对新时代基层人大档案工作的思考与探讨

周玉天

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”，这就为新时代档案管理工作指明了前进方向，随着中国特色社会主义政治、经济和文化生活不断向前飞速变化和发展，档案工作必然顺应时代发展的脉搏进入一个崭新的时代，相应的基层人大档案工作自然而然亦随之发生变化，在努力实现“存量档案数字化、增量档案电子化”理念的过程中，其所体现的社会价值和功能也渐渐地从以往侧重于政治生态领域，而逐步向社会大众拓展和延伸，从而日益呈现出公开化、透明化、信息化等特点。

一、内涵和外延

基层人大档案是指县（区）人大常委会在各项视察调查、专题调研、执法检查、组织座谈等各類活动中形成的不同形式的历史记录，主要涉及到文书、人事、会计及信访等具体活动事项的档案。在此类众多的人大档案中以文书档案为主要的记录和保存载体，较为全面地记录作为地方国家权力机关的各县（区）人大常委会召开的历届历次人大大会、常委会会议、党组会议、主任会议等各类会议和活动，体现了人大常委会组织代表、常委会委员以及配合上级人大及各有关部门开展视察调查、专题调研、执法检查等活动，还涉及到常委会机关自身的机构设置、干部编制、换届选举、支部改选、职务职级并行变更等情况，准确的反映了地方国家权力机关历史延叠的真实面貌，其内容广泛而丰富，是具有法律效力的历史见证。

作为基层一线的人大档案工作要实现“存量档案数字化、增量档案电子化”，必须根据自身实际，充分运用计算机技术，利用数字化和电子化的手段将人大档案中原有存量纸质档案文本进行扫描，并将办公自动化等系统归档的电子增量档案进行分类和存储，把现有的源文件经由数据化过程转变成为计算机能够识别、保存，网络能够传输、利用的数据资源，最终实现由纸质档案向电子档案的转变。

二、价值与作用

作为一种历史文献信息的真实收录和实时记载，档案的生命深深根植于人们所从事的各式各类社会、经济、生产、生活等活动当中。基层人大档案的价值和作用，主要体现在为作为地方最高国家权力机关的人大常委会日常各项工作和活动的开展提供凭证依据和资料考鉴，是坚持和发展人民代表大会制度的历史见证。一是作为基层人大及其常委会自身依法履职的真实记录，具有较强的法律效益和凭证价值。诸如人大常委会在当年度依法召开的一年一度的人大大会、两个月一次的常委会会议、适时召开的常委会主任会议等，以及各类会前诸多繁琐的准备工作，如会议议程和日程、各项建议人选名单、各类报告和领导讲话等大量的文稿草案。此外另有听取和审议“一府两院”专项工作报告，作出的决定、决议，形成的审议意见书及政府各有关部门办理的成效;组织代表开展视察检查、调研和执法检查，依法任免国家机关工作人员等。二是人大机关的档案对相关部门具有较高的原始信证和历史参考。如，县（区）一级政府的组织或人事部门需要的本区域内经由人大大会依法选举产生的大会公告，或由常委会会议依法行使人事任免权任免的国家机关工作人员的任命档;财务部门要做与人事职务相对应的在岗在遍或离退休人员的各类工资、奖金、绩效等;此外，在地方史志、党的史料编撰特别是涉及人民代表大会制度及依法履职方面，人大档案更发挥着举足轻重的作用。

三、归档、管理与利用

人大工作具有较强的法律性和程序性，这就让人大档案在客观上能够保持相对完整、连续和准确，但也应在实现“存量档案数字化、增量档案电子化”过程中，注重于档归档、保存管理、后续利用等环节做好工作。

（一）分门别类，应归尽归。将现有分散的档及时汇总收集或接收，分门别类的将零乱的档变为系统、条理和有序，运用计算机技术对档案信息进行逐一扫描和处理，再将收集到的数据形成相应的数据目录和数据库。一是按类别进行归档。将涉及文书、人事、会计、信访等内容事项分门别类的进行归档。而后进一步细化，诸如文书档案可以细分为人大大会档汇编、常委会会议、党组会议、主任会议、办公室档、工会工作等。二是按照主题进行归档。如党的十八大以来，我们党开展了党的群众路线教育实践活动、“三严三实”专题教育、“两学一做”学习教育、“不忘初心、牢记使命”主题教育，这四场专题教育的开展、内容和成效亦可为我们提供大量的文献记录，可依据相关的专题教育主题做好相应的资料归档工作。三是按时间进行归档。以记录形成的时间，按年、月、日时间先后进行分类。四是按载体进行归档。按照文献记录载体的类型，如纸质公文、电子文本、声像、影像档案等种类进行归档。五是按保密等级进行归档。严格按照密级档相关管理规章制度，分为秘密、机密、绝密等相应保存期限进行归档等。

（二）按部就班，有序管理。一是鉴定保管。对数字档案的价值和真伪先进行判定，剔除掉毫无保存价值的档案，按照其分类编号的体系有序管理，明确注明不同数据信息的使用环境、信息安全性、存储介质的稳定性等内容，确定保管期限，最大限度的延长数字档案的保存和使用寿命。尤其值得注意的是，对于网络、电子存储设备尤其要注重其安全性能，要定期或不定期抽取相关储存设备进行病毒扫描和检测，最大限度减少网络病毒对电子数据资源产生的损害，做到应储尽储，应检尽检。二是编目统计。按相应的规则将数据库内的数据进行编辑并形成目录，再编制检索工具，确保使用人员可通过关键字的检索方式检索出相应的档案信息，最后对档案的接收、销毁、编目等数量关系进行统计调查，整理分析研究。

（三）实现价值，充分利用。档案收集整理的最终目的就是为获取最大的利用价值，所以对现有档案信息充分的开发利用是实现人大档案工作的根本途径和手段，也是档案工作的核心。档案利用的最终目的首先是为了满足人大常委会自身利用的需要，其次是为了满足“一府两院”等政府及有关部门的需求。此外，根据信息公开的相关规章制度，借助互联网做好档案信息的公开工作，最终实现档案信息资源的共享，进一步满足社会各界对档案信息日益增长的查档用档需求。

四、存在的问题

实现“存量档案数字化、增量档案电子化”对人大档案工作的开展具有重要作用，但是在实际开展档案实践工作过程中还存在一些问题和不足。

（一）档案意识较为薄弱。现实中，有些基层人大机关对自身档案工作不够重视，一些从事档案工作的人员甚至是部分领导干部对档案工作的思想观念还比较陈旧，认识不够，往往认为档案工作只是涉及一些“装装订订、抄抄写写、借借还还”等无关紧要的小事而已，并无什么重要之处，档案意识薄弱，这种意识不仅是在一些地区的档案管理工作中存在着，从整个社会层面来讲也是较为普遍存在的。

（二）数字电子水平偏低。5G时代已然来临，自动化、智能化、数字化高速发展，由于大部分基层人大机关对档案工作重视程度不够，经费投入不足，这就使得档案工作面临着严峻的挑战。限于条件限制，大多数的基层人大机关尚无法配套设置标准的完善健全的档案室，未能做到档案检索阅文室和档案库房两室分开，且还沿用较为传统的纸质收集模式，许多的档案资料还是以纸质载体为主，自动化、信息化水平较低，缺乏必要的计算机、扫描器、硬盘等电子设备。

（三）制度建设不够健全。一些基层人大机关对档案工作体系的制度建设不够完善和科学，有的档案室甚至没有设置相应的档案管理岗位人员及相应的岗位职责规章制度，这样很容易产生档案缺失、遗漏甚至是造假等隐患，严重的会损害机关档案的完整性、真实性和可靠性。

（四）队伍建设相对滞后。当前，部分基层人大机关档案管理工作严重缺乏专业档案人才和信息化人才，究因如下：一是现有高校中档案专业设置的时间偏晚，每年招录人数又少，导致短时间内相关的档案专业人才相对缺乏。二是部分基层人大设置档案室的目的就是为给常委会各相关委室充实办公人员，大多数现有档案室的人员一般是从非档案专业转编调入单位，主要从事文字工作，专职从事档案业务的少之又少。三是对现有从事档案管理工作人员的继续教育培训重视程度还不够，缺乏充分的培训和继续教育时间保障，个人信息化水平不能满足日益发展的档案业务需求。

五、规范和提升

新形势下，基层人大档案工作要按照“存量档案数字化、增量档案电子化”思路，努力转变传统落后的工作理念和模式，进一步规范化，提升数字化、现代化、信息化水平。

（一）坚定信念，创新服务。要深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的一系列重要指示批示精神，深刻领悟“为党管档、为国守史、为民服务”的涵义，明确职责定位，创新和方法手段，增强政治责任感和历史使命感。进一步明确服务是档案工作的永恒主题，也是档案工作的宗旨，明确服务重点、提升服务质量、优化服务方式，加强归档平台建设，逐步实现电子档归档和电子档案管理，提高档案数字信息资源共建共享共享水平，不断提高档案工作围绕中心、服务大局的能力和水平。

（二）加大投入，优化结构。要提供充足的经费保障，加快档案数字化步伐，努力改善档案管护条件，购置必要的计算机、扫描笔，多功能复印机和扫描器等设备，配备标准库房，加快建设数字档案室步伐，达到“八防”要求，确保档案完整无损。要不断优化档案人员结构，在岗位人事招录上，要优先录取具有档案和计算机专业的人员，加强专业技能培训和继续教育培训，牢固树立终身学习的意识，不断学习先进的信息化、数字化理念，践行工匠精神，特别要加强对基础性、理论性业务知识和技能的学习，提高专业水平。

（三）科技为先，充分用档。现阶段，基于工作实际，电子档案与纸质档案二者仍处于并存的状态，纸质文本档案具有真实性，电子档案兼有便利性，在实践工作中，要合理利用二者的特点，充分发挥二者的优越性，实现更为高效的档案管理工作。要充分利用现代化科技带来的成果，以档案信息资料的现代化、网络化建设为主，充分利用多媒体数字化存贮技术，向数字化、电子化的方向进行转换，积极适应电子政务无纸化对档案管理的要求。要注重对档案资源的挖掘和开发，进行科学深入的分析提高利用率，更好的发挥人大档案的实用功效使档案服务惠及更多民众。

（四）制度引领，规范管理。档案管理是一项复杂、繁琐的工作，它涉及到档案资源的管理、搜集、统计、保管、应用等各项环节。要依法进一步落实《福建省重大活动档案管理办法》《福建省国家档案馆管理办法》《福建省数字档案共享管理办法》等规章制度，按照福建省委、省政府办公厅印发《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，健全和理顺工作体制机制，要建立完善数字档案管理工作责任制，建立严格规范的档案归档制度、档案安全应急管理保密制度、重要档案异地备份制度等相关制度，做到分工明确，责任到人，用完善的制度来倒逼和提升档案从业人员的责任意识和服务水平;要完善绩效考核机制，出台激励奖惩措施，用奖惩来形成压力，把压力转化为动力，培养良好职业操守，充分调动相关人员的积极性和主动性。

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