领域，如区域地质、物化探调查、矿产调查、能源、金属、非金属矿产勘查、水文地质、工程地质、环境地质、水源及矿泉水勘查、综合研究等。这些数据涉及原始资料、实物资料和成果资料，呈现出文字报告、附图、附表等多种形式。

该大数据中心的建设旨在实现地质档案资料的全面数字化、集中管理与共享，以更高效的方式满足各类地质信息需求。通过这一全面的档案资料体系，不仅能够促进地质研究的深入发展，还为相关行业的决策提供了强有力的支持。这一多层次、多维度的大数据中心已成为自治区地质信息管理的重要基石，为科研、产业和决策提供全面而精准的数据支持。

２.２土地档案管理情况

近年来土地档案管理机构积极开展土地业务数据库建设工作，完成了《内蒙古自治区第三次国土调查自治区级数据库管理系统》《内蒙古自治区第三次国土调查自治区级数据共享服务平台》等业务系统的开发建设工作；同时，为进一步提高数据库管理系统和数据共享平台的集中管理和应用以发挥数据应有的作用，推进扩展国土调查数据库建设、开展整合入库工作以实现对历史数据成果、专项分析成果综合管理及综合展示应用，强化国土调查成果的综合展示、挖掘分析和共享应用，真实反映自然资源现实状况和自然资源地理格局。近期，内蒙古自治区第一次土地调查档案矢量化建设成果顺利通过验收，累计收集全区各级比例尺历史图件七千余幅，图件的成图时间跨度近30年，制作成覆盖全区103个旗县（市、区）的第一次土地调查数据库，为各项业务工作提供了基础数据支撑，提升了自治区自然资源管理、决策与服务水平。

２.３数字档案馆建设需要解决的问题

２.３.１需要配置满足需求的数字档案管理系统

数字档案管理系统是数字档案馆建设必不可少的应用平台。自然资源厅属部分事业单位目前已有的电子档案管理系统均是若干年前购置的，已不能满足当前数字档案管理的基本需求。单位需要配装满足数字档案管理需求的网络版数字档案管理系统。

２.３.２数字档案资源数字化率有待进一步提高

数字档案资源建设是数字档案馆体系建设的重点任务，也是保证数字档案馆发挥效用的基础性工作。目前，由于对档案管理工作的重视，各单位需要永久和长期保存的重要传统载体档案已经实现了部分数字化，数字档案资源建设已经达到了一定的水平。但是单位传统载体档案数字化率距离国家档案局要求还有一定差距。因此，需要进一步推进档案数字化工作，加强档案数字资源建设，全面提升重要传统载体档案数字化率，为档案资源的长期保存、战略备份和综合利用等提供数据基础。

２.３.３需要完善数字档案馆基础设施建设

随着数字档案资源的储存量、处理量的不断增长，网络数据传输速度、服务器并发访问和运算承受力等方面都将面临挑战和考验，档案数据的战略备份和灾备能力仍然不足。单位数字档案馆信息化基础设施性能一般，数字化采集、数据存储及备份设备匮乏，无法满足数字档案资源异质长期安全存储的需求且未达到安可要求。因此，需要结合数字档案室建设，建立相适应的数字档案室基础设施，保障数字档案室的健康、稳定、高效、安全运行。

３ 自然资源数字档案馆建设目标

通过运用先进的信息技术手段，计划构建一个网络平台，以满足本单位一定时期内数字档案管理的需求。在这一平台上，开发或购置功能齐备的管理系统，以推动馆藏档案资源的数字化和电子化进程。这意味着我们将逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理，使其能够以分层次、多渠道的方式提供档案资源的利用和社会共享服务。

旨在借助先进的信息技术，提高数字档案管理的效率和便捷性。通过数字化和电子化的过程，确保档案资源更好地适应当今信息化社会的需求。同时，进一步提升本单位传统载体档案数字化率水平，以确保档案资源的可持续管理和服务。通过这一举措，在数字档案管理领域迈出坚实的一步，为更广泛的信息社会提供更为便捷、高效的档案资源服务。

加强数字档案室基础设施和灾备建设，实现档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化，全面提升档案工作综合管理能力。

３.１构建数字档案管理系统

数字档案管理系统主要实现个人门户、文件中心、档案整理、档案库管理、档案查询、档案鉴定、库房管理、借阅管理、档案编研、档案知识、报表中心、档案交换共享和系统管理等功能，满足单位的应用需求，提升档案管理业务的工作效率，提升档案数据资源的管理能力，支撑数字档案馆建设。系统支持业务数据的归档和管理，重点满足各类数据的在线归档，支持文件在线浏览，方便各类数据的查询和利用。

（１）实现档案管理系统与各类业务系统的有效衔接，实现重要业务数据的在线归档，实现重要档案的系统化管理。

（２）打通与上级单位数字档案馆之间的信息通道，實现逐级向上级单位数字档案馆汇集，实现档案资源共享利用。

（３）建成数字档案资源库，实现海量数据在线查询和电子档案在线借阅与归还。

（４）加强数字档案资源的开发利用能力，实现按照各类业务需要建立档案专题库和档案知识库，实现档案资源的智能推送和知识推荐，实现“档案库”向“知识库”“思想库”和“智囊库”的转型。

３.２推进数字档案资源建设

通过数字档案资源建设，进一步完成对规定范围内传统载体档案的数字化加工，完成电子文件归档与接收工作，完成专题资源库建设，构建档案数字资源体系。

３.２.１存量数字化

单位应全面完成重要传统载体档案数字化工作，并加快推进重要档案数字化成果的文字识别。实现传统载体档案数字化率达到90％ 以上，实现永久和长期保存的传统载体档案数字化率达到100％。

３.２.２增量电子化

应全面梳理各类业务归档需求，提升电子文件在线归档接收能力，实现重要业务系统电子文件100％在线归档，逐渐由“双套制”向“单套制”过渡。需要统一制定系统集成标准接口，提升标准接口的通用性、开放性和兼容性，分步完成与业务系统的集成和在线归档。

３.２.３专题数据库建设

结合知识管理、人工智能、数字人文等技术与数字档案资源开发利用融合应用，突破传统档案分类模式，形成按特定主题多维关联的数字档案资源专题库，提升档案资源知识服务能力。建成诸如大事记、党建、脱贫攻坚、疫情防控等专题，提升档案资源知识服务能力。基于大数据技术，提升非结构化数据的智能分析和挖掘利用能力。

３.３完善数字档案馆基础设施建设

依托单位现有的信息化基础设施条件，针对数字档案馆建设需求，对基础设施进行完善，补充建设数字档案馆运行的硬件设备、基础软件、数字化加工场所等基础设施条件，制定科学合理的数据备份与恢复策略，配备安全稳定的数据存储备份设备。按照网络信息安全管理要求，开展自主可控软硬件环境的适配工作，保障系统在国产化环境下部署和运行。完善数字档案室基础设施建设，建成档案数据备份与灾备机制，实现档案数据长期安全保存。

３.４加强档案管理队伍建设

加强人才引进与培训，注意人员素质的复合化。在建设数字化档案馆的同时，要注重提高现有档案工作人员的能力与素质，包括专业知识、技术知识、管理能力等。为了适应信息时代的要求，要求档案人员不仅具备深厚的档案管理知识，还要能够熟练掌握现代信息技术，成为一种既懂档案管理又精通信息技术的复合型人才。

这样的复合型人才具备档案学科的专业素养，能够有效地处理和管理各类档案材料，确保档案的完整性和可用性。与此同时，他们还具备现代信息技术方面的专业技能，能够灵活运用数字化工具和系统，实现档案的数字化管理、检索和共享。

这样的综合能力使档案人员能够更好地适应信息时代的挑战，更高效地处理日益增长的数字档案资源。通过将档案管理与现代信息技术相结合，他们能够更好地服务于数字时代的信息需求，促进档案管理的创新与发展。

４ 结语

在自然资源数字档案馆建设的思考过程中，我们深刻认识到数字时代的挑战和机遇。通过对自然资源数字档案馆的构建，实现了对丰富而庞大的自然资源信息的数字化管理，为未来的科研、决策和社会服务提供了更为强大的支持。

数字档案馆的建设不仅仅是对自然资源档案的管理革新，更是对传统档案理念的挑战。数字时代对档案工作人员的要求不仅仅是熟练掌握技术，更是具备跨学科的综合素养。

在未来的发展中，我们将持续深入研究，不断拓展数字档案馆的应用领域，努力实现档案资源的智能推送、知识推荐，推动数字档案馆的功能不断升级。通过这一不懈的努力，我们期望自然资源数字档案馆将成为自然资源管理的重要信息基础设施，为人类更好地理解、保护和利用自然资源提供坚实的支持。