企业档案工作的创新与发展

王巍

企业档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，开拓创新，以创新思维指导企业档案工作实践。当代计算机技术、通信技术、信息数字技术等高新技术的普及和发展，带来了档案服务理念、服务形式和服务手段的全新变革。在这种新环境、新形势、新要求下，企业档案工作不论从观念、思维、方式、方法，还是从整个企业内外环境形势，都要求我们创造性地开展工作，跳出传统的思维束缚，开创企业档案工作新局面。

一、创新企业档案工作运行机制

近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。

目前，我厂已建立了14种1.3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。

二、创新档案利用与服务

1.开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。

2.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，决定关停拆除老机组建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、 电热、 汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。又如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著的环保效益。

3.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志，共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。

公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

三、创新档案队伍建设

1.营造良好学习氛围。实现档案工作的创新，仅有创新的愿望和勇气是不够的，还必须具备善于创新的能力，而这种能力首先要求我们档案工作者必须具备一定的理论修养、文化功底和专业水平。如果对党的方针、政策和当前的形势认识不清，知之甚少，缺乏文化素质，不懂档案专业知识和新技术技能，又何谈创新能力的提高。现在已是信息时代，档案工作者应努力优化自己的知识结构，除了学习党和国家的方针、政策以及档案工作的新知识、新技能外，还要学习和掌握信息科学、计算机技术、多媒体技术、网络技术等必备的知识与技能，并努力适应传统档案与数字档案相结合的工作方式，并掌握其特点和规律。

2.创新继续教育方式。企业档案人员要加强培训和再教育工作。再教育的内容重点有两项，一是档案学理论和相关学科理论，特别是新理论、新思想和新方法的学习。通过再教育，更新补充知识，提高创新能力，了解国内外档案学研究的最新进展，开阔自己的视野。

3.现代信息技术教育。因为人类在进入网络时代，以通讯技术、网络技术、计算机技术为支撑的信息网络的高速发展，正以前所未有的规模与速度改变着人们的生产与生活，也改变着档案工作的方式，企业档案工作者应尽快掌握现代信息处理相关技术，跟上时代的步伐，并为理论研究提供技术支撑。

4.建立学习激励机制。建立继续教育激励机制，对档案工作人员参加专业知识培训学习，学习深造的，要加以表彰和鼓励。企业领导和档案部门领导尤其要重视人才培养，要善于调动各方面力量，广辟途径，积极培养档案工作方面的专门人才。

四、创新档案工作环境建设

推动企业档案工作的发展，就是要“优化环境，加快推进”，配置现代化的档案馆（室）。没有符合时代发展需求的档案馆（室），档案事业就谈不上全面、协调、可持续发展。企业档案工作人员，要力争从硬环境和软环境两个方面提高。要按照档案馆（室）建设的要求，建造一个功能齐全、服务高效的现代化档案馆（室），配置比较先进、现代的仪器设备（如扫描仪、数码相机、复印机等）。我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件、复印机等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。软环境包括争取企业领导的关心和支持，实行定期和不定期汇报制度，密切联系企业各部门，经常开展档案法制宣传，增强企业员工的档案意识，为企业档案工作软环境创造良好宽容和谐的人际环境。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司）